Pipedriveでリードが追加されたら、 Outlookでメールを送信する

■概要

Pipedriveに新しいリード情報を登録した後、手作業でOutlookを開いてフォローメールや関係者への通知メールを作成・送信する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、送信漏れや宛先間違いといったミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、PipedriveとOutlookを連携させ、リードが追加されたタイミングで自動でメールを送信できるようになるため、こうした課題を解消し、営業活動を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Pipedriveで管理するリードに対し、Outlookで迅速なフォローを行いたい営業担当者の方
• リード獲得からアプローチまでのプロセスを自動化し、営業チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
• PipedriveとOutlookの連携設定を手作業で行っており、工数やミスを削減したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Pipedriveにリードが追加されると、自動でOutlookからメールが送信されるため、手作業でのメール作成や送信にかかる時間を短縮できます
• 手動での対応による連絡漏れや、宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な顧客対応を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、PipedriveとOutlookをYoomに連携します
2. 次に、トリガーでPipedriveを選択し、「人物が追加されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでPipedriveの「組織情報を取得」アクションを設定し、追加された人物が所属する組織の情報を取得します
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報をもとに任意の宛先へメールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのメール送信アクションでは、送信先を任意に設定できるため、新規リードへのフォローメールや、社内の担当者への通知など、用途に合わせて使い分けることが可能です
• メールの件名や本文には、固定のテキストを設定するだけでなく、Pipedriveから取得したリードの氏名や会社名などの情報を変数として埋め込み、パーソナライズした内容を自動で送信できます

■注意事項

• Pipedrive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。