Pipedriveで取引が追加されたら、 Outlookでメールを送信する

■概要

Pipedriveで新しい取引が追加されるたびに、Outlookを開いて手動でメールを作成・送信する作業に手間を感じていませんか？この定型的ながらも重要な連絡業務は、多忙な営業担当者にとって負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、PipedriveとOutlookを連携させ、取引追加をトリガーにメール送信を自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• PipedriveとOutlookを利用しており、取引追加後の連絡を手作業で行っている営業担当者の方
• Pipedriveへのデータ入力とOutlookでのメール送信の二度手間をなくしたいと考えている方
• 営業プロセスの自動化を進め、顧客対応の迅速化と標準化を図りたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Pipedriveでの取引追加を検知し自動でOutlookからメールが送信されるため、手作業での連絡業務にかかる時間を短縮できます
• 手動でのメール作成・送信時に起こりうる宛先間違いや連絡漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、対応品質の向上に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、PipedriveとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでPipedriveを選択し、「取引が追加されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでPipedriveの「組織情報を取得」アクションを設定し、取引に関連する組織の情報を取得します
4. 続いて、オペレーションでPipedriveの「人物情報を取得」アクションを設定し、取引に関連する担当者の情報を取得します
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を元にメールを自動送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのメール送信アクションでは、送信先を任意に設定できます。取引先の担当者だけでなく、社内の関係者（例：上長や経理担当）を宛先に設定することも可能です
• 送信するメールの件名や本文は、自由にカスタマイズができます。定型文を設定するだけでなく、トリガーや前段のオペレーションで取得した取引名や顧客名などの情報を変数として埋め込むことで、個別最適化された内容のメールを自動で作成できます

■注意事項

• Pipedrive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。