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Microsoft SharePointとBoxを併用していて、「Microsoft SharePointにアップロードしたファイルを、また手作業でBoxにもアップロードしている…」「両方のストレージで情報を最新に保つのが大変…」
このように、ファイル管理の二度手間に課題を感じていませんか？
手作業でのファイル同期は時間がかかるだけでなく、更新漏れやアップロードミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointに新しいファイルが作成されたら、自動的にBoxにも同じファイルが追加される仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、情報の整合性を保ちながら、より創造的で重要な業務に集中できる時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングなどの専門知識を必要としないノーコードで簡単に実現できるため、これまで自動化に触れたことがない方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの機会に、面倒な手作業をなくし、スマートなファイル管理体制を構築しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointとBoxを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft SharePointとBoxのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた両ツール間のファイル転送や同期を完全に自動化できます。
例えば、Microsoft SharePointに特定のファイルが追加された瞬間に、自動でBoxの指定フォルダにも同じファイルがコピーされる、といった連携が可能です。
これにより、手作業による時間的コストやミスのリスクを大幅に削減し、より効率的な情報共有体制を築けます。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Microsoft SharePointの特定のサイトやフォルダに新しいファイルが作成された際、そのファイルを自動でBoxの指定フォルダにも追加します。
この連携は、Microsoft SharePointのデータを直接Boxに連携するシンプルな自動化であり、<span class="mark-yellow">手動でのファイルアップロード作業をなくし、情報のバックアップや部門間でのスムーズなファイル共有を実現</span>します。
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や議事録などの画像・PDFファイルから、OCR（光学的文字認識）機能を用いてテキスト情報を自動で抽出し、その結果をテキストファイルとしてBoxに保存します。
このフローは、OCRによるテキスト抽出処理を含むため、<span class="mark-yellow">画像ファイル内の文字情報を自動でデータ化し、検索可能なテキストとしてBoxに保存</span>できるので、面倒な文字起こし作業から解放されます。
それでは、さっそく実際にMicrosoft SharePointとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft SharePointとBoxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はMicrosoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Microsoft SharePointのマイアプリ連携を行います。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
検索ボックスにMicrosoft SharePointと入力し、Microsoft SharePointのアイコンをクリックします。
お手持ちのMicrosoftアカウントでログインを行ってください。
Microsoft SharePointのアイコンが追加されたらMicrosoft SharePointのマイアプリ連携は完了となります。
検索ボックスにBoxと入力し、Boxのアイコンをクリックします。
お手持ちのBoxのアカウントでログインを行ってください。
アクセス権限の付与が求められたら、「Boxへのアクセスを許可」のボタンを押下しましょう。
Boxのアイコンが追加されたらBoxのマイアプリ連携は完了となります。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
まず、フローを起動させるMicrosoft SharePointのトリガー設定を行いましょう。画面赤枠の「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
「連携アカウントとアクションを選択」画面が表示されたら以下を設定していきます。
設定が完了したら次へボタンを押下しましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」画面ではMicrosoft SharePointのどのフォルダにファイルが作成されたらフローが動き出すのかを設定することができます。以下の項目を設定していきましょう。
また、テストを行う前にMicrosoft SharePointの指定したフォルダにテスト用のファイルを格納しておきましょう。
設定・ファイルの格納が完了したらテストボタンを押下してください。
テスト成功が表示されたら設定は完了となります。
nameの部分に取得したファイル名が表示されていますので、Microsoft SharePointに格納したファイルと一致しているかも確認しておきましょう。
テスト結果に問題なければ保存するボタンを押下し、Microsoft SharePointのトリガー設定を完了させてください。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
次にMicrosoft SharePointに格納されたファイルがBoxへの保存対象かの分岐条件を設定します。画面赤枠の「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「分岐条件を指定」画面にて、Boxにファイルを格納するか否かの条件を設定することができます。
今回は画像のようにデフォルトの設定が入力されていることを確認し、保存するボタンを押下しましょう。
次にBoxにファイルを格納するために、一時的にMicrosoft SharePointより対象のファイルをダウンロードする設定を行います。
画面赤枠の「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面が表示されたら以下を設定していきます。
設定が完了したら次へボタンを押下しましょう。
「API接続設定」画面にて下記項目の設定を行いましょう。こちらで指定したファイルを一時的にダウンロードし、次のステップでBoxに格納していきます。
設定が完了したらテストボタンを押下しましょう。
テスト成功の文字が表示されたらダウンロードボタンをクリックし、対象のファイルが取得できているかを確認しましょう。
問題なければ保存するボタンをクリックし、Microsoft SharePointからのファイルダウンロードの設定を完了させてください。
最後にBoxへファイルをアップロードする設定を行っていきます。画面赤枠の「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンを押下しましょう。
「API接続設定」画面が表示されたら格納先となるBoxのフォルダを参照しながら以下を設定していきましょう。
設定が完了したらテストボタンを押下してください。(※テストボタンを押下することで実際にBoxにファイルが格納されます。必要に応じてチーム内に周知などを行うことをお勧めします。)
下記のようにテスト成功の文字が表示されていれば設定完了となります。
Boxのフォルダ内を見て、対象のファイルが格納されていることも確認してください。
テストの結果に問題がなければ保存するボタンを押下し、Boxへのファイルアップロードの設定が完了となります。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
今回はMicrosoft SharePointからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからMicrosoft SharePointへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Boxの指定フォルダに新しいファイルがアップロードされた際に、そのファイルを自動でMicrosoft SharePointの指定ライブラリに保存します。
この連携は、Boxのデータを直接Microsoft SharePointに連携するシンプルな自動化であり、<span class="mark-yellow">Boxを起点としたファイル管理を行いつつ、全社的な情報基盤であるMicrosoft SharePointにも情報を自動で集約</span>できるため、組織全体での情報共有を円滑にします。
Boxにアップロードされたファイルのうち、「契約書」や「請求書」といった特定のキーワードを含むファイルのみを抽出し、Microsoft SharePointに自動で保存します。
このフローでは、ファイル名などの条件で処理を分岐させることで、<span class="mark-yellow">必要なファイルだけをMicrosoft SharePointに自動で保存</span>できるため、重要なドキュメントを効率的に一元管理することが可能になります。
Yoomでは、Microsoft SharePointとBoxに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
Microsoft SharePointとBoxでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Microsoft SharePointにファイルがアップロードされたら、GmailやDiscordに通知したり、OCRで読み取った結果をBoxに追加したりと、ファイル管理と情報連携を自動化できます。
BoxにファイルがアップロードされたらMicrosoft SharePointに保存したり、kintoneにファイル情報を登録したりと、ファイル管理と情報連携を自動化できます。
OCRや翻訳機能を活用して、PDFの内容を分析しSlackに通知することも可能です。
本記事では、Microsoft SharePointとBoxを連携し、ファイル管理業務を自動化する方法についてご紹介しました。
この連携により、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル同期やデータ転記作業から解放され、情報の二重管理や更新漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は常に最新の正しい情報にアクセスできる環境で業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中する時間を創出できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：ファイルの更新や削除も同期できますか？
A：はい。今回のフローのトリガーが「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」のため、更新については対応可能となります。
以下のようにを修正すると、更新した場合にBoxへ保存するフローへ修正できます。
なお、フォルダ削除のトリガーアクションには対応していないため、できません。
実行可能なMicrosoft SharePointのAPIアクションについて詳しくはこちらを参考にしてください。
Q：連携が失敗した場合の通知や再実行はありますか？
A：連携に失敗した場合はフローボットが停止し、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が行われます。また、お送りしたメールから連携に失敗した際の原因を確認することも可能です。原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
Q：一度に大量のファイルを連携させる際の注意点は？
A：大量のファイルを圧縮し連携する場合、ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBとなりますのでご注意ください。
ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
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