boardで案件の受注が確定するたびに見積書を手動でダウンロードし、関係部署に共有する作業、地味に時間がかかって面倒だと感じていませんか？
急いでいる時に限って共有を忘れてしまったり、誤ったファイルを送ってしまったりと、手作業によるミスに頭を悩ませることも少なくないかもしれません。
boardを活用した見積書関連の業務において、定型的ながらも重要な情報共有のプロセスに課題を感じている方は多いのではないでしょうか。
もし、boardで特定の案件が受注確定となった際に、該当の見積書を自動で取得して関係者へ素早く共有できる仕組みを構築できれば、こうした手作業による手間や確認の時間を削減できます。
より創造的で重要なコア業務に集中する貴重な時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化はプログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して、見積書関連業務を効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはboardの見積書データを取得して活用する業務フローを自動化するテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
boardで案件の受注が確定したら、見積書を取得してSlackで通知する
試してみる
■概要
クラウド型業務・経営管理システム「board」での案件管理において、受注が確定した後の見積書の取得や関係者への共有を手作業で行っていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、共有漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、boardで案件の受注が確定されると、、対象の見積書を自動的に取得し、Slackで関係者に通知するフローを構築できます。これにより、見積書共有に関する一連の業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardを活用しており、受注後の見積書共有を自動化したいと考えている営業担当者の方
- 手作業による見積書の共有で、通知漏れやファイル添付ミスなどの課題を感じている方
- boardとSlackを連携させ、案件のステータスに応じたスムーズな情報共有を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- boardで案件が受注に更新されると自動で見積書がSlackに通知されるため、手作業での共有にかかっていた時間を削減できます
- 手動でのファイル検索や通知作業が不要になるため、見積書の添付ミスや関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録または更新されたら」を設定します
- オペレーションとして「分岐機能」を設定し、案件のステータスが「受注」の場合のみ、後続の処理に進むよう条件を指定します
- 続いて、オペレーションでboardの「案件詳細を取得」と「見積書の取得」を設定し、該当案件の見積書データを取得します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、取得した見積書を任意のチャンネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardをYoomに連携する際、ユーザーの環境に応じた任意のAPIキーを設定してください
- Slackのオペレーション設定では、通知先として任意のチャンネルIDを設定することが可能です
■注意事項
- board、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
boardとSlackを連携し、見積書情報を自動で通知するフローを作ってみよう
それではここから、boardで案件の受注が確定した際に、該当の見積書を取得してSlackで自動通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：board／Slack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- boardとSlackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- boardのトリガー設定と各アクション設定
- フローをテストしてONにする
boardで案件の受注が確定したら、見積書を取得してSlackで通知する
試してみる
■概要
クラウド型業務・経営管理システム「board」での案件管理において、受注が確定した後の見積書の取得や関係者への共有を手作業で行っていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、共有漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、boardで案件の受注が確定されると、、対象の見積書を自動的に取得し、Slackで関係者に通知するフローを構築できます。これにより、見積書共有に関する一連の業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardを活用しており、受注後の見積書共有を自動化したいと考えている営業担当者の方
- 手作業による見積書の共有で、通知漏れやファイル添付ミスなどの課題を感じている方
- boardとSlackを連携させ、案件のステータスに応じたスムーズな情報共有を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- boardで案件が受注に更新されると自動で見積書がSlackに通知されるため、手作業での共有にかかっていた時間を削減できます
- 手動でのファイル検索や通知作業が不要になるため、見積書の添付ミスや関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録または更新されたら」を設定します
- オペレーションとして「分岐機能」を設定し、案件のステータスが「受注」の場合のみ、後続の処理に進むよう条件を指定します
- 続いて、オペレーションでboardの「案件詳細を取得」と「見積書の取得」を設定し、該当案件の見積書データを取得します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、取得した見積書を任意のチャンネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardをYoomに連携する際、ユーザーの環境に応じた任意のAPIキーを設定してください
- Slackのオペレーション設定では、通知先として任意のチャンネルIDを設定することが可能です
■注意事項
- board、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：boardとSlackをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
boardのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からboardを検索し、クリックします。
最後に「追加」を押してください。
Slackのマイアプリ連携
基本ナビの手順に沿って登録してください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
boardで案件の受注が確定したら、見積書を取得してSlackで通知する
試してみる
■概要
クラウド型業務・経営管理システム「board」での案件管理において、受注が確定した後の見積書の取得や関係者への共有を手作業で行っていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、共有漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、boardで案件の受注が確定されると、、対象の見積書を自動的に取得し、Slackで関係者に通知するフローを構築できます。これにより、見積書共有に関する一連の業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardを活用しており、受注後の見積書共有を自動化したいと考えている営業担当者の方
- 手作業による見積書の共有で、通知漏れやファイル添付ミスなどの課題を感じている方
- boardとSlackを連携させ、案件のステータスに応じたスムーズな情報共有を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- boardで案件が受注に更新されると自動で見積書がSlackに通知されるため、手作業での共有にかかっていた時間を削減できます
- 手動でのファイル検索や通知作業が不要になるため、見積書の添付ミスや関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録または更新されたら」を設定します
- オペレーションとして「分岐機能」を設定し、案件のステータスが「受注」の場合のみ、後続の処理に進むよう条件を指定します
- 続いて、オペレーションでboardの「案件詳細を取得」と「見積書の取得」を設定し、該当案件の見積書データを取得します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、取得した見積書を任意のチャンネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardをYoomに連携する際、ユーザーの環境に応じた任意のAPIキーを設定してください
- Slackのオペレーション設定では、通知先として任意のチャンネルIDを設定することが可能です
■注意事項
- board、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ステップ3：boardのトリガー設定
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「新しい案件が登録または更新されたら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
boardと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
ここで、テスト操作の準備を行います。
実際にトリガーとなる「新しい案件を登録または更新する」を実行してみましょう。
案件の内容は、架空の情報（「テスト案件」や「テスト商品」など）でOKです。
準備が完了したら、Yoomに戻り設定を進めていきます。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。
- ご利用プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「APIキー」は、https://the-board.jp/api_settingsから取得可能です。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
案件の内容が反映していればOKです。「完了」を押して次に進みましょう！
ステップ4：分岐の処理
次に、受注ステ－タスが「確定」した時にのみ処理を進めるよう、分岐条件を指定していきます。
「分岐する」を、クリックしてください。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
分岐条件を指定は、
「オペレーション」：新しい案件が登録または更新されたら
「取得した値」：受注ステータス
になっていることを確認してください。
分岐条件は、受注ステータスが「確定」した場合に処理を進めるため、下記画像のように設定しました。
なお、用途によって様々な分岐設定が可能です。
詳しくは下記ページを、参考にしてください。
最後に画面下の「完了」をクリックしましょう。
ステップ5：案件の詳細を取得する設定
「案件詳細を取得」をクリックしてください。
再度、boardと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「APIキー」は、前ステップと同様にhttps://the-board.jp/api_settingsから取得可能です。
「案件ID」は、取得した値を引用し設定しましょう。
取得した値を引用することで、トリガーが実行されるたびに最新の値が反映されます。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、案件の詳細が取得した値に表示されます。
内容を確認し「完了」を押して下さい。
ステップ6：見積書を取得する設定
「見積書の取得」をクリックしてください。
再度、boardと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「APIキー」は、前ステップと同様にhttps://the-board.jp/api_settingsから取得可能です。
「見積書ID」は、案件詳細を取得するアクションで取得した見積書IDを指定しましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、見積書の情報が取得した値に表示されます。
内容を確認し「完了」を押して下さい。
ステップ7：Slackに通知する設定
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Slackと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「投稿先のチャンネルID」は候補から選択、または注釈を確認し入力してください。
なお、Slackにメッセージを送るには、チャンネルにYoomアプリを追加する必要があります。
SlackチャンネルにYoomアプリを追加する手順については「SlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法」をご参照ください。
「メッセージ」は取得した値を引用し、通知する内容を作成しましょう。
用途に合わせ、固定値と変数(取得した値)を組み合わせて自由に作成してみてください。
※メンション付きでメッセージを送りたい場合は「Slackでメンション付きのメッセージを送る」をご参照ください。
全ての設定が完了したら「テスト」を実行しましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、作成したメッセージが実際に通知されるので、Slackを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、boardで案件の受注が確定した際に、該当の見積書を取得してSlackで自動通知するフローの連携手順になります！
boardを使ったその他の自動化例
boardを中心とした業務フローを自動化することで、案件管理から発注・請求・顧客管理までを効率化できます。
受注確定時には納品書の取得やMicrosoft Teamsへの通知を自動で行い、失注案件の削除や特定案件の一括ロックなど、手間のかかる管理作業も自動処理が可能です。
@pocketでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新する
試してみる
■概要
@pocketでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardを業務に活用している方
・案件の進捗状況を可視化したい方
・案件に関連する顧客情報などの管理に活用している方
2.@pocketのデータベースを活用している方
・データベースを活用してタスク管理を行なっている方
■このテンプレートを使うメリット
boardは案件に関連する情報の一元管理で業務進行を円滑にするツールです。
しかし@pocketのステータスが更新されるごとに手作業でboardの案件ステータスに反映させるのは、組織全体の生産性向上を妨げる可能性があります。
このフローを活用することで、@pocketでステータスの更新をトリガーに自動でboardにも反映できます。
自動化によって複数のアプリ間で共有される情報の正確性を高め、業務効率化につなげます。
また手作業にかけていた時間を他のコア業務に充て、チーム全体の生産性向上へと繋げることができます。
■注意事項
・board、@pocketのそれぞれとYoomを連携させてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Asanaで特定条件のタスクが完了したら、boardに顧客を登録する
試してみる
■概要
Asanaで管理しているタスクが完了するたびに、その情報を手作業で顧客管理ツールであるboardに登録していませんか？この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちです。このワークフローは、Asanaとboardを連携させ、特定のタスクが完了すると自動でboardに顧客情報が登録される仕組みを構築します。これにより、面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaとboardを活用し、手作業での情報連携に課題を感じている方
- Asanaでのタスク完了を起点に、boardへの顧客登録を自動化したい方
- プロジェクト管理と顧客管理の連携を強化し、チームの生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaでのタスク完了後、自動でboardへ顧客情報が登録されるため、これまで手作業で行っていた入力の時間を短縮することができます
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータの転記で発生しがちな入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとboardをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します
- オペレーションで、分岐機能を設定し、特定の条件に合致する場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- オペレーションで、AI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、Asanaのタスク情報から顧客名や連絡先などの必要情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでboardの「顧客の登録」アクションを設定し、AIが抽出した情報を紐づけて顧客情報を登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、後続のアクションを実行するための分岐条件を任意で設定することが可能です
- AI機能でのテキスト抽出では、Asanaのタスク情報から抽出したいデータ項目を任意で設定できます
- boardへの顧客登録では、登録する各項目に固定のテキストを設定したり、前段のステップで取得した情報を変数として埋め込んだりするなどのカスタムが可能です
■注意事項
- Asana、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
指定日時にboardで請求リストを取得し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
boardを活用した販売管理業務において、定期的なデータ集計やレポート作成のために、手作業で情報を転記していることはないでしょうか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを招く原因にもなりかねません。このワークフローは、指定した日時にboardから請求リストを自動で取得し、Google スプレッドシートにデータを追加します。APIを利用したデータ連携で、手作業による販売管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで販売管理を行っており、定期的なデータ集計作業を自動化したい方
- APIの知識はないが、boardとGoogle スプレッドシートを連携させて業務を効率化したい方
- 手作業によるデータ転記の手間やミスをなくし、正確な情報管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で処理が実行されるため、これまで手作業での集計にかけていた時間を短縮し、コア業務へ集中できます。
- APIを介してシステム間で直接データを連携させるため、手作業による転記ミスや計上漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい日時を設定します
- 次に、オペレーションでboardの「請求リストの取得」アクションを設定し、受注ステータスなどを指定します
- 次に、取得した請求リストのデータ件数分、処理を繰り返すよう設定します
- 繰り返し処理の中で、boardの「案件詳細を取得」「請求書の取得」アクションを設定します
- 最後に、Google スプレッドシートの「行を追加」アクションで、取得した情報を指定のシートに追加するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローを起動させたい日時（毎月1日、毎週月曜日など）を任意で設定可能です。
- boardの請求リスト取得アクションでは、請求日や受注ステータスなどの取得条件を任意で設定できます。
- Google スプレッドシートへの登録内容は、連携先のシートや列を任意で指定したり、boardから取得した情報を変数として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタムが可能です。
■注意事項
- board、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
boardで案件の受注が確定したら、納品書を取得してMicrosoft Teamsで通知する
試してみる
■概要
boardで案件が受注確定するたびに、手動で納品書を確認し、関係者へ通知する作業に手間を感じていませんか？こうした手作業は、確認漏れや共有遅延の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、boardで案件が特定ステータスに更新されると、関連する納品書の情報を自動で取得し、Microsoft Teamsへ通知できます。boardの納品書共有を自動化し、業務の迅速性と正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardの案件の納品書管理を担当している営業事務や経理担当の方
- boardで作成した納品書の情報共有を自動化し、チームの連携を円滑にしたい方
- 受注後の請求関連業務を効率化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- boardで案件が受注確定すると納品書の情報が自動で取得・通知されるため、これまで手作業で行っていた確認や共有の時間を短縮することができます。
- 手作業による納品書情報の取得漏れや、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録または更新されたら」を設定し、案件のステータス変更を検知します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、案件のステータスが「受注」になった場合のみ、後続の処理が実行されるように条件を指定します。
- 続いて、オペレーションでboardの「案件詳細を取得」アクションを設定し、トリガーで検知した案件の詳細情報を取得します。
- 次に、boardの「納品書の取得」アクションを設定し、対象案件の納品書情報を取得します。
- 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した納品書と案件の情報を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardとの連携設定では、ご利用のアカウントに応じたAPIキーを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsでメッセージを送信するアクションでは、通知先としたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。
■注意事項
- board、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
指定日時にboardの失注案件を自動で一括削除する
試してみる
■概要
boardで管理している案件が増え、失注案件の整理に手間を感じていませんか？ 失注した案件を手作業で一つずつ削除するのは時間がかかり、他の重要な業務を圧迫することもあります。 このワークフローを活用すれば、定期的なスケジュールでboard上の失注案件を自動で一括削除することが可能になり、日々の案件管理を効率化し、常に整理された状態を維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで多数の案件を管理しており、失注案件の整理に時間を取られている営業担当者の方
- 定期的なboardの案件削除作業を自動化し、手作業での対応をなくしたいと考えている方
- 案件管理の運用ルールを徹底し、常に最新の情報を保ちたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的に失注案件を自動で削除するため、これまで手作業でのboardの案件削除に費やしていた時間を他の業務に充てられます
- 手作業による確認漏れや、誤って有効な案件を削除してしまうといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な案件管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、boardをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを実行したいタイミング（例：毎週末、月末など）を設定します
- 次に、オペレーションでboardの「案件詳細を取得」アクションを設定し、失注した案件など、削除対象としたい案件の情報をリストで取得します
- 取得した案件リストをもとに、「繰り返し処理」アクションを設定し、リスト内の案件を一つずつ処理するようにします
- 最後に、「繰り返し処理」の中でboardの「案件の削除」アクションを設定し、対象の案件を削除します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardと連携する際に、操作を実行させたいアカウントに応じた任意のAPIキーを設定してください
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを実行したい頻度（毎週月曜日の朝9時、毎月1日など）を任意で設定可能です
- boardから案件情報を取得する際に、削除対象としたい案件の条件（例：ステータスが「失注」かつ進捗状況が「未着手」の案件など）を任意で指定してください
■注意事項
- boardとYoomを連携してください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
指定日時にboardの特定案件を自動で一括ロックする
試してみる
■概要
boardで管理している案件が増加するにつれて、完了した案件などを一つずつ手作業でロックする業務に手間を感じていませんか？手作業での対応は時間がかかるだけでなく、ロックのし忘れといったヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでboardの特定案件を自動で一括ロックできるため、こうした課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで多数の案件を管理しており、特定の案件をロックする作業を効率化したい方
- 手作業によるboardの案件ロックで発生する、対応漏れなどのミスを防ぎたい方
- 定期的な棚卸し業務の一環として、完了した案件などをまとめてロックしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールで自動的に実行されるため、これまでboardの案件を手動でロックしていた時間を削減し、他のコア業務に集中できます。
- 条件に合致した案件を漏れなく自動でロックするため、手作業による対応漏れや意図しない編集といったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションを設定して、実行したい日時を定めます。
- オペレーションでboardの「案件詳細を取得」アクションを設定し、ロック対象としたい案件の情報を取得します。
- 次に、取得した案件リストに対して「繰り返し処理」を設定します。
- 繰り返し処理の中でboardの「案件のロック」アクションを設定し、各案件を順番にロック処理します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomとboardを連携する際に、boardで発行した任意のAPIキーを設定してください。これにより、使用するアカウントに応じた操作が可能になります。
■注意事項
- boardとYoomを連携してください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
kintoneでレコードが登録されたら、boardで発注を自動登録する
試してみる
■概要
請求・発注管理サービスのboardへの定期的な発注登録を、都度手作業で行うことに手間を感じていませんか？ 特にkintoneで案件管理をしている場合、二重入力の手間や入力ミスが発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されたタイミングをトリガーに、boardへの発注登録を自動で実行できます。これにより、boardでの定期発注業務を効率化し、手作業によるミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとboardを併用し、発注業務を手作業で進めている方
- boardでの定期的な発注業務を自動化し、作業工数を削減したいと考えている方
- 手作業による発注情報の入力ミスや登録漏れなどの課題を解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録を起点に、boardへの発注が自動で登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「 レコードを取得する 」アクションを設定して情報を取得します
- 最後に、オペレーションでboardの「発注を登録」アクションを設定し、kintoneから取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardで発注を登録するアクションを設定する際に、任意のAPIキーを選択可能です。
- 発注先IDや担当者IDは、Yoomの画面上で任意のものに設定してください。
■注意事項
Gmailで検収完了メールを受信したら、boardの検収書を自動更新する
試してみる
■概要
検収完了のメールを確認してから、手作業でboardの検収書ステータスを更新する作業は、手間がかかる上に更新漏れのリスクも伴います。特に、月末月初の多忙な時期には、こうした定型業務が大きな負担となることも少なくありません。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の検収完了メールを受信したことをきっかけに、boardの検収書を自動で更新処理できるため、手作業による手間やミスを削減し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで検収書を管理しており、検収後の更新処理を自動化したいと考えている経理担当者の方
- 検収完了メールの確認からboardへの反映までの手作業に、非効率を感じている担当者の方
- 検収書関連の業務を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点に検収書の更新が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるステータスの更新漏れや、関連部署への連絡忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとGmailをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでboardの「発注の一覧を取得」アクションを設定し、抽出したテキストから特定の発注を取得します
- 次に、オペレーションでboardの「検収書を更新」アクションを設定し、取得した情報を基に更新します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者へ更新完了の旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIでのテキスト抽出オペレーションでは、発注情報を特定する番号などのほか、検収書の更新や通知メールに利用したい任意の値を抽出できます。
■注意事項
- Gmail、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
boardで顧客が作成されたら、Confluenceでページを作成する
試してみる
■概要
営業支援ツールboardで管理している顧客情報を、ナレッジ管理ツールConfluenceに手作業で転記する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、boardに新しい顧客情報が登録されると、自動でConfluenceに関連ページを作成するため、情報共有のプロセスを効率化できます。手作業による転記の手間や共有漏れといった課題を解消し、スムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardとConfluenceを併用し、顧客情報の二重入力に手間を感じている方
- 手作業による情報転記で、入力ミスや共有漏れなどの課題を抱えているチーム
- 顧客情報をもとにしたナレッジの蓄積を自動化し、業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- boardへの顧客登録を起点にConfluenceのページが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による情報の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとConfluenceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい顧客が作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規顧客の場合のみ後続の処理が実行されるようにします
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、boardから取得した情報をもとにページを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Confluenceでページを作成するアクションでは、ページを作成したいスペースを任意のスペースIDで指定することが可能です
- 作成するページのタイトルや本文には、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得した顧客名などの情報を変数として埋め込み、動的に内容を変更できます
■注意事項
- board、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで回答が送信されたら、boardの発注先を取得し発注書の作成とメールの送信を自動化する
試してみる
■概要
発注業務において、Googleフォームで受け付けた依頼を基にboardで発注書を作成する際、手作業で発注先情報を探し、書類を作成・送付するプロセスは手間がかかるのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、boardから発注先を自動で取得し、発注書の作成からメール送信までを一貫して自動化できます。これにより、手作業による手間やミスを削減し、よりスムーズな発注業務を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardを利用した発注業務で、発注先の取得や書類作成に手間を感じている方
- Googleフォームで受け付けた依頼内容を元に、boardでの発注処理を自動化したい方
- 手作業による発注書の作成やメール送信での入力ミスを減らし、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、boardの発注先取得からメール送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業での情報検索や転記が減るため、発注先の選択ミスやメールの宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google フォーム、board、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle フォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでboardの「発注先の取得」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに発注先情報を取得します。
- 次に、「書類を発行する」オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、取得した情報をもとに発注書を作成します。
- 最後に、「メールを送る」アクションで、作成した発注書を添付して指定の宛先にメールを送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google フォームのトリガー設定では、発注に必要な情報を取得できるよう、質問項目を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートで書類を発行するオペレーションでは、使用する発注書の雛形を任意のものに設定できます。
- 「メールを送る」オペレーションでは、宛先や件名、本文を自由にカスタマイズでき、フォームの回答内容を差し込むことも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、board、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
まとめ
boardの見積書作成から共有までの一連の業務フローを自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルのダウンロードや関係者への共有といった定型業務の手間を削減し、ヒューマンエラーのない迅速な情報伝達を実現できます。
これにより、担当者は見積書関連の細かな作業から解放され、顧客とのコミュニケーションや新たな提案活動といった、より本質的なコア業務に集中できる時間を創出することが可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もしboard関連業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Slack以外のツールにも通知できますか？
A：
はい、可能です。
Yoomではフローボットを自由に作成・カスタマイズできるため、お使いのチャットツールとも連携できます。
詳しくは基本的なフローボットの作成方法をご確認ください。
Q：見積書以外の帳票（請求書など）でも自動化できますか？
A：
自動化可能です。
今回は「見積書」を例にご紹介しましたが、「納品書」や「発注書」なども自動化できます。
設定方法については、「見積書の取得」アクションを変更することでご利用いただけます。
Q：自動化がエラーになった場合、どうすれば分かりますか？
A：
自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
