Outlookでタスクが作成されたら、Zoomミーティングを作成する

■概要

日々の業務でOutlookのタスク管理とZoomでのミーティング設定を併用していると、手作業での情報連携に手間を感じることはありませんか。タスクを確認してからZoomのURLを発行し、参加者にメールで案内するという一連の流れは、単純ですが時間と手間がかかります。このワークフローを活用すれば、OutlookとZoomを連携させ、タスクを作成するだけでミーティング設定と案内メールの送信までを自動化し、こうした定型業務を円滑に進めることが可能です。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookのタスク機能でWeb会議の予定を管理している営業やアシスタントの方
• Zoomミーティングの設定とOutlookでの参加者への案内を手作業で行っている方
• ZoomとOutlook間の連携を通じて、日々のスケジュール調整を効率化したい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでタスクを作成するだけでZoomミーティングの作成と案内が完了するため、手作業で行っていた一連のプロセスに費やす時間を短縮できます
• ミーティングURLのコピーミスや案内メールの送信漏れといった、手作業に起因するヒューマンエラーを防ぎ、確実な業務遂行を支援します

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■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとZoomをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」のアクションを設定します
4. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、前のステップで作成したZoomミーティングの情報を関係者に自動で送信するよう設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Zoomでミーティングを作成するアクションでは、ミーティングのホストとなるユーザーのメールアドレスを任意に設定できます
• Outlookから案内メールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文などを自由にカスタマイズすることが可能です

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■注意事項

• Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。