■概要
Smartsheetでタスクやスケジュールを管理する際、都度Zoomミーティングを手動で設定し、URLを共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Smartsheetに新しい行が追加されると、自動でZoomミーティングが作成されるようになります。smartsheetとzoomの面倒な連携作業を自動化し、ミーティング設定の手間と共有漏れのリスクを減らし、よりスムーズなプロジェクト進行を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetでタスクを管理し、関連するZoomミーティングを手動で設定している方
- smartsheetとzoom間の情報連携に手間を感じ、自動化を検討しているプロジェクトマネージャーの方
- ミーティング設定の漏れやミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetへの行追加をトリガーにZoomミーティングが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- smartsheetとzoomの連携を自動化することで、ミーティングURLの転記ミスや設定漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで計算機能を選択し、Smartsheetから取得したミーティング時間などの数値を加工する処理を設定します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、Smartsheetの情報をもとにミーティングが作成されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetのトリガー設定では、どのシートを対象にするか、またどの列の情報をもとにミーティングを作成するかを任意で設定してください。
- Zoomのミーティング作成オペレーションでは、ミーティングのトピックや議題、開始時間などをSmartsheetから取得した情報をもとに自由にカスタマイズします。
■注意事項
- SmartsheetとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
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