Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、Notionにファイル情報を追加する

■概要

Microsoft SharePointに重要なファイルを追加するたびに、Notionのデータベースに手作業でファイル情報を転記していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや記録漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointにファイルが格納されると自動でNotionにファイル情報が追加されるため、こうしたファイル管理の課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとNotionでファイルや情報を管理している担当者
• 手作業による情報転記の手間を削減し、入力ミスをなくしたい方
• チーム内のファイル管理プロセスを標準化し、業務効率を改善したいマネージャー

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーにNotionへ自動で情報が記録されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記が不要になるため、ファイル名の入力間違いや記録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、SharePointから取得したファイル情報をデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionの「レコードを追加する」アクションでは、Microsoft SharePointのファイル情報を記録したいデータベースページを任意で選択してください。
• データベースの各項目には、固定のテキストを入力したり、前のステップで取得したファイル名やURLといった動的な値を変数として埋め込むことが可能です。

■注意事項

• Microsoft SharePointとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。