メールで従業員情報を受信したら、オフィスステーションとSmartHRに追加する

■概要

従業員情報をメールで受け取るたび、オフィスステーションとSmartHRの両方に手入力する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけに、記載された従業員情報を自動で読み取り、smarthrとオフィス ステーションへ自動で登録・更新します。反復的なデータ入力作業から解放され、より正確で迅速な従業員管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• オフィスステーションとSmartHRへの二重入力に手間を感じている人事労務担当者の方
• メールで受信する従業員情報を基にしたSmartHRとオフィスステーションの更新作業をなくしたい方
• 人事関連SaaS間のデータ連携を通じて、バックオフィス業務のDXを推進したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信から情報登録までが自動化されるため、これまで手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮し、他のコア業務に集中できます。
• 手作業による転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、従業員情報のデータ精度を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、オフィスステーションとSmartHRをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールが届いたら」フローが起動するように設定します。
3. 続いて、オペレーションでテキスト抽出機能を使用し、受信したメールの本文から従業員情報（氏名、住所、入社日など）を抽出します。
4. 次に、オペレーションでオフィスステーションを選択し、「従業員台帳の登録」アクションで、前段で抽出した情報を各項目に登録します。
5. 最後に、オペレーションでSmartHRを選択し、「従業員情報の更新」アクションで、同様に抽出した情報を基に従員データを更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メール機能のトリガーでは、フローを起動させたい特定のメールアドレスや件名などの条件を任意で設定してください。
• テキスト抽出のオペレーションでは、受信するメールのフォーマットに応じて、どの部分から何の情報を抽出するかを自由に設定できます。
• オフィスステーションへの登録アクションでは、抽出したデータをオフィスステーションのどの項目にマッピングするかを任意で設定可能です。
• SmartHRへの更新アクションでも同様に、抽出した情報をSmartHRのどの従業員情報の項目に反映させるかを自由に設定できます。

■注意事項

• オフィスステーション、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
• 【オフィスステーション】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。