Zoho Formsで送信された内容をもとにPDFを作成してMicrosoft SharePointにアップロードする

■概要

Zoho Formsで受け付けた申し込みやアンケートの内容を、手作業で書類化してMicrosoft SharePointにアップロードしていませんか？この作業は定期的で手間がかかる上、入力ミスやアップロード漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoho Formsにフォームが送信されるだけで、内容に基づいたPDF書類を自動で作成し、指定のMicrosoft SharePointフォルダへアップロードまでを完結させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Formsで受け付けた内容の書類化とSharePointへの保存に手間を感じている担当者の方
• Zoho FormsとMicrosoft SharePoint間のデータ連携で、手作業によるミスに悩んでいる方
• フォームからの情報に基づいた書類作成や管理業務の効率化を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho Formsへの送信を起点に、PDF作成からMicrosoft SharePointへのアップロードまでが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を削減できます。
• 手作業による情報の転記やファイルのアップロードがなくなるため、入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho Forms、Googleスプレッドシート、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、送信内容を取得します。
3. 続いて、オペレーションでGoogleスプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したフォームの内容を基にPDF書類を作成します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointとの連携を設定する際、ご利用のMicrosoft 365アカウントが一般法人向けプラン（Microsoft 365 Businessなど）である必要があります。家庭向けプランでは認証に失敗する可能性があるため、事前にプランをご確認ください。