Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Groqで要約してOutlookで送信する

■概要

Google Driveにアップロードされた報告書や請求書の内容を確認し、その要点をまとめてOutlookで関係者に共有する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。手作業による情報の転記や要約は時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。このワークフローは、Google Driveへのファイル追加をきっかけに、OCRによる文字抽出からGroqによる要約、そしてOutlookでのメール送信までを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存したPDFなどのファイル内容を手作業で確認・要約している方
• ファイルから抽出した情報を、Outlookを用いて定期的にチームへ共有している方
• OCRや生成AIを活用し、手作業による情報共有プロセスを効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル保存を起点に、内容の読み取りから要約、メール送信までが自動化されるため、手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
• 手作業による内容の転記や要約作成が不要になることで、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、Groq、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
3. 続いて、でGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 次に、AIの「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. 次に、Groqの「テキストを生成」アクションを設定し、抽出したテキストを要約するようにプロンプトを記述します。
6. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、Groqが生成した要約を本文に含めて送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AIの「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションでは、読み取り対象のページを指定するなど、詳細な条件を任意で設定できます。
• Groqでテキストを生成する際のプロンプトは、「箇条書きで要約してください」や「重要なキーワードを抽出してください」など、目的に応じて自由にカスタムすることが可能です。
• Outlookのメール送信設定では、宛先や件名を任意で設定できるだけでなく、本文に固定のテキストを加えたり、前段のオペレーションで取得したファイル名や要約内容を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• ‍‍Google Drive、Groq、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。