Googleカレンダーに予定が作成されたら、Google ドキュメントで新しいドキュメントを作成しGmailに通知する

■概要

Googleカレンダーに新しい予定が登録されるたびに、手動で議事録用のGoogle ドキュメントを作成する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が作成されると、自動で議事録の雛形となるGoogle ドキュメントが生成され、Gmailで通知が届きます。
GoogleカレンダーとGoogle ドキュメント間の連携を自動化することで、ドキュメントの作成漏れや準備の手間をなくし、会議前の時間を有効に活用できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleカレンダーとGoogle ドキュメントを連携させ、議事録作成を効率化したい方
• 定例会議など、定期的に発生するドキュメント作成の手間を削減したいチームリーダーの方
• 手作業によるドキュメントの作成漏れや、準備のばらつきをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーに予定を追加するだけで議事録用のドキュメントが自動で作成されるため、手作業で作成していた時間を短縮できます
• 作成されたドキュメントのURLを予定に自動で追記するため、参加者が議事録を探す手間を省き、業務品質の向上に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleカレンダー、Google ドキュメント、GmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定し、議事録ファイルを作成します
4. 続いて、作成したドキュメントに対して「文末にテキストを追加」アクションを設定し、議題や決定事項などのフォーマットを追記します
5. 次に、Googleカレンダーの「予定を更新」アクションで、作成したドキュメントのURLを予定の説明欄に追加します
6. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションで、関係者に予定が作成されたことを通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーのトリガー設定では、特定のカレンダーIDや、予定に含まれるキーワードを指定して、ワークフローの起動条件を絞り込めます
• Google ドキュメントで作成するドキュメントのタイトルは、予定の件名など、トリガーで取得した情報をもとに動的に設定することが可能です
• Google ドキュメントの本文には、固定のテキストだけでなく、予定の日時や参加者といった情報を変数として自由に埋め込めます
• Googleカレンダーの予定を更新する際、説明欄にドキュメントのURLだけでなく、任意の固定テキストや変数を追記できます
• Gmailで送信する通知メールは、宛先、件名、本文を自由に設定でき、本文には作成したドキュメントのURLなどの変数を含めることが可能です

■注意事項

• Googleカレンダー、Google ドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。