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boardで案件の受注が確定するたびに見積書を手動でダウンロードし、関係部署に共有する作業、地味に時間がかかって面倒だと感じていませんか？
急いでいる時に限って共有を忘れてしまったり、誤ったファイルを送ってしまったりと、手作業によるミスに頭を悩ませることも少なくないかもしれません。
boardを活用した見積書関連の業務において、定型的ながらも重要な情報共有のプロセスに課題を感じている方は多いのではないでしょうか。
もし、boardで特定の案件が受注確定となった際に、該当の見積書を自動で取得して関係者へ素早く共有できる仕組みを構築できれば、こうした手作業による手間や確認の時間を削減できます。
より創造的で重要なコア業務に集中する貴重な時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化はプログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して、見積書関連業務を効率化させましょう！
Yoomにはboardの見積書データを取得して活用する業務フローを自動化するテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから、boardで案件の受注が確定した際に、該当の見積書を取得してSlackで自動通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：board／Slack
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
boardのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からboardを検索し、クリックします。
最後に「追加」を押してください。
Slackのマイアプリ連携
基本ナビの手順に沿って登録してください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「新しい案件が登録または更新されたら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
boardと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
ここで、テスト操作の準備を行います。
実際にトリガーとなる「新しい案件を登録または更新する」を実行してみましょう。
案件の内容は、架空の情報（「テスト案件」や「テスト商品」など）でOKです。
準備が完了したら、Yoomに戻り設定を進めていきます。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。
「APIキー」は、https://the-board.jp/api_settingsから取得可能です。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
案件の内容が反映していればOKです。「完了」を押して次に進みましょう！
次に、受注ステ－タスが「確定」した時にのみ処理を進めるよう、分岐条件を指定していきます。
「分岐する」を、クリックしてください。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
分岐条件を指定は、
「オペレーション」：新しい案件が登録または更新されたら
「取得した値」：受注ステータス
になっていることを確認してください。
分岐条件は、受注ステータスが「確定」した場合に処理を進めるため、下記画像のように設定しました。
なお、用途によって様々な分岐設定が可能です。
詳しくは下記ページを、参考にしてください。
最後に画面下の「完了」をクリックしましょう。
「案件詳細を取得」をクリックしてください。
再度、boardと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「APIキー」は、前ステップと同様にhttps://the-board.jp/api_settingsから取得可能です。
「案件ID」は、取得した値を引用し設定しましょう。
取得した値を引用することで、トリガーが実行されるたびに最新の値が反映されます。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、案件の詳細が取得した値に表示されます。
内容を確認し「完了」を押して下さい。
「見積書の取得」をクリックしてください。
再度、boardと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「APIキー」は、前ステップと同様にhttps://the-board.jp/api_settingsから取得可能です。
「見積書ID」は、案件詳細を取得するアクションで取得した見積書IDを指定しましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、見積書の情報が取得した値に表示されます。
内容を確認し「完了」を押して下さい。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Slackと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「投稿先のチャンネルID」は候補から選択、または注釈を確認し入力してください。
なお、Slackにメッセージを送るには、チャンネルにYoomアプリを追加する必要があります。
SlackチャンネルにYoomアプリを追加する手順については「SlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法」をご参照ください。
「メッセージ」は取得した値を引用し、通知する内容を作成しましょう。
用途に合わせ、固定値と変数(取得した値)を組み合わせて自由に作成してみてください。
※メンション付きでメッセージを送りたい場合は「Slackでメンション付きのメッセージを送る」をご参照ください。
全ての設定が完了したら「テスト」を実行しましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、作成したメッセージが実際に通知されるので、Slackを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、boardで案件の受注が確定した際に、該当の見積書を取得してSlackで自動通知するフローの連携手順になります！
受注確定時には納品書の取得やMicrosoft Teamsへの通知を自動で行い、失注案件の削除や特定案件の一括ロックなど、手間のかかる管理作業も自動処理が可能です。
boardの見積書作成から共有までの一連の業務フローを自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルのダウンロードや関係者への共有といった定型業務の手間を削減し、ヒューマンエラーのない迅速な情報伝達を実現できます。
これにより、担当者は見積書関連の細かな作業から解放され、顧客とのコミュニケーションや新たな提案活動といった、より本質的なコア業務に集中できる時間を創出することが可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もしboard関連業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：Slack以外のツールにも通知できますか？
A：
はい、可能です。
Yoomではフローボットを自由に作成・カスタマイズできるため、お使いのチャットツールとも連携できます。
詳しくは基本的なフローボットの作成方法をご確認ください。
Q：見積書以外の帳票（請求書など）でも自動化できますか？
A：
自動化可能です。
今回は「見積書」を例にご紹介しましたが、「納品書」や「発注書」なども自動化できます。
設定方法については、「見積書の取得」アクションを変更することでご利用いただけます。
Q：自動化がエラーになった場合、どうすれば分かりますか？
A：
自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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