■概要

Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、手作業でOutlookに予定を登録していませんか？この定型的な作業は、手間がかかるだけでなく対応漏れや入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が書類内容を自動で読み取り、Outlookに予定を登録するため、一連の作業を自動化し、業務の正確性と効率性を高めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとOutlookを利用し、書類管理やスケジュール調整を行っている方
• 請求書や申込書などのファイル内容を手作業で確認し、予定登録している管理部門の方
• 手入力による登録漏れや対応遅延を防ぎ、業務プロセスを改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• SharePointへのファイルアップロードを起点に予定登録までを自動化し、手作業での確認や入力にかかっていた時間を削減します。
• 手作業での情報転記が不要になるため、日時の誤入力や件名の記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを追加し、トリガーで取得したファイルを指定します。
4. さらに、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
5. 最後に、Outlookの「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションで、抽出した情報を基にイベントを作成するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、フローボットを起動させたい対象のフォルダパスを任意で設定してください。
• OCR機能では、読み取りたい項目（例：支払期日、会議名、会社名など）を任意で設定し、必要な情報だけを抽出することが可能です。
• Outlookへの予定登録では、登録先のカレンダーはもちろん、OCRで読み取った値を活用してイベントの件名や日時、場所などを動的に設定できます。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。