Outlookで画像ファイルを受信したら、OCRでテキスト化しGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

請求書や申込書などの画像ファイルがメールで届くたびに、その内容を目で確認し、手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付された画像ファイルからOCR機能でテキストを自動で抽出し（extracting text from image）、Google スプレッドシートへスムーズに情報を追加できます。これにより、定型的なデータ入力作業の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する画像ファイルの情報を、日常的に手入力している方
• 画像からのテキスト抽出（extracting text from image）における転記ミスや確認作業をなくしたい方
• 繰り返し発生するデータ入力作業を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、画像からのテキスト抽出とGoogle スプレッドシートへの転記が自動で完了するため、データ入力にかかる時間を削減できます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルを指定します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったテキスト情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、読み取り対象のファイルに合わせて、抽出したい項目（例：会社名、金額、日付など）を任意で設定することが可能です。
• Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どの列にどのデータを追加するかを自由に設定できます。前段のOCR機能で取得した値を、対応する列に埋め込むといったカスタムが可能です。

■注意事項

• Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924