OneDriveにファイルがアップロードされたら、ファイル名をリネームしBoxに格納する

■概要

OneDriveとBoxを併用していると、ファイルを手作業で移動したり、命名規則に合わせてリネームしたりする作業に手間を感じることはないでしょうか。
このワークフローは、OneDriveの特定フォルダにファイルがアップロードされると、AIが自動でファイル名を変更し、Boxの指定フォルダへ格納する一連の流れを自動化します。OneDriveとBox間のファイル連携をスムーズにし、手作業によるミスや時間のロスといった課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveとBoxを併用し、手作業でのファイル管理に課題を感じている方
• OneDriveとBox間のファイル転記やリネーム作業の自動化を検討している方
• 異なるクラウドストレージ間の連携で業務の属人化を解消したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのアップロードを起点に、ファイルのリネームからBoxへの格納までが自動処理されるため、手作業の時間を短縮することができます。
• 手作業によるファイル名の変更ミスや、onedrive box間のファイル移動漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確なファイル管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとBoxをYoomと連携します。
2. トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの条件に応じて後続の処理を分岐させます。
4. 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
5. AI機能の「テキストを生成する」アクションで、特定の命名規則に沿った新しいファイル名を生成します。
6. 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、ダウンロードしたファイルに生成したファイル名を付けて指定のフォルダへ格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいドライブIDやフォルダIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイル名や種類といった前段のオペレーションで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由に設定できます。
• AI機能でファイル名を生成する際、プロンプトを自由に編集することで、自社の命名規則に合わせたファイル名を作成することが可能です。
• Boxへファイルをアップロードする際に、格納先のフォルダIDやファイル名などを、固定値や前段で取得した情報を用いて柔軟に設定してください。

■注意事項

• OneDrive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。