Smartsheetで特定条件に合う行が追加されたら、Zoomでミーティングを作成する

■概要

Smartsheetでプロジェクトを管理する中で、特定のタスクが発生した際に都度Zoomミーティングを設定する作業に手間を感じていませんか。手作業での調整は、対応漏れや日程調整の遅れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Smartsheetで特定の条件に合う行が追加されるだけで、Zoomのミーティング作成が自動で完了するため、SmartsheetとZoomを連携させたスムーズな業務進行が実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Smartsheetで管理するタスクに応じ、Zoomでの打ち合わせを頻繁に行うプロジェクトマネージャーの方
• SmartsheetとZoomを利用しており、両ツール間の手作業によるミーティング設定を自動化したい方
• 重要なタスクや課題の発生を検知し、迅速に関係者とのミーティングを設定したいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Smartsheetの更新に連動してZoomミーティングが自動で作成されるため、手作業による設定の時間を短縮できます。
• 手動でのミーティング設定時に起こりうる、議題の転記ミスや参加者の招待漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartsheetとZoomをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致する行が追加された場合のみ、後続の処理が実行されるようにします
4. 続いて、オペレーションで計算機能を追加し、必要に応じてSmartsheetから取得した数値を加工します
5. 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、Smartsheetの情報をもとにミーティングを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、Smartsheetの特定の列の値など、ミーティング作成のきっかけとしたい条件を任意で設定してください。
• Zoomでミーティングを作成する際、議題や開催時間、参加者などをSmartsheetのどの列の情報をもとに設定するかを任意でカスタマイズしてください。

■注意事項‍

• SmartsheetとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。