■概要
OneDriveで管理しているファイルを、セキュリティや共有のルールに応じてBoxにも手動でアップロードしていませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、アップロード漏れや更新版の反映忘れといったミスを引き起こす原因にもなります。このワークフローは、OneDriveの特定フォルダへのファイル作成を検知し、自動でBoxにアップロードするものです。手作業によるファイル管理の非効率を解消し、確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとBoxを併用し、手作業でのファイル移動に手間を感じている方
- 部署間や取引先とのファイル共有で、複数のクラウドストレージを利用している方
- ファイルのバックアップや二重管理を自動化し、作業の抜け漏れをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveにファイルが追加・更新されると自動でBoxへアップロードされるため、これまで手作業に費やしていたファイル移動の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルのアップロード漏れや、古いバージョンをアップロードしてしまうなどのヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定して、監視したいフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を選択し、OneDriveにアップロードされたファイルの作成日時と更新日時が一致する場合に処理が分かれるよう条件を設定します。
- 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップでダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、OneDriveから取得した情報（例：作成日時、更新日時など）を元に、任意の条件を設定して処理を分岐させることが可能です。
- Boxにファイルをアップロードする際に、ファイル名を任意の値にカスタマイズできます。
- 例えば、ファイル名の先頭に「【共有用】」といった固定のテキストを追加したり、OneDriveから取得したファイル作成日をファイル名に含めたりする設定が可能です。
■注意事項
- OneDrive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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