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「Outlookで受信した重要なメールの内容を、後で確認するためにGoogle ドキュメントに手作業でコピー＆ペーストしている」
「特定のキーワードを含むメールだけをリストアップしたいけど、受信トレイに埋もれてしまって探すのが大変…」
このように、OutlookとGoogle ドキュメントを併用する中で、手作業による情報管理に手間やストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Outlookで特定のメールを受信した際に、その内容を自動でGoogle ドキュメントに追記してくれる仕組み</span>があれば、こうした日々の面倒な作業から解放され、情報の見落としや転記ミスを防ぎ、より生産的な業務に時間を使えるようになるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
これまで自動化に縁がなかった方でもすぐに実践可能ですので、ぜひこの機会に業務を効率化して、作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとGoogle ドキュメントを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとGoogle ドキュメントのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていた情報転記やデータ集約を自動化し、業務を大幅に効率化できます。
例えば、特定のメール情報を自動でドキュメントに記録したり、AIで要約して蓄積したりすることが可能です。
ここでは、具体的な自動化のユースケースを複数ご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
特定の差出人や件名を持つメールなど、あらかじめ設定した条件に合致するメールをOutlookで受信した際に、その本文や添付ファイル情報を指定のGoogle ドキュメントに自動で追記します。
<span class="mark-yellow">問い合わせ内容の記録や報告メールの集約といった作業が自動化されるので、手作業による転記の手間や確認漏れをなくす</span>ことができます。
Outlookで受信した長文のメールマガジンやレポートメールなどをトリガーに、AIがその内容を自動で要約し、指定のGoogle ドキュメントにテキストとして追加します。
<span class="mark-yellow">毎日大量に届くメールの要点を素早く把握し、情報収集の時間を短縮できる</span>ため、チーム内での迅速な情報共有にも繋がります。
それでは、さっそく実際にOutlookとGoogle ドキュメントを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとGoogle ドキュメントの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Outlookでメールを受信したら、Google ドキュメントにテキストを追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
【Outlookのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
以下の画面が表示されるので、今回連携したいMicrosoft365のアカウントをクリックしましょう。
下記の画面が出ましたら、アカウントのパスワードを入力しサインインしてください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合、認証ができない可能性があります。
※詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ手順と注意事項|Yoomヘルプセンター
これで、Outlookのマイアプリ連携は完了です！
【Google ドキュメントのマイアプリ連携】
次に、Google ドキュメントをマイアプリに登録します。
先ほどと同様に、マイアプリの新規接続一覧から、Google ドキュメントをクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移したら「次へ」をクリックし、以下の画面で「続行」をクリックしましょう。
マイアプリに各アプリのアイコンが表示されていれば、登録完了です！
これからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です！まずは以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報が間違っていないかを確認します。
アクションは「特定の件名のメールを受信したら」を選択し、次に進みましょう！
ここで、Outlookにメールをテスト送信しましょう！
※今回は、以下のメールを受信した想定で進めます。
次の画面で、必須項目を設定していきます！
「テスト」をクリックしましょう！
「テスト」をクリックするとアウトプット（取得した値）が表示されます。先ほどテスト送信した内容が反映されていれば、OKです。
※このアウトプットは、次の設定で活用します。
最後に「保存する」をクリックし、次のステップに進みましょう！
いよいよ最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう。
ここでは、以下の内容を確認し、「次へ」をクリックしてください。
追加したいドキュメントをあらかじめ用意してください。
続いて、API接続設定の画面が表示されるので、各項目を入力しましょう。
入力完了後、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功したら、Google ドキュメントに追加されているか確認をしてください。最後に「保存する」をクリックし、すべての設定は完了です！
以上で、「Outlookでメールを受信したら、Google ドキュメントにテキストを追加する」フローボットの完成です。お疲れ様でした！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
今回ご紹介した連携以外でも、OutlookやGoogle ドキュメントのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
メールの受信をトリガーに、タスク管理ツールへのタスク追加、データベースへのレコード追加、別のメールソフトへの本文送信などを自動で行います。
また、データベースやフォームといった外部ツールからの情報をトリガーに、自動でメールを送信し、顧客対応や情報共有を効率化します。
手動でのデータ転記やメール送信の手間をなくし、業務効率を向上させましょう。
カスタマーサポートツールで会話が作成されたり、データベースの情報が更新されたりした際に、見積書を作成し、メールを送信するといった一連の作業を自動化することができます。
また、スケジュールに予定が作成されたり、チャットやデータベースの投稿内容をトリガーに、新規ドキュメントを作成したり、テキストを追加したりすることも可能です。
これにより、手作業での情報転記やドキュメント作成の手間をなくし、業務効率を向上させます。
今回は、OutlookとGoogle ドキュメントを連携して業務を自動化する方法についてご紹介しました。この連携を活用することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール内容の転記や情報集約の手間を削減し、ヒューマンエラーを防げるかもしれません。</span>
これにより、担当者は日々発生する定型業務から解放され、重要な情報を確実かつ効率的に管理しながら、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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