■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定するたびに、その情報を手作業でSmartsheetに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、ZoomとSmartsheetを連携させ、ミーティング作成から情報登録までを自動化できます。手作業による入力の手間や転記ミスといった課題を解消し、スムーズな情報共有とタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとZoomを活用し、プロジェクトやタスクの管理を効率化したい方
- 定例のミーティングが多く、Zoomで作成した予定の転記作業に手間を感じている方
- 複数ツール間の情報連携を自動化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると、Smartsheetへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- 手動での転記作業が不要になるため、会議の日時や議題などの入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」のアクションを設定することで、Zoomで作成されたミーティング情報が自動でSmartsheetに追加されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetの「行を追加」アクションにて、どのシートに追加するかを設定してください。
- Smartsheetの各列に対して、Zoomから取得したどの情報（ミーティングの議題、開催日時、参加用URLなど）を登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- SmartsheetとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
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