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「Googleカレンダーの予定をもとに、Google ドキュメントで議事録を作成している」
「会議のたびに手作業でドキュメントを用意するのが地味に面倒で、たまに忘れてしまう…」
このように、GoogleカレンダーとGoogle ドキュメント間での手作業による情報連携に、非効率さや煩わしさを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Googleカレンダーに新しい予定が登録されたタイミングで、議事録用のGoogle ドキュメントが自動的に作成される仕組み</span>があれば、こうした日々の細かな手間から解放され、会議の準備やより重要なコア業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミング不要で誰でも簡単に設定できるため、これまで自動化に触れたことがない方でもスムーズに導入することが可能です。ぜひこの記事を参考に、面倒な定型業務を自動化して、業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GoogleカレンダーとGoogle ドキュメントを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GoogleカレンダーとGoogle ドキュメントのAPIを連携すれば、手動で行っていた多くの定型業務を自動化し、業務効率を大幅に向上させることが可能になります。
例えば、カレンダーの予定作成をトリガーにして、議事録のテンプレートを自動で生成したり、既存のドキュメントに予定情報を追記したりといった作業を自動化できます。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Googleカレンダーに新しい会議やイベントの予定が作成された際に、その予定情報を基にしてGoogle ドキュメントで新しい議事録ファイルなどを自動で作成できます。
この連携により、<span class="mark-yellow">会議のたびに行っていたドキュメントの作成・準備の手間を完全に無くし、作成漏れも防ぐことができる</span>ため、重要な会議の準備に集中できます。
Googleカレンダーに新しい予定が登録されたタイミングで、既存の特定のGoogle ドキュメントに予定の概要や日時などのテキスト情報を自動で追記する連携です。
例えば、プロジェクトごとの活動ログや週報ドキュメントに、関連するミーティング情報を自動で記録できるため、<span class="mark-yellow">手動での転記作業をなくし、関連情報を一つのドキュメントに効率的に集約</span>できます。
それでは、さっそく実際にGoogleカレンダーとGoogle ドキュメントを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogleカレンダーとGoogle ドキュメントの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleカレンダー／ Google ドキュメント
[Yoomとは]
今回は「Googleカレンダーに予定が作成されたら、Google ドキュメントで新しいドキュメントを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
検索ボックスからGoogleカレンダーを検索し、アプリをクリックします。
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
連携したいアカウントを選択します。
確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックして進みます。
追加アクセスの選択が表示されるので、問題なければ「続行」をクリックして先に進みます。
以下の画面が表示されたら連携完了です！
次にGoogleドキュメントの連携を進めていきましょう。
検索ボックスにGoogleドキュメントと入力し、アプリをクリックしてください。
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
連携したいアカウントを選択し、Googleカレンダーと同様にログインを進めてください。
以下の「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたらテンプレートのコピーが完了です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。OKを押して設定を進めていきましょう。
赤枠の「予定が作成されたら」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルは任意でわかりやすいものを設定しましょう。
アカウント情報は、マイアプリ連携の際に設定したものになっているか確認してください。
アクションはデフォルトで入力されている状態のままで進めます。
すべて入力できたら「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔を設定しましょう。5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、こちらで事前に確認しておきましょう。
どれにするか迷っている場合は、まず一番短い時間で試してみるのがおすすめです。
「カレンダーID」は入力欄をクリックすると選択肢が表示されますので、候補から選択してください。
テストを実行する前に、テストで使用する予定をGoogleカレンダーに作成しておきましょう。
今回は以下の予定を作成してみました。
準備ができたらテストを実行してみましょう。
テストが成功したら、値が取得されます。
設定を保存し、アプリトリガーの設定完了です！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
赤枠の「新しいドキュメントを作成する」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルは任意でわかりやすいものを設定しましょう。
アカウント情報は、マイアプリ連携の際に設定したものになっているか確認してください。
アクションはデフォルトで入力されている状態のままで進めます。
すべて入力できたら「次へ」をクリックしましょう。
ドキュメントのタイトルは入力欄をクリックすると選択肢が表示されるので、取得した値から予定のタイトルを選択します。
これにより、Googleカレンダーの予定ごとに変わる情報をGoogle ドキュメントのタイトルへ動的に反映できます。
【議事録メモ】など、どのドキュメントにも反映させたいテキストは固定値で入力しましょう。
入力が完了したらテストを実行してみましょう。
テストに成功すると、以下のように新しく空のドキュメントが作成されます。
テストが成功したら、アウトプットが取得されます。
設定を保存し次へ進みましょう。
赤枠の「文末にテキストを追加」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択します。
ステップ４と同様の内容か確認してください。
すべて入力できたら「次へ」をクリックしましょう。
「ドキュメントID」は入力欄をクリックし、候補の中から先ほどステップ4で自動的に作成されたドキュメントを選択します。
「追加するテキスト」の内容も同様に選択肢が表示されますので、適切なものを選択してください。
今回は、日時・参加者・説明が反映されるように設定しました。
すべて入力が完了したらテストを実行してみましょう。
テストに成功すると、以下のようにドキュメントに文章が追加されます。
問題なければ設定を保存し次へ進みましょう。
赤枠の「予定を更新」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルは任意でわかりやすいものを設定しましょう。
アカウント情報は、マイアプリ連携の際に設定したものになっているか確認してください。
アクションはデフォルトで入力されている状態のままで進めます。
すべて入力できたら「次へ」をクリックしましょう。
「カレンダーID」は候補の中から選択します。
「予定ID」は取得した値から選びます。
「予定の説明」は下記のように設定されているので、変更なければそのままにしましょう。
変更したい場合、説明欄をクリックすると取得した値が表示されるのでそれを利用して設定してください。
入力が完了したらテストを実行してみましょう。
テストに成功すると、以下のようにカレンダーの予定に先ほど作成されたドキュメントのURLが追加されます。
問題なければ設定を保存しましょう。
お疲れさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上ですべての設定が完了です！
今回ご紹介した連携以外でも、GoogleカレンダーやGoogleドキュメントのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
予定が作成されたり更新されたりしたら、データベースに追加したり、新しいドキュメントを作成したり、チャットツールに通知したりできます。
また、データベースに登録されたタスクを登録したり、フォームの回答をもとにAIでスケジュール調整し、メール通知したりすることも可能です。
これらの連携により手動でのデータ入力や情報共有の手間を削減し、業務効率を向上させます。
チャットツールや開発管理ツールで発生した情報をトリガーに、ドキュメントの自動作成を実現。
さらに、チャットツールからの投稿をAIで要約して追記したり、受信した画像からテキストを抽出して記録したりすることも可能です。
これにより、手動での情報転記や議事録作成の手間を削減し、ナレッジの一元管理を促進できそうです。
GoogleカレンダーとGoogle ドキュメントの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた会議の議事録作成や情報転記といった定型業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は面倒な準備作業から解放され、本来注力すべき会議の内容そのものや、次のアクションプランの策定といった創造的な業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の予定だけを自動化の対象にできますか？
A：はい、できます。
トリガー設定の際に「検索キーワード」で、自動化の対象にしたいものを指定してください。
Q：作成したドキュメントを自動通知できますか？
A：自動通知をご希望の場合は、Gmailでの通知が可能なフローボットを使用することで自動化が可能です。
また、「予定を更新」アクションの直下の+ボタンをクリックして、下記のようにオペレーションを追加することでも実現できます。
Q：連携が失敗した場合、どのように気づけますか？
A：自動化フローでエラーが発生した場合、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておくとメールなどで自動通知されますが、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
また、認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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