Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google Workspaceのグループにメンバーを追加する

■概要

Outlookで受信したメールの内容をもとに、手作業でGoogle Workspaceのグループにメンバーを追加していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、入力ミスや追加漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、自動でGoogle Workspaceのグループにメンバーを追加します。これにより、手作業によるアカウント管理の手間を削減し、迅速かつ正確なメンバー追加を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookのメールをトリガーに、手動でGoogle Workspaceのグループを更新している管理者の方
• 従業員の入退社に伴うアカウント管理業務を自動化し、作業の効率化を図りたい情報システム担当の方
• Google WorkspaceとOutlookを併用しており、二重入力の手間やヒューマンエラーを減らしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に自動で処理が実行されるため、Google Workspaceのグループを手動で更新する作業時間を削減できます。
• 手作業によるメンバーの追加漏れやメールアドレスの入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なアカウント管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceを選択し、「グループの一覧を取得する」アクションを設定します。
4. 最後に、同じくGoogle Workspaceの「グループにメンバーを追加する」アクションを設定し、対象のグループに新しいメンバーを追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定で、フローを起動させたいメールが格納されているフォルダを任意で指定してください。
• 同じくトリガー設定で、特定の件名やメール本文に含まれるキーワードを条件として設定することで、意図しないメールでの誤作動を防ぐことができます。

■注意事項

• Google WorkSpace、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Google WorkSpace、Microsoft Entra IDはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。