■概要
人事異動や入退社に伴うGoogle Workspaceのユーザー情報の更新後、関連部署への通知は欠かせない業務ですが、都度手作業でメールを作成するのは手間がかかり、連絡漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceのユーザー情報が更新された際に、自動でOutlookから指定の宛先へ通知メールを送信するため、こうした課題を円滑に解消し、確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceの管理を担当し、情報更新の通知作業に手間を感じている方
- 人事部門などで、従業員の入退社や部署異動に伴う情報連携を効率化したい方
- 複数ツール間の手作業による情報伝達を自動化し、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceのユーザー情報の更新を検知し、自動で通知メールを送信するため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による連絡で起こりがちな、通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザー情報が更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、更新されたユーザーの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を含んだ通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookの「メールを送る」アクションでは、任意の通知メールの宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を設定してください。
- メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得したGoogle Workspaceのユーザー情報（氏名、メールアドレスなど）を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Google WorkspaceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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