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「PipedriveとOutlookを連携させて、営業活動を効率化したい！」
「Pipedriveに新しいリードが入るたびに、Outlookで手動でメールを作成・送信するのが手間で、対応が遅れてしまうことがある…」
このように、営業CRMであるPipedriveとメーラーのOutlook間での手作業による情報連携に、非効率さや課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">PipedriveでのアクションをきっかけにOutlookでのメール送信を自動化する仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されるでしょう。
これにより、スピーディーかつ抜け漏れのリスクを解消した顧客対応を行うことができるため、より重要な商談などの業務に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の営業活動をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">PipedriveとOutlookを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
PipedriveとOutlookのAPIを連携すれば、Pipedriveのリードや取引情報をトリガーとして、Outlookから自動でメールを送信することが可能になります。
これにより、手作業によるメール作成・送信の手間を減らし、顧客へのアプローチを迅速化できます。
これから具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Pipedriveに新しいリードが追加されるたびに、手動でOutlookを開いてフォローアップメールを作成・送信するのは時間がかかり、対応の遅れや漏れが発生するリスクがあります。
この連携によってリード追加をトリガーに<span class="mark-yellow">自動で初回アプローチメールを送信し、営業機会の損失を防ぎます。</span>
Pipedriveで新しい取引が作成された際に、関係者への情報共有や顧客への確認メールを手動で送信するのは手間がかかります。
そこで取引の追加をきっかけに<span class="mark-yellow">関連メールを自動送信することができれば、素早い情報共有が実現でき、取引の進捗管理をスムーズになるでしょう。</span>
それでは、さっそく実際にPipedriveとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでPipedriveとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Pipedrive／Outlook
[Yoomとは]
今回はPipedriveでリードが追加されたら、 Outlookでメールを送信するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下の手順を参考にマイアプリ登録を進めてください。
▼注意事項
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
それでは、以下の手順を参考にマイアプリ登録を進めましょう。
ここではYoomで用意されているテンプレートを活用して、設定を進めていきます。
それでは下のバナーに表示されている「試してみる」をクリックしてください。
「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みます。
先ほどコピーしたテンプレートの「人物が追加されたら」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面に進んだら、以下を確認しましょう。
設定を確認したら、次へをクリックしましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定の画面に進んだら、テストをクリックしてください。
テスト成功と表示がされたら、次へをクリックしましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定の2ページ目に進めたら、Pipedriveに移動して、トリガーを実行してください。
この設定ページに進む前に「人物を追加」した情報はエラーとなってしまうため、「アプリトリガーのAPI接続設定の2ページ目」に進んでから、人物を追加するトリガーを実行してください。
実行後、再度Yoomに戻りテストをクリックしましょう。
ここでは以下の人物を追加したという想定で設定していきます。
テストが成功し、取得した値に情報が追加されたら、保存してください。
ここで取得した値を後続のオペレーションで使用します。
詳しくは以下を確認してください。
次に「組織情報を取得」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面に進んだら、以下を確認しましょう。
設定を確認したら、次へをクリックしてください。
API接続設定を行いましょう。
Organization IDはトリガーの取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
ここで手入力してしまうと、同じOrganization IDの情報を取得し続けることになるため注意してください。
設定後、テストをクリックします。
テストが成功し、取得した値に情報が追加できたら、保存しましょう。
次に「メールを送る」をクリックしてください。
メールの設定に進みましょう。
タイトルは変更できます。
Outlookと連携するアカウント情報を確認してください。
Toはトリガーの取得した値から選択してください。
件名は任意の内容を設定します。
本文は、フォローメールや社内通知の文面を任意で設定しましょう。
会社名や名前を入力する時は、取得した値を活用してください。
会社名は「組織情報を取得」の取得した値から選択します。
名前は「人物が追加されたら」の取得した値から選択しましょう。
設定後、次へをクリックしてください。
メールの内容を確認し、テストをクリックします。
テストが成功し、Outlookでメールの送信ができたら保存しましょう。
エラー表示があった場合は、こちらをご確認ください。
Outlookの送信済みフォルダで送信を確認しておきます。
最後にトリガーをONに設定して、作成したフローボットが正常に作動するか確認してください。
これでフローボットの設定ができました。
今回はPipedriveからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからPipedriveへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
問い合わせメールの内容を自動でPipedriveに登録するなど、さらなる業務効率化が可能です。
Webサイトの問い合わせフォームなどからOutlookに届くメールの内容を確認し、手動でPipedriveにリードとして登録する作業は時間がかかり入力ミスも発生しやすいと思います。
このテンプレートを活用すれば、<span class="mark-yellow">特定のメール受信をトリガーとしてメール本文から必要な情報を自動で抽出しPipedriveにリードを作成できます。</span>これにより、リード登録の手間を減らすことが可能になるでしょう。
特定のプロジェクトや案件に関するメールを受信した際に、手動でPipedriveに取引を作成するのは手間がかかり、対応漏れのリスクもあると思います。
このテンプレートを活用すれば、特定のメール受信をトリガーとして<span class="mark-yellow">メール内容から取引情報を自動でPipedriveに登録できるため、案件管理の抜け漏れを防ぎ営業活動の効率を向上させます。</span>
Yoomでは、PipedriveとOutlookに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
PipedriveとOutlookでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Pipedriveにリードが登録されたら、その情報をGoogleスプレッドシートに格納したり、SlackやDiscord、Microsoft Teamsに自動で通知できます。
また、リードが追加されたら、Gmailでメールを自動送信するなど、CRMの更新をトリガーとしたデータ管理やチームへの情報共有を効率化できます。
Salesforceのリード詳細ページからOutlookで定型メールを簡単に送信できます。
また、Microsoft Teamsのチャンネルにメッセージが投稿されたらOutlookでメールを自動送信したり、特定条件のタスクが作成されたらNotionにレコードを追加したり、メールと他のアプリとの連携を効率化できます。
PipedriveとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたリードや取引情報に基づくメールの作成・送信といった定型業務の手間やヒューマンエラーを減らすことができます。</span>
これにより、営業担当者は迅速かつ正確性の高い情報をもとに、顧客対応を行えるでしょう。
本来注力すべき商談や顧客との関係構築といったコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：リード「追加」以外の操作をトリガーにできますか？
A：はい！可能です。
以下がYoomで行えるPipedriveのトリガーとオペレーションですので確認してください。
Q：連携がエラーになった際のリトライや通知はありますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合は、Yoomに登録したメールアドレスに通知がくるようになっていますので、適宜エラー通知が届いてないか確認してみましょう。
通知内容に、エラーが発生したオペレーションが記載されているので、エラーを修正してください。
修正後は手動で再実行しましょう。
また通知先は、メール以外にSlackやChatworkに設定することも可能です。
Q：自動送信メールにファイルを添付することは可能ですか？
A：はい！可能です。
Outlookのメールの本文を設定する画面の下に表示されている「添付ファイルを追加」をクリックすることで実現できます。
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