Outlookで特定件名のメールを受信したら、Pipedriveでリードを作成する

■概要

Outlookで受信した問い合わせメールの内容を、CRM/SFAツールであるPipedriveへ手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、重要なリード情報を扱うPipedriveと、コミュニケーションの起点となるOutlookの連携は、営業活動の効率を左右します。
このワークフローは、Outlookでの特定件名のメール受信をトリガーに、AIがメール本文から情報を抽出し、Pipedriveへ自動でリードを作成するものであり、こうした定型業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• PipedriveとOutlookを日常的に利用し、リード管理を手作業で行っている営業担当者の方
• Outlook経由の問い合わせ対応で、Pipedriveへの情報入力漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
• 営業チーム全体の業務効率化を目指し、PipedriveとOutlookの連携方法を探しているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信するだけでPipedriveへのリード登録が自動で完了するため、データ入力にかかる時間を削減できます。
• 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、名前や連絡先などの転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、PipedriveとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から名前や会社名などの必要なデータを抽出します。
4. 次に、オペレーションでPipedriveの「人物を追加する」「組織を追加する」アクションを設定し、抽出した情報をそれぞれ登録します。
5. 最後に、オペレーションでPipedriveの「リードを作成する」アクションを設定し、登録した人物・組織と紐づけてリードを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、リード登録の対象としたいメールフォルダを指定したり、件名に含まれるキーワードを自由に設定したりすることが可能です。
• AIによるテキスト抽出では、メール本文から名前、会社名、メールアドレスなど、Pipedriveに登録したい任意の情報を抽出するよう設定できます。
• Pipedriveの各項目への登録は、AIが抽出した値を変数として埋め込むだけでなく、固定のテキストを設定することもできるため、柔軟な情報登録が可能です。

■注意事項

• Outlook、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。