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「Gmailに届いた問い合わせをBrevoのコンタクトリストに手動で登録しているけど、件数が多くて大変…」「メールの内容を一つひとつコピー＆ペーストしていると、どうしても入力ミスが起きてしまう…」
日々の業務でGmailとBrevoを利用する中で、このような手作業によるデータ連携に課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Gmailで受信したメール情報をもとに、自動でBrevoにコンタクト情報が作成される仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放され、顧客への迅速な対応やマーケティング戦略の立案といった、より付加価値の高い業務に集中できる時間を創出できます。
本記事では、プログラミングの知識が一切なくても、誰でも簡単に設定できる業務自動化の方法をご紹介しますので、ぜひこの機会に導入し、日々の作業をより効率的にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとBrevoを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GmailとBrevoのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたアプリケーション間のデータ入力を自動化できます。
例えば、Gmailで受信した問い合わせメールの情報をもとに、Brevoのコンタクトリストに顧客情報を自動で追加するといったことが可能になり、手作業による手間やヒューマンエラーを大幅に削減します。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailで受信したメールの差出人情報や本文の内容などを、Brevoに新しいコンタクトとして自動で登録する連携です。
この自動化により、<span class="mark-yellow">問い合わせや資料請求など、メール経由で獲得したリードを手間なくBrevoのリストに蓄積できる</span>ため、リード管理にかかる工数を大幅に削減し、入力ミスも防ぎます。
Gmailで受信したメールの中でも、「件名に特定のキーワードが含まれる」「特定の差出人から届いた」といった条件に合致するメールだけを抽出し、その情報をBrevoにコンタクトとして自動で登録します。
この連携は分岐処理を含むため、<span class="mark-yellow">必要な情報だけをフィルタリングしてBrevoに登録でき、より精度の高いコンタクトリストを効率的に構築することが可能</span>です。
それでは、さっそく実際にGmailとBrevoを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとBrevoの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Gmailで受信した内容をもとに、Brevoにコンタクトを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
今回作成する自動化フローボットでは、GmailとBrevoの2つのアプリを活用します。まずはYoomと連携させるところから始めていきましょう。
Yoomのワークスペース画面にログインして、左の「マイアプリ」から右にある「+新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧画面に出たら、右上にあるアプリの検索ボックスに「Gmail」と入力しましょう。出てきたアイコンをクリックします。
GmailとYoomの連携を確認する画面が出てきます。任意のアカウントでログインしましょう。
ログイン後、Yoom側がGmailに権限を求める画面に遷移します。内容を確認して「続行」ボタンを押してください。
以下のように「マイアプリに登録しました。」と表示されれば、GmailとYoomの連携は完了です！
先ほどと同じ手順で、アプリ検索からBrevoのアイコンを探してクリックしましょう。以下のような登録画面で、アカウント名とアクセストークンを求められます。
アカウント名は任意で設定した名前を入力してください。
アクセストークンは、Brevoにログインしてから取得していきましょう。
Brevoにログインしたら、右上にある自分のアカウントをクリックしてから、「SMTP&API」をクリックします。
以下の画面に出たら、「API keys & MCP」をクリックしてから右上の「Generate a new API key」を押しましょう。
新しく発行するAPIキーに任意の名前を付けて、「Generate」をクリックしてください。
無事にAPIキーが発行されました！コピーして、念のためにメモ帳などに貼り付けておきましょう。
先ほどのYoomの連携画面に戻って「アクセストークン」のボックスに、発行されたAPIキーを貼り付けて「追加」をクリックしてください。
以下のようにポップアップが表示されれば、無事にBrevoとの連携も完了です！
必要なアプリをYoomと連携できたら、いよいよフローボットの作成に取りかかりましょう。
Yoomには様々な自動化テンプレートが用意されています。Yoomにログインした状態で、以下のバナーから「試してみる」をクリックしてみてください。
自動でYoomのワークスペースに遷移して、以下の画面が表示されたらテンプレートのコピーは成功です。「OK」を押して次のステップに進みましょう。
Yoomでは、フローボットを動かす引き金となる最初のアクションを「アプリトリガー」と呼んでいます。
今回は「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というGmailのアクションを、トリガーとして設定していきましょう。
タイトルを任意で設定したら、連携アカウントとトリガーアクションの内容を確認して「次へ」をクリックしてください。
アカウント情報は基本的にマイアプリ登録で連携したアカウントが選択されています。
次に、トリガーの起動間隔を設定します。プルダウンから任意で設定しましょう。
起動間隔の次は、Brevoに自動で内容を反映させたいGmailの特定キーワードを設定しましょう。
この例では、「問い合わせ」というキーワードを設定してみます。
ここでテスト用に、先ほど連携させたGmailのアドレスに「問い合わせ」というキーワードの含まれたメールを送ってみます。
メールを送ったら、Yoomに戻って「テスト」ボタンを押してみましょう。
「取得した値」として、以下のような内容が反映されていればテストは成功です！最下部の「保存する」をクリックしてください。
ちなみにこの「取得した値」は、Yoom内の後続のアクションでも活用できる「アウトプット」と定義しています。
特定のキーワードを含んだメールを受け取ったら、YoomのAI機能でメールのテキストからデータを抽出していきましょう。
タイトルは任意で設定してください。
変換タイプは、読み込めるテキストの文字数や処理するAIの種類などを変更できます。必要があれば変更して設定しなおしておきましょう。
文字数やAIの種類によって、消費するタスク数が異なります。タスクはプランによって利用できる上限数がありますので、注意してください。
料金プランについて | Yoomヘルプセンター
確認できたら「次へ」で進みましょう。
テキストを抽出する対象となるデータを選択します。ここでは、先ほど取得した値の中からメールの本文を選んでください。
取得した値を活用することによって、値が固定化されず、トリガーが起動するごとに対象のテキストが変動します。
次に、抽出したい項目をカンマ区切りで入力します。この例では、先ほど送ったテストメールから以下2つの項目を抽出することにしましょう。
「指示内容」には指定した項目をどのように抽出するのかを、AIに分かりやすく指示する文章を入力します。
前ステップで送ったメールから顧客名とメールアドレスを抽出するために、今回は以下のように入力してみました。
「テスト」ボタンを押してみましょう。取得した値として、抽出したい項目が以下のようにメール本文から反映されていれば成功です！
「保存する」で次に進みましょう。
Gmailの内容から顧客名やメールアドレスを抽出できたら、それをBrevoに反映させるアクションを設定していきましょう。
タイトルを任意で設定し、連携アカウントとアクション内容を確認したら「次へ」で進みます。
先ほど取得した情報から、Brevo側にコンタクトを作成していきます。まずは「メールアドレス」に、AIで抽出した情報を設定しましょう。
次に、コンタクトを追加するリストを設定します。Brevoアカウントと連携できていれば、ボックス内をクリックした際に「候補」にBrevo上で作られているリストが表示されるため、そこから選択してください。
次に、Brevoに追加したい情報を入れていきます。今回はメールアドレスから「姓」と「名」を抽出できているため、取得した値から該当の情報を選択しましょう。
上記2つの情報もBrevoに追加できますが、必須ではないため必要に応じて設定してください。
必要な設定ができたら、「テスト」ボタンを押してみてください。
テストに成功した状態で実際にBrevoのコンタクトを確認してみると、しっかり以下のように名前とメールアドレスが追加されているのが分かります。
確認できたら「保存する」をクリックしましょう。
ここまでお疲れ様でした！必要な設定をすべて終えたら、以下のようなポップアップが表示されます。「トリガーをON」をクリックして、フローボットを動かしはじめましょう。
これで特定のキーワードが含まれるメールがGmailに届いたら、自動で名前とメールアドレスがBrevoのコンタクトに作成されるようになりました！
今回はGmailからBrevoへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBrevoからGmailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Brevoに新しいコンタクトが作成されたタイミングで、その情報をGmailに自動で通知する連携です。<span class="mark-yellow">新規リードの発生をリアルタイムで担当者に知らせることができる</span>ため、迅速なアプローチや社内での情報共有がスムーズになり、機会損失を防ぎます。
Brevoで「特定のリストに追加された」あるいは「特定のタグが付与された」といった条件を満たすコンタクトが作成された場合にのみ、Gmailに通知を送る連携です。この分岐処理を含む連携により、<span class="mark-yellow">重要度の高いコンタクトの発生だけを確実にピックアップして担当者に知らせる</span>ことができ、通知の氾濫を防ぎつつ、重要な情報を見逃しません。
Yoomでは、GmailとBrevoに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
GmailとBrevoでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Googleフォームの回答を元にGoogleカレンダーに予定を追加しメールを送ったり、Salesforceのリード詳細ページからGmailで定型メールを自動送信したりと、定型業務を自動化できます。
Brevoに登録されたコンタクト情報をGoogleスプレッドシートに追加したり、トランザクションメールがクリックされたらSlackに通知したりと、顧客管理や情報共有を自動化できます。
GmailとBrevoの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメールからの情報転記やコンタクト登録といった業務の手間を根本から削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は煩雑なデータ入力作業から解放され、顧客とのコミュニケーションやマーケティング施策の改善といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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