Gmailで日程調整を受信したら、情報を抽出してZoomに自動登録する
Gmailで日程調整を受信したら、情報を抽出してZoomに自動登録する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Gmail
と
Zoom
を自動連携できます。
■概要
お客様や候補者との日程調整メールを受信するたびに、内容を確認して手動でZoomミーティングを作成する作業は、件数が増えると大きな負担になりがちです。また、手作業による情報の転記ミスや登録漏れも課題となります。このワークフローを活用すれば、Gmailで日程調整メールを受信するだけで、AIが日時などの情報を自動で抽出し、Zoomミーティングの登録までを自動化できるため、こうした日程調整業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとZoomを使い、日々多くのオンラインミーティングの日程調整を行っている方
- 手動でのZoomミーティング作成に手間を感じ、ミーティング登録を自動化したい方
- 日程調整メールからの情報転記ミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信をトリガーにZoomミーティングが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた日程調整の時間を短縮することができます。
- AIがメール本文から必要な情報を正確に抽出するため、手作業による情報の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文からミーティングに必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにミーティングを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールに付与するラベルを任意で設定してください。例えば「日程調整確定」のようなラベルが考えられます。
- AI機能のテキスト抽出では、メール本文のどの部分から「氏名」「会社名」「日時」などを抽出するか、抽出項目を任意で設定可能です。
- Zoomでミーティングを作成する際に、AI機能で抽出した情報を使い、ミーティングのトピック（議題）やアジェンダなどを自由に設定できます。
■注意事項
- Gmail、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
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