■概要
Outlookで受信した重要なメールの内容を、議事録やメモとしてGoogle ドキュメントに手作業で転記する作業に、手間や時間を取られていませんか。このような定型的な作業は、コピー＆ペーストのミスを誘発する可能性もあります。
このワークフローを活用することで、OutlookとGoogle ドキュメントを連携させ、メール受信をきっかけに指定のドキュメントへテキストを自動で追加できます。手作業による転記の手間やミスをなくし、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメールの内容を、手作業でGoogle ドキュメントに転記している方
- OutlookとGoogle ドキュメント間の情報連携を自動化し、日々の業務を効率化したいと考えている方
- メール内容の転記漏れやミスを防ぎ、正確な情報管理を実現したいチームの担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで特定のメールを受信するたびに自動で処理が実行されるため、手作業でのコピー＆ペーストといった作業時間を短縮することができます。
- 人の手による情報の転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、Google ドキュメントでの正確な情報管理を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの情報の中から、ドキュメントに追加したい項目（件名や本文など）を選択します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダに受信した場合や、特定の件名・送信元アドレスを含むメールのみを対象とするなど、フローを起動する条件を任意で設定してください。
- Google ドキュメントに追加するテキストは、Outlookで受信したメールの件名や本文、送信日時などを組み合わせて、自由にフォーマットをカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- OutlookとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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