■概要
Asanaで管理しているタスクが完了するたびに、その情報を手作業で顧客管理ツールであるboardに登録していませんか？この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちです。このワークフローは、Asanaとboardを連携させ、特定のタスクが完了すると自動でboardに顧客情報が登録される仕組みを構築します。これにより、面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaとboardを活用し、手作業での情報連携に課題を感じている方
- Asanaでのタスク完了を起点に、boardへの顧客登録を自動化したい方
- プロジェクト管理と顧客管理の連携を強化し、チームの生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaでのタスク完了後、自動でboardへ顧客情報が登録されるため、これまで手作業で行っていた入力の時間を短縮することができます
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータの転記で発生しがちな入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとboardをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します
- オペレーションで、分岐機能を設定し、特定の条件に合致する場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- オペレーションで、AI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、Asanaのタスク情報から顧客名や連絡先などの必要情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでboardの「顧客の登録」アクションを設定し、AIが抽出した情報を紐づけて顧客情報を登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、後続のアクションを実行するための分岐条件を任意で設定することが可能です
- AI機能でのテキスト抽出では、Asanaのタスク情報から抽出したいデータ項目を任意で設定できます
- boardへの顧客登録では、登録する各項目に固定のテキストを設定したり、前段のステップで取得した情報を変数として埋め込んだりするなどのカスタムが可能です
■注意事項
- Asana、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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