Outlookで特定件名のメールを受信したら、Pipedriveで取引を追加する

■概要

PipedriveとOutlookを連携させたいものの、メールで受信した見積もり依頼や注文情報を手作業でPipedriveへ転記する作業に手間を感じていませんか。また、手入力による情報の転記ミスや対応漏れが発生することもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが自動で本文から情報を抽出し、Pipedriveへ取引として追加する一連の流れを自動化し、営業活動の初動を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• PipedriveとOutlookを日常的に利用し、手作業での情報入力に課題を感じている営業担当者の方
• メールで届く見積もり依頼や注文の対応速度を上げ、機会損失を防ぎたいと考えているチームリーダーの方
• PipedriveとOutlookの効果的な連携方法を探しており、営業プロセスの自動化を推進したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点にPipedriveへの取引追加までが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
• 手動でのコピー＆ペースト作業が不要になることで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとPipedriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信したメール本文から取引の追加に必要な情報を抽出します。
4. 続いて、オペレーションでPipedriveの「人物情報を検索」を設定し、抽出した情報をもとに既存顧客の情報を取得します。
5. 最後に、オペレーションでPipedriveの「取引を追加」を設定し、抽出した情報をもとに新しい取引を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールフォルダのIDや、件名に含まれるキーワードを任意で設定してください。
• AIによるテキスト抽出では、メール本文から抽出したい顧客情報や取引に関する情報（会社名、担当者名、問い合わせ内容など）を自由に指定可能です。
• Pipedriveでは、既存顧客を検索する際のキーとなる情報を任意で設定できます。また、取引の各項目には固定値を設定するほか、前段のオペレーションで取得した値を埋め込んで柔軟にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• Outlook、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。