Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加する
試してみる
Microsoft SharePointとBoxを併用していて、「Microsoft SharePointにアップロードしたファイルを、また手作業でBoxにもアップロードしている…」「両方のストレージで情報を最新に保つのが大変…」
このように、ファイル管理の二度手間に課題を感じていませんか？
もし、Microsoft SharePointに新しいファイルが作成されたら、自動的にBoxにも同じファイルが追加される仕組み があれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、情報の整合性を保ちながら、より創造的で重要な業務に集中できる時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングなどの専門知識を必要としないノーコードで簡単に実現できるため、これまで自動化に触れたことがない方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの機会に、面倒な手作業をなくし、スマートなファイル管理体制を構築しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft SharePointとBoxを連携するためのテンプレート が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加する
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Microsoft SharePointとBoxを連携してできること
Microsoft SharePointとBoxのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた両ツール間のファイル転送や同期を完全に自動化できます。
これにより、手作業による時間的コストやミスのリスクを大幅に削減し、より効率的な情報共有体制を築けます。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加する
Microsoft SharePointの特定のサイトやフォルダに新しいファイルが作成された際、そのファイルを自動でBoxの指定フォルダにも追加します。
この連携は、Microsoft SharePointのデータを直接Boxに連携するシンプルな自動化 であり、手動でのファイルアップロード作業をなくし、情報のバックアップや部門間でのスムーズなファイル共有を実現 します。
Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加する
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Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたら、OCRを行い結果をBoxに追加する
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や議事録などの画像・PDFファイルから、OCR（光学的文字認識）機能を用いてテキスト情報を自動で抽出し、その結果をテキストファイルとしてBoxに保存します。
このフローは、OCRによるテキスト抽出処理を含むため、画像ファイル内の文字情報を自動でデータ化し、検索可能なテキストとしてBoxに保存 できるので、面倒な文字起こし作業から解放されます。
Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたら、OCRを行い結果をBoxに追加する
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Microsoft SharePointとBoxの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にMicrosoft SharePointとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft SharePointとBoxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら の登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はMicrosoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Microsoft SharePointとBoxをマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Microsoft SharePointのトリガー設定およびBoxのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ステップ1：Microsoft SharePointとBoxをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Microsoft SharePointの連携
Microsoft SharePointのマイアプリ連携を行います。
検索ボックスにMicrosoft SharePointと入力し、Microsoft SharePointのアイコンをクリックします。
お手持ちのMicrosoftアカウントでログインを行ってください。
Microsoft SharePointのアイコンが追加されたらMicrosoft SharePointのマイアプリ連携は完了となります。
Boxの連携
検索ボックスにBoxと入力し、Boxのアイコンをクリックします。
お手持ちのBoxのアカウントでログインを行ってください。
アクセス権限の付与が求められたら、「Boxへのアクセスを許可」のボタンを押下しましょう。
Boxのアイコンが追加されたらBoxのマイアプリ連携は完了となります。
ステップ2：テンプレートをコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう！Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加する
試してみる
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3：Microsoft SharePointのトリガー設定
まず、フローを起動させるMicrosoft SharePointのトリガー設定を行いましょう。画面赤枠の「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面が表示されたら以下を設定していきます。
タイトル:任意の値に変更可能です。
アプリ:マイアプリ連携をした「Microsoft SharePoint」が反映されていることを確認しましょう。
Microsoft SharePointと連携するアカウント情報:フローと紐づけるアカウントを選択してください。対象のアカウントがリストに表示されていないときは「アカウントを追加」から追加が可能です。
トリガーアクション:プルダウンより設定可能です。今回はデフォルトで設定されている項目(サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら)のまま進みましょう。
設定が完了したら次へボタンを押下しましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」画面ではMicrosoft SharePointのどのフォルダにファイルが作成されたらフローが動き出すのかを設定することができます。以下の項目を設定していきましょう。
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プラン
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
サイトID:プルダウンよりMicrosoft SharePointのサイトを選択してください。
フォルダID:プルダウンに表示された中からトリガーとなるフォルダを選択してください。
また、テストを行う前にMicrosoft SharePointの指定したフォルダにテスト用のファイルを格納しておきましょう。
設定・ファイルの格納が完了したらテストボタンを押下してください。
テスト成功が表示されたら設定は完了となります。
テスト結果に問題なければ保存するボタンを押下し、Microsoft SharePointのトリガー設定を完了させてください。
ステップ4：分岐の設定
次にMicrosoft SharePointに格納されたファイルがBoxへの保存対象かの分岐条件を設定します。画面赤枠の「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
「分岐条件を指定」画面にて、Boxにファイルを格納するか否かの条件を設定することができます。
ステップ5：Microsoft SharePointに保存されたファイルのダウンロード設定
次にBoxにファイルを格納するために、一時的にMicrosoft SharePointより対象のファイルをダウンロードする設定を行います。
「連携アカウントとアクションを選択」画面が表示されたら以下を設定していきます。
タイトル:任意の値に変更可能です。
アプリ:マイアプリ連携をした「Microsoft SharePoint」が反映されていることを確認しましょう。
Microsoft SharePointと連携するアカウント情報:フローと紐づけるアカウントを選択してください。対象のアカウントがリストに表示されていないときは「アカウントを追加」から追加が可能です。
アクション:プルダウンより設定可能です。今回はデフォルトで設定されている項目(ファイルをダウンロード)のまま進みましょう。
設定が完了したら次へボタンを押下しましょう。
「API接続設定」画面にて下記項目の設定を行いましょう。こちらで指定したファイルを一時的にダウンロードし、次のステップでBoxに格納していきます。
サイトID:プルダウンよりMicrosoft SharePointのサイトを選択しましょう。
ドライブID:プルダウンより選択してください。サイトIDに紐づいた内容が表示されるため、目的のドライブが見当たらない場合は、サイトIDを切り替えることで見つかるかもしれません。
アイテムID:ステップ3で取得したアイテムIDが設定されていることを確認してください。 設定が完了したらテストボタンを押下しましょう。
テスト成功の文字が表示されたらダウンロードボタンをクリックし、対象のファイルが取得できているかを確認しましょう。
ステップ6：Boxへのファイルアップロードの設定
最後にBoxへファイルをアップロードする設定を行っていきます。画面赤枠の「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
タイトル:任意の値に変更可能です。
アプリ:マイアプリ連携をした「Box」が反映されていることを確認しましょう。
Boxと連携するアカウント情報:フローと紐づけるアカウントを選択してください。対象のアカウントがリストに表示されていないときは「アカウントを追加」から追加が可能です。
アクション:プルダウンより設定可能です。今回はデフォルトで設定されている項目(ファイルをアップロード)のまま進みましょう。
設定が完了したら次へボタンを押下しましょう。
「API接続設定」画面が表示されたら格納先となるBoxのフォルダを参照しながら以下を設定していきましょう。
ファイル名:ステップ3で取得したアイテム名が設定されていることを確認してください。取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
格納先フォルダのコンテンツID:Yoom画面の注意書きを参考にコンテンツIDを入力してください。
ファイルの添付方法:今回は画像のようにデフォルトの設定が入力されていることを確認しましょう。
設定が完了したらテストボタンを押下してください。(※テストボタンを押下することで実際にBoxにファイルが格納されます。必要に応じてチーム内に周知などを行うことをお勧めします。)
下記のようにテスト成功の文字が表示されていれば設定完了となります。
Boxのフォルダ内を見て、対象のファイルが格納されていることも確認してください。
テストの結果に問題がなければ保存するボタンを押下し、Boxへのファイルアップロードの設定が完了となります。
ステップ7：フローをONにして動作を確認
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
BoxのデータをMicrosoft SharePointに連携したい場合
今回はMicrosoft SharePointからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからMicrosoft SharePointへのデータ連携を実施したい場合 は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに保存する
Boxの指定フォルダに新しいファイルがアップロードされた際に、そのファイルを自動でMicrosoft SharePointの指定ライブラリに保存します。
この連携は、Boxのデータを直接Microsoft SharePointに連携するシンプルな自動化であり、Boxを起点としたファイル管理を行いつつ、全社的な情報基盤であるMicrosoft SharePointにも情報を自動で集約 できるため、組織全体での情報共有を円滑にします。
BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに保存する
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Boxに特定のファイルがアップロードされたら、Microsoft SharePointに保存する
Boxにアップロードされたファイルのうち、「契約書」や「請求書」といった特定のキーワードを含むファイルのみを抽出し、Microsoft SharePointに自動で保存します。
このフローでは、ファイル名などの条件で処理を分岐させることで、必要なファイルだけをMicrosoft SharePointに自動で保存 できるため、重要なドキュメントを効率的に一元管理することが可能になります。
Boxに特定のファイルがアップロードされたら、Microsoft SharePointに保存する
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Microsoft SharePointやBoxを活用したその他の自動化テンプレート Yoomでは、Microsoft SharePointとBoxに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
Microsoft SharePointとBoxでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Microsoft SharePointを使った便利な自動化例 Microsoft SharePointにファイルがアップロードされたら、GmailやDiscordに通知したり、OCRで読み取った結果をBoxに追加したりと、ファイル管理と情報連携を自動化できます。
Googleフォームから送信されたURLをスクレイピングし、取得情報をMicrosoft SharePointに格納する
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Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
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Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、Backlogに課題を追加する
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Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたら、OCRを行い結果をBoxに追加する
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Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたら、Gmailでファイルを通知する
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Boxを使った便利な自動化例 BoxにファイルがアップロードされたらMicrosoft SharePointに保存したり、kintoneにファイル情報を登録したりと、ファイル管理と情報連携を自動化できます。
BoxにアップロードされたPDFからテキストを抽出・翻訳し、Slackに通知する
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BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに保存する
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Boxに特定のファイルがアップロードされたら、Microsoft SharePointに保存する
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Boxにファイルがアップロードされたら、ファイルの情報をkintoneにレコード登録する
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Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートにレコード追加する
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まとめ
本記事では、Microsoft SharePointとBoxを連携し、ファイル管理業務を自動化する方法についてご紹介しました。
この連携により、これまで手作業で行っていたファイル同期やデータ転記作業から解放され、情報の二重管理や更新漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は常に最新の正しい情報にアクセスできる環境で業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中する時間を創出できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ こちら から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：ファイルの更新や削除も同期できますか？ 「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」 のため、更新については対応可能となります。
なお、フォルダ削除のトリガーアクションには対応していないため、できません。こちら を参考にしてください。
Q：連携が失敗した場合の通知や再実行はありますか？ ヘルプページ こちら
Q：一度に大量のファイルを連携させる際の注意点は？ 最大300MB となりますのでご注意ください。
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