Microsoft SharePointで特定のフォルダが更新されたらOutlookに通知する

■概要

Microsoft SharePointでファイルやフォルダを更新した際、関係者への連絡に手間や時間がかかっていませんか。手作業での通知は、共有漏れや遅延につながることもあります。このワークフローは、特定のSharePointフォルダが更新されると、自動でOutlookから関係者へメール通知を実行します。Microsoft SharePointとoutlookを連携させることで、重要な情報共有を迅速かつ確実に行い、チームの連携を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointでの情報更新をOutlookで通知しており、手作業をなくしたい方
• チームでのファイル共有が多く、更新の見落としを防ぎ、迅速な情報連携を実現したい方
• Microsoft SharePointとoutlookの連携を通じて、定型的な通知業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointのフォルダ更新時に自動でメールが送信されるため、通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。
• Microsoft SharePointで更新のたびにoutlookでメールを作成していた時間を削減し、より重要な業務に集中できるようになります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにフォルダが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい内容のメールを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、通知の対象としたいサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。
• Outlookでのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスを自由に設定できます。また、件名や本文に固定のテキストを設定したり、トリガーで取得したフォルダ名などの情報を埋め込んで送信することも可能です。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。