■概要
フォームへの回答があった際に、関連資料としてGoogle スプレッドシートのURLをメールで案内する業務を手作業で行っていませんか。定型的ながらも重要なこの作業は、対応漏れや宛先間違いといったミスの原因になりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに回答があったことをトリガーにして、指定したGoogle スプレッドシートのURLを記載したメールを自動で送信できます。これにより、迅速かつ正確な情報提供を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの問い合わせ後、手動で資料送付を行っているマーケティング・営業担当の方
- イベントやセミナーの申し込みフォーム受付後、案内メールの送信を自動化したい運営担当の方
- GmailとGoogle スプレッドシートを利用しており、一連の対応を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からメール送信までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手動でのメール作成やURLの添付作業が不要になり、宛先間違いやURLの添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが回答されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、フォームの回答者のメールアドレス宛に、指定したGoogle スプレッドシートのURLを記載したメールを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームの質問項目は、名前やメールアドレス、会社名など、目的に応じて自由にカスタマイズが可能です。
- Gmailで送信するメールの宛先は、フォームで取得したメールアドレスの情報を指定できます。また、件名や本文には固定のテキストだけでなく、フォームの回答内容を差し込んでパーソナライズすることも可能です。
■注意事項
