■概要
複数のファイルを一つにまとめる作業は、地味ながらも手間がかかる業務ではないでしょうか。特に、手作業でファイルをダウンロードし、アップロードを繰り返していると、時間もかかりミスも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに記載されたGoogle Driveのファイル情報をもとに、CloudConvertでファイルを結合する一連の処理を自動化できます。面倒なファイル操作から解放され、業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的にCloudConvertを使い、手作業でファイルの結合を行っている方
- Google Drive上の複数ファイルを一つにまとめる定型業務を効率化したい方
- ファイル管理の手間を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートのファイル情報をもとに自動で処理が進むため、これまでファイルのダウンロードや結合、アップロードに費やしていた手作業の時間を削減できます。
- ファイルの選択ミスや結合漏れといった手作業によるヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な処理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、Google Drive、CloudConvertをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、結合したいファイルの情報を取得します。
- 続けてオペレーションで、トリガーで取得した情報をもとに、Google Driveから2つのファイルをそれぞれダウンロードするよう設定します。
- 次に、ダウンロードしたファイルをCloudConvertにそれぞれアップロードし、「ファイルをPDFに結合」アクションで1つのファイルにまとめます。
- その後、CloudConvertで結合したファイルのダウンロードURLを取得し、ファイルをダウンロードします。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合されたファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローを起動させたいスプレッドシートのIDやタブ名を任意で設定してください。
- CloudConvertで結合したファイルの名前は、前段で取得した情報や固定のテキストを使用して任意で設定することが可能です。
- Google Driveへ結合ファイルをアップロードするオペレーションでは、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google Drive、CloudConvertのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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