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「OneDriveとBoxをプロジェクトごとに使い分けていて、ファイルの移動が面倒…」
「チーム内で共有するために、OneDriveからBoxへ手作業でファイルをアップロードしており、手間がかかっている…」
このように、異なるクラウドストレージ間でのファイル管理に非効率さや煩わしさを感じていませんか？
もし<span class="mark-yellow">OneDriveに新しいファイルが追加された際、自動でBoxの指定フォルダにも同じファイルがアップロードされる仕組み</span>があればこうした日々の定型作業から解放されますね。
ファイル共有の漏れや手作業によるミスを防ぎ、より重要な業務に集中する貴重な時間を生み出せそうです。
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングなどの専門知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して面倒なファイル管理業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OneDriveとBoxを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
OneDriveとBoxのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた両ツール間のファイル転送や同期作業を自動化できます。
例えばOneDriveの特定フォルダにファイルが追加されたことをトリガーに、Boxの関連フォルダへ自動でファイルをアップロードするといったことが可能です。これにより、手作業の手間や共有漏れを大幅に削減できますね。
ここでは具体的な自動化例を複数ご紹介しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
OneDriveに特定のファイルが作成・追加された際、そのファイルを自動でBoxの指定フォルダにアップロードするフローです。
この連携により<span class="mark-yellow">手動でのファイル転送作業をなくし、部門間での情報共有やファイルのバックアップを確実かつ迅速に行う</span>ことができます。
OneDriveにファイルがアップロードされた際、ファイル名を特定のルール（日付 + プロジェクト名 + ファイル名など）通りに自動でリネームし、Boxの指定フォルダへ格納するフローです。
手動でのリネームや整理の手間を省き、ファイル名の命名規則を統一することができます。
<span class="mark-yellow">後からファイルを探す際の検索性も高くなり、効率的なファイル管理を実現</span>できますね！
それでは早速、実際にOneDriveとBoxを連携したフローを作成していきます！
今回はYoomを使用してノーコードで連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はOneDriveで作成されたファイルをBoxにアップロードするフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
右上の検索窓からOneDriveを検索してください。
こちらはMicrosoftアカウントにログインするだけで連携完了です。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
お使いのメールアドレスとパスワードを入力し「承認」をクリック。
「Boxへのアクセスを許可」をクリックするとマイアプリ連携が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
はじめに準備として、OneDriveのフォルダ内でファイルをアップロードしておきましょう。
今回は例として「経理」フォルダを作成し、請求書のPDFファイルを追加しました。
準備できたらYoomの設定画面に戻り「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にドライブIDを候補から選択しましょう。
最後にフォルダIDを選択してください。
フォルダ名の欄に該当のキーワード(今回でいうと「経理」)を入力すると、フォルダIDの候補が絞られます。
設定が完了したらテストしましょう。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用できます。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
後続の処理に進むかどうか判別する設定をします。「分岐する」をクリック。
まず、分岐対象の取得した値を設定します。
オペレーションは「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」、取得した値は「作成日時」のままで大丈夫です。
次に分岐条件を設定しましょう。今回は、取得した値(作成日時)が最終更新日時と等しい場合に次のステップに進むよう設定しています。
つまり、ファイルが新規作成された場合という意味です。
条件は「+ 分岐条件を追加」から最大5個まで設定できます。
設定が完了したら保存してください。
ステップ3のトリガーで取得した情報をもとに、ファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをダウンロード」のまま「次へ」をクリック。
API接続設定画面に移るので、ドライブIDを候補から選択してください。
ファイルのアイテムIDには「アイテムID_トリガー」のアウトプットが予め設定されているので、そのままテストしましょう。
成功したら保存してください。ファイルがダウンロードされました！
「ダウンロード」からファイルの内容を確認することもできます。
先ほどダウンロードしたファイルをBoxに格納します。
こちらも、ファイルを格納するためのフォルダを用意しておきましょう。
例としてOneDriveと同じく「経理」フォルダを作成しました。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「ファイルをアップロード」をクリック。
これまでのステップと同様、アクションは「ファイルをアップロード」のまま「次へ」をクリックします。
「ファイル名」は予め設定されているのでそのままで大丈夫ですが、固定のテキストを追加するなど必要に応じて編集することも可能です。
テキストボックス下部の説明を参考に「格納先フォルダのコンテンツID」を入力してください。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は設定されている通りでOKなので、そのままテストしましょう。
成功したら保存してください。
OneDriveのファイルがBoxのフォルダにも格納されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、OneDriveで作成されたファイルをBoxにアップロードする方法でした！
今回はOneDriveからBoxへデータ連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからOneDriveへデータ連携したい場合もあるかと思います。
その場合は下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Boxの指定フォルダに新しいファイルがアップロードされた際、そのファイルを自動でOneDriveの指定フォルダへ保存するフローです。
<span class="mark-yellow">Boxに集約された重要なファイルをOneDriveにも自動でバックアップし、両プラットフォーム間でのシームレスな情報アクセスを実現</span>します。
Boxにファイルがアップロードされた際、ファイル名を指定のルール通りに自動で変更してOneDriveに格納するフローです。
手作業でのリネームの手間をなくし、両方のストレージで命名規則を統一することができます。<span class="mark-yellow">クロスプラットフォームでのファイル管理を標準化し、検索効率を向上させる</span>のに役立つでしょう。
今回ご紹介した連携以外でも、OneDriveやGmailのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
ファイルがアップロードされたら、チャットツールに通知を送ったり、別のクラウドストレージに同じファイルを格納したりすることが可能です。
また、顧客管理ツールにレコードが登録されたら自動でフォルダを作成することも可能です。
これにより、ファイル管理や情報共有の手間を削減し、業務効率を向上させます。
ファイルがアップロードされたことをトリガーに、メールを送信したり、チャットツールに通知したりします。
また、他ツールでファイルを受信したらアップロードすることも可能です。
異なるオンラインストレージ間のデータ同期も実現することで、手動でのファイル管理や情報共有の手間を削減し、業務効率を向上させます。
OneDriveとBoxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルのダウンロード・アップロード作業の手間を削減し、共有漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより担当者は、手作業によるストレスから解放されるだけでなく、常に最新のファイルにアクセスできるようになりますね。より正確な情報にもとづいて迅速に業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中する環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
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