Outlookで受信したファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する

■概要

従業員の入社や外部パートナーの追加に伴い、Outlookで申請書などを受け取り、手作業でGoogle Workspaceのアカウントを発行していませんか。この一連の作業は、手間がかかる上に、手入力によるミスも発生しやすい業務です。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付されたファイルをOCR機能で自動で読み取り、Google Workspaceへ新規ユーザーを自動で追加することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取った情報を基に、Google Workspaceへのユーザー登録を手作業で行っている方
• 手作業によるアカウント情報の入力ミスや、登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
• 入社手続きなどの定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したい人事・総務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信からユーザー登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業での情報転記が不要になるため、氏名やメールアドレスの入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクションでは、対象となるファイルから読み取りたいテキストの項目を任意で設定してください。
• Google Workspaceのアクションでは、氏名やメールアドレスなど、追加したいユーザー情報を任意で設定することが可能です。

■注意事項

• OutlookとGoogle WorkspaceとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。