Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、Notionにファイル情報を追加する

■概要

Microsoft SharePointに新しいファイルを格納するたびに、手作業でNotionのデータベースに情報を転記していませんか。このような定型的な作業は手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointの指定したフォルダにファイルが追加・更新されると、自動でNotionのデータベースにファイル情報が追加されるため、こうした課題を解消し、ファイル管理業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとNotionでファイルやナレッジの管理を行っている方
• 手作業による情報転記の手間をなくし、更新漏れなどのミスを防ぎたい方
• 複数ツールをまたぐ定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointにファイルを追加するだけで、Notionへ自動で情報が連携されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとNotionをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、取得したファイル情報が特定の条件を満たす場合にのみ後続の処理に進むよう設定します
4. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、Microsoft SharePointのファイル情報をNotionのデータベースに自動で追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointの設定では、自動化の対象としたいサイトIDやフォルダIDを任意の値に変更してください
• 分岐機能では、ファイル名に特定のキーワードが含まれる場合のみNotionへ追加するなど、前段階のオペレーションで取得した情報をもとに後続処理の実行条件を柔軟にカスタマイズできます
• Notionにレコードを追加する際、対象のデータベースIDを指定したり、各項目にファイル名やURLといったどの情報を割り当てるかを自由に設定できます

■注意事項

• Microsoft SharePointとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。