■概要
Zoomでのミーティング設定後、その都度Smartsheetへ手作業で情報を転記する業務は、手間がかかる上に更新漏れの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoomで特定の条件に合致するミーティングが作成された際に、Smartsheetへ自動で行を追加することが可能です。SmartsheetとZoomを連携させ、手間のかかる転記作業から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとZoomを連携させ、ミーティング情報の管理を効率化したいと考えている方
- Zoomでの会議設定後、Smartsheetへ手動で情報を転記する作業に課題を感じている方
- Smartsheetでのタスク管理において、ミーティング情報の反映漏れやミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると自動でSmartsheetへ行が追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- システムが自動で情報を連携させるので、手作業による入力ミスや重要なミーティング情報の転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします
- 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定して、Zoomのミーティング情報を指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、特定のキーワードがミーティングのトピックに含まれる場合のみ処理を実行するなど、Smartsheetに行を追加する条件を任意で設定してください
- Smartsheetの「行を追加」アクションで、ミーティングのトピックや開催日時、参加URLなど、シートの列と紐付けて追加したい情報を任意で設定してください
■注意事項
- SmartsheetとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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