Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、Backlogに課題を追加する

■概要

Microsoft SharePointにファイルを格納した後、関連するタスクをBacklogに手作業で課題として追加する際、手間や入力ミスが発生しがちではないでしょうか？
特に、情報の更新頻度が高い場合、これらの作業は大きな負担となり、本来集中すべき業務の妨げになることもあります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーとしてBacklogへの課題追加が自動化され、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとBacklogを併用し、情報共有やタスク管理を行っている方
• 手作業によるファイル管理と課題登録の連携に非効率を感じているチームリーダーの方
• ファイル更新時の課題作成漏れや遅延を防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointにファイルが格納されると、自動でBacklogに課題が追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業による課題の登録漏れや、ファイル情報の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Yoomのマイアプリ連携画面にてMicrosoft SharePointアカウントとBacklogアカウントを連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで「分岐機能」の「コマンドオペレーション」を設定し、特定の条件に基づいて後続処理を実行するための分岐を設定します。
4. 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、Microsoft SharePointから取得したファイル情報を基に、Backlogに新しい課題を自動で追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象としたいサイトIDおよびフォルダIDを、利用環境に合わせて候補から選択してください。
• 分岐機能の設定では、Backlogへ課題を追加するための具体的な条件（例えば特定のファイル名の場合のみ実行するなど）を任意で設定してください。
• Backlogで課題を追加するアクション設定では、課題を登録するBacklogのドメイン、プロジェクトID、課題の件名、種別IDなどを、運用に合わせて任意で設定してください。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。