「複数のレポートファイルを一つにまとめる作業が、毎回地味に時間がかかって面倒…」
「CloudConvertを開いて、ファイルを一つずつアップロードして、結合して、またダウンロードして…という繰り返し作業に手間を感じる…」
このように、定期的に発生するファイルの結合業務に、貴重な時間を奪われていませんか？
もし、特定のフォルダにファイルを追加するだけで、自動的に一つのファイルにまとめてくれる仕組みがあれば、こうした定型作業から解放されるでしょう。結合した資料の分析や次のアクションの検討といった、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには複数のファイルを一つのファイルに自動で結合する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google Driveの複数ファイルをCloudConvertで1つのファイルに結合する
試してみる
■概要
複数のファイルを一つにまとめる作業は、地味ながらも手間がかかる業務ではないでしょうか。特に、手作業でファイルをダウンロードし、アップロードを繰り返していると、時間もかかりミスも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに記載されたGoogle Driveのファイル情報をもとに、CloudConvertでファイルを結合する一連の処理を自動化できます。面倒なファイル操作から解放され、業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的にCloudConvertを使い、手作業でファイルの結合を行っている方
- Google Drive上の複数ファイルを一つにまとめる定型業務を効率化したい方
- ファイル管理の手間を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートのファイル情報をもとに自動で処理が進むため、これまでファイルのダウンロードや結合、アップロードに費やしていた手作業の時間を削減できます。
- ファイルの選択ミスや結合漏れといった手作業によるヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な処理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、Google Drive、CloudConvertをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、結合したいファイルの情報を取得します。
- 続けてオペレーションで、トリガーで取得した情報をもとに、Google Driveから2つのファイルをそれぞれダウンロードするよう設定します。
- 次に、ダウンロードしたファイルをCloudConvertにそれぞれアップロードし、「ファイルをPDFに結合」アクションで1つのファイルにまとめます。
- その後、CloudConvertで結合したファイルのダウンロードURLを取得し、ファイルをダウンロードします。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合されたファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローを起動させたいスプレッドシートのIDやタブ名を任意で設定してください。
- CloudConvertで結合したファイルの名前は、前段で取得した情報や固定のテキストを使用して任意で設定することが可能です。
- Google Driveへ結合ファイルをアップロードするオペレーションでは、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google Drive、CloudConvertのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Google Driveの複数ファイルをCloudConvertで結合するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google Driveの特定のフォルダに保存された複数のファイルを検知し、CloudConvertで一つのファイルに自動で結合して、別のフォルダに保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：CloudConvert／Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- CloudConvertとGoogle Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google Driveのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google Driveの複数ファイルをCloudConvertで1つのファイルに結合する
試してみる
■概要
複数のファイルを一つにまとめる作業は、地味ながらも手間がかかる業務ではないでしょうか。特に、手作業でファイルをダウンロードし、アップロードを繰り返していると、時間もかかりミスも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに記載されたGoogle Driveのファイル情報をもとに、CloudConvertでファイルを結合する一連の処理を自動化できます。面倒なファイル操作から解放され、業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的にCloudConvertを使い、手作業でファイルの結合を行っている方
- Google Drive上の複数ファイルを一つにまとめる定型業務を効率化したい方
- ファイル管理の手間を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートのファイル情報をもとに自動で処理が進むため、これまでファイルのダウンロードや結合、アップロードに費やしていた手作業の時間を削減できます。
- ファイルの選択ミスや結合漏れといった手作業によるヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な処理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、Google Drive、CloudConvertをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、結合したいファイルの情報を取得します。
- 続けてオペレーションで、トリガーで取得した情報をもとに、Google Driveから2つのファイルをそれぞれダウンロードするよう設定します。
- 次に、ダウンロードしたファイルをCloudConvertにそれぞれアップロードし、「ファイルをPDFに結合」アクションで1つのファイルにまとめます。
- その後、CloudConvertで結合したファイルのダウンロードURLを取得し、ファイルをダウンロードします。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合されたファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローを起動させたいスプレッドシートのIDやタブ名を任意で設定してください。
- CloudConvertで結合したファイルの名前は、前段で取得した情報や固定のテキストを使用して任意で設定することが可能です。
- Google Driveへ結合ファイルをアップロードするオペレーションでは、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google Drive、CloudConvertのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
【注意】
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
ステップ1：Google スプレッドシート・CloudConvert・Google Driveをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
1.Google スプレッドシートのマイアプリ連携
上記のナビのGoogle スプレッドシートの箇所をご参照ください。
2.Google Driveのマイアプリ連携
上記のナビのGoogle スプレッドシートの箇所を参考に、マイアプリ連携を行ってください。
3.CloudConvertのマイアプリ連携
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。
CloudConvertを検索して選択しましょう。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力して「追加」を選択してください。
API Keyはこちらから取得しましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Google Driveの複数ファイルをCloudConvertで1つのファイルに結合する
試してみる
■概要
複数のファイルを一つにまとめる作業は、地味ながらも手間がかかる業務ではないでしょうか。特に、手作業でファイルをダウンロードし、アップロードを繰り返していると、時間もかかりミスも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに記載されたGoogle Driveのファイル情報をもとに、CloudConvertでファイルを結合する一連の処理を自動化できます。面倒なファイル操作から解放され、業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的にCloudConvertを使い、手作業でファイルの結合を行っている方
- Google Drive上の複数ファイルを一つにまとめる定型業務を効率化したい方
- ファイル管理の手間を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートのファイル情報をもとに自動で処理が進むため、これまでファイルのダウンロードや結合、アップロードに費やしていた手作業の時間を削減できます。
- ファイルの選択ミスや結合漏れといった手作業によるヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な処理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、Google Drive、CloudConvertをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、結合したいファイルの情報を取得します。
- 続けてオペレーションで、トリガーで取得した情報をもとに、Google Driveから2つのファイルをそれぞれダウンロードするよう設定します。
- 次に、ダウンロードしたファイルをCloudConvertにそれぞれアップロードし、「ファイルをPDFに結合」アクションで1つのファイルにまとめます。
- その後、CloudConvertで結合したファイルのダウンロードURLを取得し、ファイルをダウンロードします。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合されたファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローを起動させたいスプレッドシートのIDやタブ名を任意で設定してください。
- CloudConvertで結合したファイルの名前は、前段で取得した情報や固定のテキストを使用して任意で設定することが可能です。
- Google Driveへ結合ファイルをアップロードするオペレーションでは、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google Drive、CloudConvertのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
テンプレートがコピーされたら「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
ステップ3：Google スプレッドシートに行が追加されたら
【注意】
「行が追加されたら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「トリガーの起動間隔」を設定します。
【注意】
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
Google Driveに今回のフローで使用したい2つのPDFをアップロードしておきましょう。
「テストA.pdf」と「テストB.pdf」を例としてアップロードしています。
今回のフローで使用したいGoogle スプレッドシートの準備がまだの方は作成しましょう。
一意の値（今回の例では「番号」）・ファイル名・ファイルIDは今回のフローで必ず使用するので、必須です。
例として以下のように作成しました！
※Google DriveにアップロードされているPDFファイルのファイルIDは、以下の手順で確認可能です。
- ファイルを右クリック＞「共有」＞「リンクをコピー」
- コピーしたリンクをメモ帳等に貼り付ける
- リンク内の「/d/●●●●●/」部分がファイルIDのため、●●●●●をコピーする
使用したいGoogle スプレッドシートの準備ができたらYoomの画面に戻りましょう。
作成したGoogle スプレッドシートの「スプレッドシートID」と「シートID」を候補から選択します。
「テーブルの範囲(始まり)」「テーブルの範囲(終わり)」「一意の値が入った列」を注釈に沿って、手動で入力しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を選択しましょう。
ステップ4：Google Driveにファイルをダウンロードする（1つ目）
【注意】
- ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
- その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「ファイルの容量制限について」もチェックしてみてください。
「ファイルをダウンロードする（1つ目）」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Google Driveと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
