Jotformの回答をもとに、Zoomの会議を作成し、通知する

■概要

Jotformで受け付けたイベント予約や面談希望に対し、都度Zoomの会議URLを発行して連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業では対応の遅れやURLの送付ミスなども起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Jotformへの回答が送信されるだけでZoomの会議作成から通知までを自動化でき、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで受け付けた申し込みに対し、都度手動でZoom会議を作成している方
• 会議URLの連絡ミスや対応遅れを防ぎ、スムーズな日程調整を実現したい方
• JotformとZoom、Slackを連携させ、定型業務の自動化を進めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformへの回答をトリガーにZoom会議の作成と通知が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による会議設定やURLのコピー＆ペーストが不要になり、入力ミスや通知漏れなどのヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Jotform、Zoom、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、フォームで送信された内容を取得します。
4. オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、取得した回答内容をもとに会議を作成します。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成されたZoom会議のURLなどを指定のチャンネルへ通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Jotformのトリガー設定では、自動化の対象とするフォームを任意で選択してください。フォーム内の質問項目や回答形式も自由にカスタマイズ可能です。
• Zoomのミーティング作成アクションでは、会議のトピックや議題にJotformで取得した情報を動的に埋め込んだり、固定の案内文を設定したりできます。
• Slackでメッセージを送信するアクションでは、通知したいチャンネルや、送信するメッセージの本文などを任意で設定してください。

■注意事項‍

• Jotform、Zoom、SlackとYoomを連携してください。