フォームで従業員情報が登録されたら、オフィスステーションとSmartHRに登録する

■概要

新しい従業員が入社するたびに、オフィスステーションとSmartHRの両方へ同じ情報を手入力する作業に、手間や時間を取られていませんか。この手作業は二重入力の手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、Yoomのフォームに一度情報を入力するだけで、オフィスステーションとSmartHRへの従業員登録を自動で実行するため、smarthrとオフィス ステーション間のデータ登録に関する課題を解消し、人事労務業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• オフィスステーションとSmartHRを併用し、従業員情報の二重入力に手間を感じている人事労務担当者の方
• 入社手続きにおける手作業でのデータ登録をなくし、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えているマネージャーの方
• smarthrとオフィス ステーションを連携させ、具体的な業務自動化の事例を探しているDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの一度の入力でオフィスステーションとSmartHRへの登録が完了するため、これまでデータ入力にかかっていた時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による転記で発生しがちな入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、オフィスステーションとSmartHRをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「フォーム」を選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでオフィスステーションを選択し、「従業員台帳の登録」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでSmartHRを選択し、「従業員の登録」アクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーに設定するフォームは、収集したい従業員情報に合わせて、質問項目や形式を自由にカスタマイズすることが可能です。
• オフィスステーションへの登録アクションでは、フォームで取得した回答内容を引用し、どの項目に従業員情報を登録するかを任意に設定できます。
• SmartHRへの登録アクションにおいても同様に、フォームの回答内容をもとに、登録先の項目を自由にマッピングして設定することが可能です。

■注意事項

• オフィスステーション、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
• 【オフィスステーション】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。