Gmailで日程調整を受信したら、情報を抽出してZoomに自動登録する

■概要

日程調整メールを受信するたびに、内容を確認して手動でZoomミーティングを作成する作業は、件数が増えると大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の日程調整メールを受信するだけで、AIが本文から情報を自動で抽出しZoomに登録します。これにより、手作業による登録の手間や、入力ミスなどのヒューマンエラーを減らし、スムーズな業務進行を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでの日程調整メールの受信が多く、Zoomへの手動登録に手間を感じている方
• メールからの情報転記作業における入力ミスや登録漏れを防止したいと考えている方
• 日程調整のような定型業務を自動化し、コア業務に集中する時間を確保したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで日程調整メールを受信するだけでZoomミーティングが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた登録業務の時間を短縮できます。
• AIがメール本文から情報を正確に抽出して登録するため、手作業による情報の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとZoomをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、トリガーとなったメールの本文から参加者名や日時などの情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、AIが抽出した情報をもとにミーティングを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• このワークフローを利用するには、あらかじめお使いのGmailアカウントとYoomを連携する必要があります。
• 同様に、ミーティングを自動で作成するため、お使いのZoomアカウントとYoomの連携も行ってください。