■概要

OneDriveに追加されたファイルについて関係者に通知する作業は手間ですよね。
重要なファイルの共有連絡を忘れてしまうようなこともあり得ます。
このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルがアップロードされると、Google Chatに自動で通知できるようになります。
手作業による連絡の手間や共有漏れといった課題を解消し、スムーズな情報連携を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveとGoogle Chatを使い、手作業でのファイル共有通知に課題を感じている方
• ファイル共有に関する連絡漏れを防ぎ、チーム内の情報連携を円滑にしたいマネージャーの方
• 定型的な通知業務から解放され、本来のコア業務に集中したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイルアップロードをきっかけにGoogle Chatへ自動で通知されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を削減できます。
• 手動での通知作業がなくなることで、連絡のし忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有が可能です。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが作成された場合のみ後続の処理に進む、といった条件を指定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、指定したスペースに通知を送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、通知のきっかけとしたい監視対象のフォルダを任意で設定してください。
• 分岐機能では、後続の処理を実行する条件を自由に設定できます。
  ファイルの「作成」時のみ通知したり、特定のファイル名を含む場合のみ通知したりといったカスタマイズが可能です。
• Google Chatへの通知では、通知先のスペースを指定してください。
  メッセージ本文に、アップロードされたファイルの名称や更新者といった情報を自動で埋め込むことができます。

‍■注意事項

• OneDriveとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
  フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリやオペレーションを使用することができます。