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「Outlookで受け取った取引先の情報を、毎回Googleコンタクトに手で入力している…」
「メールの署名欄から名前や会社名、電話番号をコピー＆ペーストするのが地味に面倒で、入力ミスも怖い…」
このように、OutlookとGoogleコンタクト間での手作業によるデータ連携に、非効率さやストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Outlookで受信したメールの内容をもとに、自動でGoogleコンタクトに連絡先が作成される仕組み</span>があれば、こうした日々の定型作業から解放されます。
入力ミスを心配することなく、より重要な顧客対応や営業活動に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定が可能です。
ぜひこの機会に導入して、連絡先管理の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとGoogleコンタクトを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとGoogleコンタクトのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた連絡先の登録や更新といった作業を自動化できます。これにより、入力の手間やミスを削減し、常に最新の顧客情報をチームで共有することが可能になります。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookで受信したメールの署名欄などから、手作業でGoogleコンタクトに情報を転記する作業は時間がかかり、入力ミスも発生してしまいがちです。
でもこの連携を使えば、メール本文から連絡先情報を自動で抽出し、Googleコンタクトに新規連絡先として登録するため、<span class="mark-yellow">連絡先の登録にかかる時間を大幅に短縮し、ヒューマンエラーを防止</span>できます。
この自動化は、メール本文からAIを用いて必要な情報だけを正確に抽出して登録する処理を含んでいるため、手作業よりも高い精度が期待できます。
全てのメールではなく、「新規問い合わせ」といった特定の件名や、特定のドメインからのメールだけをGoogleコンタクトに登録したい場合に、手動でメールを選別して登録するのは手間がかかってしまいます。
ですが、この連携を設定すれば、特定のキーワードが件名や本文に含まれるなど、あらかじめ設定した条件に合致するメールだけをトリガーとして、<span class="mark-yellow">必要な連絡先のみを自動でGoogleコンタクトに登録できるため、連絡先リストの質を高く保ちながら管理を効率化</span>できます。
それでは、さっそく実際にOutlookとGoogleコンタクトを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとGoogleコンタクトの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Outlookで受信した内容をもとに、Googleコンタクトに連絡先を作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
検索ボックスにOutlookと入力し、Outlookのアイコンをクリックします。
お手持ちのMicrosoftアカウントでログインを行ってください。
マイアプリにOutlookが追加されたことを確認出来たら、Outlookのマイアプリ登録は完了となります。
検索ボックスにGoogleコンタクトと入力し、Googleコンタクトのアイコンをクリックします。
下記画面が表示されたら「Sign in with Google」のボタンを押下しましょう。
お手持ちのGoogleアカウントを選択しログインを行ってください。希望のアカウントが表示されていない場合は「別のアカウントを使用」からログインすることが可能です。
選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。
アクセス権限の確認画面が表示されるので、「続行」をクリックして連携を完了させましょう。
マイアプリにGoogleコンタクトが追加されたことを確認出来たら、Googleコンタクトのマイアプリ登録は完了となります。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
フローが動き出すきっかけとなるOutlookのトリガー設定を行っていきます。画面赤枠の「メールを受信したら」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンを押下しましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」画面では以下の項目を設定していきます。
また、設定のテストで使用するため指定したメールフォルダにメールを送信しておいてください。
設定、メールの送信が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
下記のようにテスト成功が表示されれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンを押下し、Outlookのトリガー設定を完了させてください。
※「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
次に取得したOutlookの情報よりデータを抽出する設定を行っていきます。
画面赤枠の「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
アクションを選択画面が表示されたら、以下を設定していきます。
設定が完了したら次へボタンを押下しましょう。
「詳細を設定」画面が表示されたら以下を設定していきます。こちらの画面ではOutlookより取得した文章から、Googleコンタクトへ登録に必要なデータを抽出する設定を行います。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。画面下の保存するボタンを押下し、データの抽出設定を終了させてください。
最後にGoogleコンタクトに連絡先を作成する設定を行います。画面赤枠の「連絡先を作成」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンを押下しましょう。
「API接続設定」が表示されたら、1つ前のステップで取得した項目が設定されていることを確認しましょう。
もし、設定されていない項目がある際は以下のようにプルダウンより設定が可能です。
登録する項目の設定が完了したら、テストボタンをクリックしましょう。(※実際にGoogleコンタクトに連絡先が登録されます)
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
Googleコンタクトを参照すると問題なく連絡先が追加されていることも確認ができます。
画面下の保存するボタンを押下し、Googleコンタクトへ連絡先を作成する設定を完了させてください。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
今回はOutlookからGoogleコンタクトへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogleコンタクトからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
チームの誰かがGoogleコンタクトに新しい連絡先を追加した際、その情報がリアルタイムで共有されず、対応の遅れや二重アプローチに繋がってしまうという課題もこの連携で解決できます。
新しい連絡先がGoogleコンタクトに追加されると、その情報がすばやくにOutlookで指定の担当者やチームに通知されるため、<span class="mark-yellow">チーム全体での情報共有がスムーズになり、迅速なアクションが可能</span>になります。
全ての連絡先追加を通知するのではなく、「重要顧客」や「リード」といった特定のラベルが付いた連絡先が追加された時だけ通知を受け取りたい、というニーズにも対応できます。
特定の条件に合致する重要な連絡先の追加情報だけをピンポイントでOutlookに通知できるため、<span class="mark-yellow">重要な情報を見逃すことなく、不要な通知に煩わされることもなくなり、効率的な情報収集が可能</span>です。
Yoomでは、OutlookとGoogleコンタクトに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
OutlookとGoogleコンタクトでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Salesforceのリード詳細ページから定型メールを送信したり、Microsoft Teamsの投稿内容を基に自動でメールを送ったりと、メール業務を自動化できます。
Googleコンタクトに新しい連絡先が作成されたらSlackやMicrosoft Teamsに通知したり、HubSpotにも追加したりと、顧客管理と情報共有を自動化できます。
OutlookとGoogleコンタクトの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで日常的に行っていたメールからの連絡先転記作業をなくし、入力ミスなどのヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は面倒な手作業から解放され、常に最新で正確な顧客情報をもとに、本来注力すべきコミュニケーションや提案活動に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識が一切なくても、画面をクリックしていくだけの直感的な操作で誰でも簡単に構築ができます。
もし自動化による業務改善に少しでもご興味をお持ちいただけましたら、ぜひこちらから無料ではじめて、その効果を実感してみてください！
Q：連絡先の重複登録は防げますか？
A：はい。オペレーションを組み合わせることで対応可能となります。
例えば以下のようにOutlookのメール本文からデータを抽出した後に、Googleコンタクトに既にアカウントが登録されているかを検索します。
登録されていない場合にのみ連絡先を作成するといった「分岐」を活用したフローを作成することで重複登録を防ぐことができます。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：抽出する項目を自由に追加できますか？
A：はい。今回はステップ4：データの抽出設定にて「姓,名,メールアドレス,会社名」のみを抽出していましたが、例えば役職や住所なども追加いただければ抽出することが可能です。
Q：連携が失敗した場合の通知や対処法は？
A：連携が失敗した場合ワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。エラー内容を確認し、再起動してください。
エラーの発生時の対応について、詳しくはこちらのヘルプページをご覧ください。
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