Boxにファイルがアップロードされたら、ファイル名をリネームしOneDriveに格納する

■概要

BoxとOneDriveを併用していると、手作業でのファイル移動やコピーに手間がかかることはありませんか。
また、ファイル名が統一されず、後から目的のファイルを探すのに苦労するケースも少なくありません。このワークフローは、Boxにファイルがアップロードされると、AIが自動でファイル名を変更し、指定のOneDriveフォルダへ格納します。手作業による非効率なファイル管理を解消し、OneDriveとBox間でのスムーズなデータ連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとOneDriveを併用し、手作業でのファイル転送に手間を感じている方
• OneDriveやBoxに格納するファイルの命名規則を統一し、管理を効率化したい方
• 複数のクラウドストレージ間におけるバックアップや情報共有を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのアップロードを起点にOneDriveへの格納までが自動化されるため、手作業でのファイル移動やリネームにかかる時間を短縮することができます。
• 手作業によるファイル名の変更ミスや、OneDriveへの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、新しいファイル名を生成するための指示（プロンプト）を入力します。
5. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルとAIが生成したファイル名を指定して格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で設定してください。
• AI機能では、プロンプトを自由にカスタマイズすることで、「【アップロード日】_元のファイル名」など、任意の命名規則でファイル名を自動生成できます。
• OneDriveへのアップロード設定では、格納先のフォルダを固定値で指定したり、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定したりすることが可能です。

■注意事項

• Box、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924