Outlookで特定の件名のメールを受信したら、desknet's NEO（AppSuite）にレコードを追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信する特定のメール、例えば問い合わせや各種申請などを、都度desknet's NEO（AppSuite）へ手作業で転記するのは手間がかかり、対応漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、desknet's NEO（AppSuite）とOutlookの連携を自動化し、特定のメール受信をきっかけにdesknet's NEO（AppSuite）へ自動でデータを追加することで、こうした手作業をなくし、確実な情報共有と業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメール内容をdesknet's NEO（AppSuite）へ手入力しており、手間を感じている方
- desknet's NEO（AppSuite）とOutlook間の情報連携を自動化し、対応漏れやミスを防ぎたい方
- 定型的なデータ入力作業から解放され、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信時にdesknet's NEO（AppSuite）へ自動で情報が登録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなることで、入力内容の間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlookとdesknet's NEO（AppSuite）をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでdesknet's NEO（AppSuite）を選択し、「データを追加」アクションを設定し、メールの件名や本文などの情報をどの項目に追加するかを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、起動の条件となる件名のキーワードや、対象とするメールフォルダを任意で指定することが可能です。
- desknet's NEO（AppSuite）でのデータ追加アクションでは、データを追加したいアプリケーションIDを任意で設定してください。
- また、追加するデータ項目には、固定のテキストだけでなく、トリガーで受信したメールの件名や本文などを変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Outlook、desknet's NEO（AppSuite）のそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Outlookで受信した重要なメールの内容を、毎回desknet's NEO（AppSuite）に手作業でコピー＆ペーストしている…」
「Outlookカレンダーの予定を、AppSuiteの活動履歴にも登録するのが二度手間で面倒…」
このように、Outlookとdesknet's NEO（AppSuite）を併用する中で、手作業によるデータ連携に非効率さや限界を感じていませんか？
もし、Outlookで受信したメールや登録された予定の情報を、自動的にdesknet's NEO（AppSuite）にレコードとして追加する仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい転記作業から解放されるでしょう。
また、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎながら、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を創出できるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能です。
ぜひこの記事を参考に業務の自動化を実現し、日々の作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookとdesknet's NEO（AppSuite）を連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、desknet's NEO（AppSuite）にレコードを追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信する特定のメール、例えば問い合わせや各種申請などを、都度desknet's NEO（AppSuite）へ手作業で転記するのは手間がかかり、対応漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、desknet's NEO（AppSuite）とOutlookの連携を自動化し、特定のメール受信をきっかけにdesknet's NEO（AppSuite）へ自動でデータを追加することで、こうした手作業をなくし、確実な情報共有と業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメール内容をdesknet's NEO（AppSuite）へ手入力しており、手間を感じている方
- desknet's NEO（AppSuite）とOutlook間の情報連携を自動化し、対応漏れやミスを防ぎたい方
- 定型的なデータ入力作業から解放され、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信時にdesknet's NEO（AppSuite）へ自動で情報が登録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなることで、入力内容の間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlookとdesknet's NEO（AppSuite）をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでdesknet's NEO（AppSuite）を選択し、「データを追加」アクションを設定し、メールの件名や本文などの情報をどの項目に追加するかを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、起動の条件となる件名のキーワードや、対象とするメールフォルダを任意で指定することが可能です。
- desknet's NEO（AppSuite）でのデータ追加アクションでは、データを追加したいアプリケーションIDを任意で設定してください。
- また、追加するデータ項目には、固定のテキストだけでなく、トリガーで受信したメールの件名や本文などを変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Outlook、desknet's NEO（AppSuite）のそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookとdesknet's NEO（AppSuite）を連携してできること
Outlookとdesknet's NEO（AppSuite）のAPIを連携させれば、これまで手動で行っていたアプリケーション間のデータ転記作業を自動化し、業務効率を大幅に向上させることが可能になります。
例えば、Outlookで受信した特定のメールや登録したカレンダーの予定をトリガーとして、desknet's NEO（AppSuite）に自動でレコードを登録する、といった連携が実現できます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、desknet's NEO（AppSuite）にレコードを追加する
特定のクライアントからの問い合わせメールや、決まった件名の定型報告メールなど、重要なメールを受信した際に、その内容を自動でdesknet's NEO（AppSuite）のデータベースにレコードとして登録できます。
手作業による転記の手間を削減し、対応漏れや入力ミスを防ぎながらスピーディーな情報共有を実現します。
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、desknet's NEO（AppSuite）にレコードを追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信する特定のメール、例えば問い合わせや各種申請などを、都度desknet's NEO（AppSuite）へ手作業で転記するのは手間がかかり、対応漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、desknet's NEO（AppSuite）とOutlookの連携を自動化し、特定のメール受信をきっかけにdesknet's NEO（AppSuite）へ自動でデータを追加することで、こうした手作業をなくし、確実な情報共有と業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメール内容をdesknet's NEO（AppSuite）へ手入力しており、手間を感じている方
- desknet's NEO（AppSuite）とOutlook間の情報連携を自動化し、対応漏れやミスを防ぎたい方
- 定型的なデータ入力作業から解放され、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信時にdesknet's NEO（AppSuite）へ自動で情報が登録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなることで、入力内容の間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlookとdesknet's NEO（AppSuite）をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでdesknet's NEO（AppSuite）を選択し、「データを追加」アクションを設定し、メールの件名や本文などの情報をどの項目に追加するかを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、起動の条件となる件名のキーワードや、対象とするメールフォルダを任意で指定することが可能です。
- desknet's NEO（AppSuite）でのデータ追加アクションでは、データを追加したいアプリケーションIDを任意で設定してください。
- また、追加するデータ項目には、固定のテキストだけでなく、トリガーで受信したメールの件名や本文などを変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Outlook、desknet's NEO（AppSuite）のそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookでカレンダーにイベントが登録されたら、desknet's NEO（AppSuite）にレコードを追加する
Outlookカレンダーに新しい会議や顧客とのアポイントメントが登録されると、そのイベント情報をdesknet's NEO（AppSuite）の案件管理や活動履歴アプリに自動でレコード追加できます。
スケジュール管理と業務報告をシームレスに連携することで二重入力の手間を減らし、活動記録の精度を高めます。
Outlookでカレンダーにイベントが登録されたら、desknet's NEO（AppSuite）にレコードを追加する
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■概要
Outlookとdesknet's NEO（AppSuite）、両方でスケジュールを管理しており、二重入力の手間を感じている方も多いのではないでしょうか。特に、Outlookで登録した予定をdesknet's NEO（AppSuite）へ手作業で転記するのは時間がかかり、入力ミスや共有漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、desknet's NEO（AppSuite）outlook間の連携が自動化され、カレンダーへのイベント登録をきっかけにdesknet's NEO（AppSuite）へ自動でレコードが追加されるため、こうした課題を円滑に解決し、スケジュール管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- desknet's NEO（AppSuite）とOutlookを併用しており、予定の二重入力に手間を感じている方
- desknet's NEO（AppSuite）outlook間のスケジュール転記作業を自動化し、業務効率を改善したい方
- 手作業による入力ミスを防ぎ、社内の情報共有の精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookへのカレンダー登録をトリガーとして、自動でdesknet's NEO（AppSuite）にデータが追加されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ入力をなくすことで、登録漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlookとdesknet's NEO（AppSuite）をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでdesknet's NEO（AppSuite）の「データを追加」アクションを設定し、トリガーで取得した予定の情報を紐付けて登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、連携の対象とするユーザーアカウントやタイムゾーンを任意で設定できます。
- desknet's NEO（AppSuite）のオペレーション設定では、データを追加する先のアプリケーションIDを任意で指定してください。
- desknet's NEO（AppSuite）へ追加するデータには、Outlookから取得した件名や日時といった情報を変数として埋め込んだり、固定のテキストを追加したりと、柔軟な設定が可能です。
■注意事項
- Outlook、desknet's NEO（AppSuite）のそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで特定のメールを受信したら、desknet's NEO（AppSuite）にレコードを追加する連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にOutlookとdesknet's NEO（AppSuite）を連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとdesknet's NEO（AppSuite）の連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Outlookとdesknet's NEO（AppSuite）をマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Outlookのトリガー設定およびdesknet's NEO（AppSuite）のアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、desknet's NEO（AppSuite）にレコードを追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信する特定のメール、例えば問い合わせや各種申請などを、都度desknet's NEO（AppSuite）へ手作業で転記するのは手間がかかり、対応漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、desknet's NEO（AppSuite）とOutlookの連携を自動化し、特定のメール受信をきっかけにdesknet's NEO（AppSuite）へ自動でデータを追加することで、こうした手作業をなくし、確実な情報共有と業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメール内容をdesknet's NEO（AppSuite）へ手入力しており、手間を感じている方
- desknet's NEO（AppSuite）とOutlook間の情報連携を自動化し、対応漏れやミスを防ぎたい方
- 定型的なデータ入力作業から解放され、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信時にdesknet's NEO（AppSuite）へ自動で情報が登録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなることで、入力内容の間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlookとdesknet's NEO（AppSuite）をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでdesknet's NEO（AppSuite）を選択し、「データを追加」アクションを設定し、メールの件名や本文などの情報をどの項目に追加するかを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、起動の条件となる件名のキーワードや、対象とするメールフォルダを任意で指定することが可能です。
- desknet's NEO（AppSuite）でのデータ追加アクションでは、データを追加したいアプリケーションIDを任意で設定してください。
- また、追加するデータ項目には、固定のテキストだけでなく、トリガーで受信したメールの件名や本文などを変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Outlook、desknet's NEO（AppSuite）のそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Outlookとdesknet's NEO（AppSuite）のマイアプリ登録をする
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Outlookの場合
アプリ一覧の検索窓からOutlookを検索し、クリックします。
Microsoftアカウントにサインインしましょう。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
マイアプリにOutlookが表示されていれば、連携完了です。
desknet's NEO（AppSuite）の場合
先ほどと同様に、検索窓からdesknet's NEO（AppSuite）と検索しクリックします。
以下のような画面が表示されます。
「アカウント名」「アクセスキー」「desknet's NEOのURL」を赤枠と注釈に沿って入力し、追加をクリックしましょう。
これでdesknet's NEO（AppSuite）のマイアプリ登録が完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
次にYoomのテンプレートサイトから使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートを活用すれば、あらかじめ大枠が作成されており、それに沿って設定するだけで完成します。
下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、desknet's NEO（AppSuite）にレコードを追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信する特定のメール、例えば問い合わせや各種申請などを、都度desknet's NEO（AppSuite）へ手作業で転記するのは手間がかかり、対応漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、desknet's NEO（AppSuite）とOutlookの連携を自動化し、特定のメール受信をきっかけにdesknet's NEO（AppSuite）へ自動でデータを追加することで、こうした手作業をなくし、確実な情報共有と業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメール内容をdesknet's NEO（AppSuite）へ手入力しており、手間を感じている方
- desknet's NEO（AppSuite）とOutlook間の情報連携を自動化し、対応漏れやミスを防ぎたい方
- 定型的なデータ入力作業から解放され、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信時にdesknet's NEO（AppSuite）へ自動で情報が登録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなることで、入力内容の間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlookとdesknet's NEO（AppSuite）をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでdesknet's NEO（AppSuite）を選択し、「データを追加」アクションを設定し、メールの件名や本文などの情報をどの項目に追加するかを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、起動の条件となる件名のキーワードや、対象とするメールフォルダを任意で指定することが可能です。
- desknet's NEO（AppSuite）でのデータ追加アクションでは、データを追加したいアプリケーションIDを任意で設定してください。
- また、追加するデータ項目には、固定のテキストだけでなく、トリガーで受信したメールの件名や本文などを変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Outlook、desknet's NEO（AppSuite）のそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ステップ3：Outlookのトリガー設定
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。「タイトル」は任意で変更も可能です。
Outlookと連携するアカウントに間違いがないかも確認し、「次へ」をクリックしましょう。
ここでテスト操作を行います。テスト操作で実際にメールを受信している必要があるので、作成してみましょう。
今回は「導入」というキーワードを入れたテストメールを作成しました。
※対象のメールを絞り込むキーワードを必ず設定してください。
メールを作成したら、Yoomに戻り設定を進めていきましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。
-
ご利用プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「メールフォルダID」は先ほど作成したメールが振り分けられたフォルダを、候補から選択しましょう。
「キーワード」を入力し、テストをクリックしてください。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
メールの内容が反映していればOKです。「保存する」を押して次に進みましょう！
ステップ4：desknet's NEO（AppSuite）にデータ追加する設定
次に、「データを追加」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
desknet's NEO（AppSuite）と連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
注釈を確認の上、desknet's NEO（AppSuite）のシステムを識別するための「アプリケーションID」を入力してください。
「オート」はプルダウンから選択します。
部品情報を設定します。
- 部品識別子/部品名：直接入力
- 部品値：取得した値を使って入力（固定値は直接入力）
「＋部品情報を追加」をクリックすることで部品情報を増やすことも可能です。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、Outlookのメール内容がdesknet's NEO（AppSuite）にレコードとして追加されていれば、設定は完了です。
最後に、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了
これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！設定、お疲れさまでした。
以上が、Outlookで特定の件名のメールを受信したら、desknet's NEO（AppSuite）にレコードを追加する連携手順になります！
Outlookとdesknet's NEO（AppSuite）を使ったその他の自動化例
他にもOutlookとdesknet's NEO（AppSuite）を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Outlookを使った自動化例
メールの受信をトリガーに、タスク管理ツールへのタスク追加、データベースへのレコード追加、別のメールソフトへの本文送信などを自動で行います。
また、データベースやフォームといった外部ツールからの情報をトリガーに、自動でメールを送信し、顧客対応や情報共有を効率化します。
手動でのデータ転記やメール送信の手間をなくし、業務効率を向上させましょう。
Outlookにメールが届いたら、Gmailでメール本文を送信する
試してみる
■概要
Outlookに新しいメールが届いたら、Gmailにメール本文を送信するフローです。
OutlookとGmailを連携することで、手動でメールの受信した内容をGmailに転記する必要がなく、
素早い情報の共有や対応の抜け漏れ防止を実現しメールをひとつにまとめることができます。
■注意事項
・Outlook、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookにメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加する
試してみる
■概要
Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。
OutlookとMicrosoft Excelを連携することで、手動でメールの受信した内容をMicrosoft Excelに追加する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加するフローボットです。
Asanaでメール対応のタスク管理を行う場合などにご利用ください。
Outlookに特定の件名のメールが届いた場合にフローボットが起動します。
件名の設定やAsanaに登録する情報は自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Asana、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Outlookの連携にOffice365の管理者の承認が必要な場合があります。
・その場合はこちらの記事を参考に管理者に承認を依頼してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
kintoneにレコードが登録されたらOutlookに送信する
試してみる
■概要
kintoneに新規のレコードが登録されたら、Outlookに送信するフローです。
kintoneとOutlookを連携することで追加されたレコード内容を自動的にOutlookに送信されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Outlookの送信内容などは自由に設定することができます。
■注意事項
・kintone、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Wixでフォームが送信されたら自動でOutlookからメールを返信する
試してみる
■概要
Wixで作成したWebサイトのフォームから問い合わせがあった際、一件ずつOutlookを開いて手動で返信メールを作成・送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。対応が遅れたり、送信ミスが発生したりするリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Wixフォームへの送信をきっかけに、Outlookから設定した内容のメールを自動で送信できるため、確実な一次対応を実現し、顧客満足度の向上に繋げられます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wixでサイトを運営し、フォームからの問い合わせ対応に時間を要している方
- Outlookを使った手動での定型メール返信に非効率を感じている担当者の方
- フォームからのリードに対して、一次対応を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Wixのフォーム送信をトリガーにOutlookから自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた返信業務の時間を短縮できます
- 手動対応によるメールの送信漏れや、宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な顧客対応を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、WixとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでWixを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを任意の内容に設定できます
- Wixのフォームから取得した氏名や問い合わせ内容などの情報を、メールの件名や本文中に変数として差し込むことで、パーソナライズされた自動返信メールを作成できます
- 固定のテキストと変数を組み合わせることで、「[氏名]様 お問い合わせありがとうございます」といった形で、受信者に応じたメールを自動で作成することが可能です
■注意事項
- Wix、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- WixのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
desknet's NEO（AppSuite）を使った自動化例
データが追加されると、その内容をデータベースに自動で追加したり、ユーザーリストを定期的に取得してチャットツールに通知したりできます。
また、フォームに回答が送信されたり、カレンダーで予定が作成されたり、特定のメールを受信してAIで要約したりした際に、その内容をグループウェアに自動で追加することも可能です。
これにより、手動でのデータ入力や情報共有の手間を削減し、業務効率を大幅に向上させます。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、desknet's NEO（AppSuite）にデータを追加する
試してみる
■概要
Googleカレンダーで管理している個人の予定を、社内ポータルであるdesknet's NEO（AppSuite）へも都度登録するのは手間がかかる作業です。こうした二重入力は、入力漏れや共有の遅れといった課題に繋がりがちです。このワークフローを活用することで、Googleカレンダーに新しい予定が作成されると、自動でdesknet's NEO（AppSuite）にデータが追加されます。desknet's NEO（AppSuite）とGoogleカレンダーの連携を自動化し、スケジュール管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- desknet's NEO（AppSuite）とGoogleカレンダーの両方で予定を管理し、二重入力に手間を感じている方
- Googleカレンダーで管理する顧客訪問などの予定を、desknet's NEO（AppSuite）でチームに共有したい方
- スケジュール情報の転記ミスをなくし、情報共有の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーに予定を追加するだけで、自動でdesknet's NEO（AppSuite）へデータが登録されるため、手作業での転記にかかる時間を削減できます
- システムが自動でデータを連携するため、手作業による予定の転記漏れや入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、情報共有の精度を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleカレンダーとdesknet's NEO（AppSuite）をYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでdesknet's NEO（AppSuite）を選択し、「データを追加」アクションを設定して、トリガーで取得した予定の情報を登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、連携の対象としたいカレンダーのIDを任意で指定したり、特定のキーワードを含む予定のみを対象にするなどの条件設定が可能です
- desknet's NEO（AppSuite）のオペレーション設定では、データを追加したいアプリケーションIDを任意で指定し、登録する項目にGoogleカレンダーから取得した予定の件名や日時を変数として埋め込むことができます
■注意事項
- Googleカレンダー、desknet's NEO（AppSuite）のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
desknet's NEO（AppSuite）でデータが追加されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
グループウェアのdesknet's NEO（AppSuite）で管理している情報を、分析などのためにGoogle スプレッドシートへ手作業で転記していませんか？こうした定型業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローは、desknet's NEO（AppSuite）のAPIを利用した連携をノーコードで実現し、データが追加されると自動でGoogle スプレッドシートに情報を追加するため、手作業による情報連携の手間をなくし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- desknet's NEO（AppSuite）とGoogle スプレッドシートを併用し、二重入力の手間をなくしたいと考えている方
- desknet's NEO（AppSuite）のAPIを活用した情報連携の自動化を、プログラミングなしで実現したい方
- 手作業でのデータ転記によるミスをなくし、情報管理の精度を向上させたい業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- desknet's NEO（AppSuite）へのデータ追加をトリガーに自動でレコードが追加されるため、手作業による転記業務の時間を短縮します。
- API連携による自動化によって、手作業で発生しがちな入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、desknet's NEO（AppSuite）とGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでdesknet's NEO（AppSuite）を選択し、「データが追加されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、desknet's NEO（AppSuite）から取得した情報を紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- desknet's NEO（AppSuite）のトリガー設定では、連携の対象としたい任意のアプリケーションID、部品IDを設定してください。
- Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションを設定する際に、情報を追加したいスプレッドシートおよびシートを任意で設定してください。
■注意事項
- desknet's NEO（AppSuite）、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームで回答が送信されたら、desknet's NEO（AppSuite）にデータを追加する
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■概要
フォームで受け付けた問い合わせや申請内容を、都度desknet's NEO（AppSuite）に手入力していませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、desknet's NEO（AppSuite）のAPI連携などを意識することなく、フォームが送信されるだけで指定したアプリケーションに自動でデータを追加できます。定型的なデータ入力作業を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- desknet's NEO（AppSuite）へのデータ入力を手作業で行っており、業務を効率化したい方
- desknet's NEO（AppSuite）のAPIを活用した連携に関心があるものの、具体的な方法がわからない方
- フォームからの問い合わせや申請対応を自動化し、迅速な情報共有を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されるとdesknet's NEO（AppSuite）に情報が自動で追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや対応漏れといった人的ミスのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、desknet's NEO（AppSuite）をYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームで回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでdesknet's NEO（AppSuite）を選択し、「データを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容と連携させます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- desknet's NEO（AppSuite）でデータを追加するアクションを設定する際に、データの追加先となるアプリケーションのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- desknet's NEO（AppSuite）とYoomを連携してください。
特定のメールを受信したら、ChatGPTで要約してdesknet's NEO（AppSuite）にデータを追加する
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■概要
日々届く大量のメールの内容を確認し、desknet's NEO（AppSuite）へ手作業で転記する業務に時間を要していませんか。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけに、ChatGPTが自動で内容を要約し、desknet's NEO（AppSuite）へデータを追加する一連の流れを自動化します。desknet's NEO（AppSuite）とChatGPTを連携させることで、情報共有の迅速化と入力作業の効率化が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- desknet's NEO（AppSuite）への手動での情報登録に手間を感じている方
- ChatGPTを活用し、メールからの情報収集や要約作業を自動化したいと考えている方
- desknet's NEO（AppSuite）とChatGPTを連携させて、定型業務の効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの確認から要約、desknet's NEO（AppSuite）への登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記ミスや要約内容の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、登録される情報の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPTとdesknet's NEO（AppSuite）をYoomと連携します
- 次に、トリガーでYoomのメール機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでChatGPTを選択し、トリガーで受信したメール本文を要約するように「テキストを生成」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでdesknet's NEO（AppSuite）の「データを追加」アクションを設定し、ChatGPTが生成した要約テキストなどを任意の項目に登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メール機能のトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを受信するYoomのメールアドレスを任意で設定してください
- ChatGPTのプロンプト設定では、受信したメールの件名や本文などを活用し、「以下の内容を3つの要点で要約して」など、生成したい内容を自由に設定できます
- desknet's NEO（AppSuite）へのデータ追加アクションでは、ChatGPTが生成したテキストやメールの件名などを、登録したい任意のフィールドに設定してください
■注意事項
定期的にdesknet's NEO（AppSuite）でユーザーのリストを取得して、Slackに通知する
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■概要
desknet's NEO（AppSuite）のユーザー情報を定期的に確認する際、手動でのリスト出力や確認作業に手間を感じていませんか。また、desknet's NEO（AppSuite） apiの利用には専門知識が必要なため、連携を諦めてしまうこともあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでdesknet's NEO（AppSuite）のユーザーリストを自動で取得し、Slackへ通知できるため、こうした手作業による負担や確認漏れを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- desknet's NEO（AppSuite）のユーザー情報を定期的に棚卸ししており、作業を効率化したい方
- desknet's NEO（AppSuite）apiを活用した情報連携を、ノーコードで実現したいと考えている方
- ユーザーリストの確認漏れを防ぎ、管理体制を強化したい情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに基づいて自動でdesknet's NEO（AppSuite）のユーザーリストが取得されるため、定期的な確認作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 人の手による作業を介さないことで、リスト取得の実行漏れや確認忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なユーザー管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、desknet's NEO（AppSuite）とSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで実行したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでdesknet's NEO（AppSuite）を選択し、「ユーザーリストを取得」のアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、取得したユーザー情報を指定のチャンネルに通知するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- desknet's NEO（AppSuite）からユーザーリストを取得する際に、特定のグループに所属するユーザーのみを対象としたい場合は、任意のグループIDを設定することが可能です。
- Slackへの通知オペレーションでは、メッセージを送付したいチャンネルを任意のチャンネルIDに設定してください。
■注意事項
- desknet's NEO（AppSuite）、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
Outlookとdesknet's NEO（AppSuite）の連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容やカレンダーの予定情報の転記作業をなくし、それに伴う入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。
これにより、担当者は常に最新かつ正確な情報が蓄積されたdesknet's NEO（AppSuite）を元に業務を進められ、チーム内での情報共有も円滑になるため、より素早い意思決定や顧客対応が実現するでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：もっと複雑な条件で絞り込めますか？
A：はい、できます。
有料プランで利用可能な「分岐する」アクションを利用することで、より複雑な条件で絞り込むことが可能です。
例えば、「差出人が特定のアドレス」などの分岐設定ができます。
Q：複数の対象メールを一度に処理できますか？
A：はい、できます。
Yoomのポーリングトリガーは設定した起動間隔でリストデータを取得しにいくため、5分で設定していた場合は5分間の間に条件に合致するメールが5件届くと、一斉に5件分のフローが起動する（通知される）ことになります。
Q：連携処理が失敗した場合の通知はありますか？
A：自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「権限が無い」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
