Microsoft TeamsでHTMLファイルが送信されたら、CloudConvertでPDFに変換しMicrosoft SharePointに格納する

‍■概要

Microsoft Teams上でHTMLファイルが共有されるたびに、手作業でPDFに変換してSharePointに保存する作業は手間がかかる上に、変換ミスや格納漏れが発生しやすい業務ではないでしょうか。

このワークフローは、Microsoft Teamsへのファイル投稿をきっかけに、CloudConvertでHTMLファイルをPDFに自動で変換し、指定のMicrosoft SharePointフォルダへ格納します。面倒なファイル形式の変換と保存作業を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsやSharePointを使い、手作業でファイル管理を行っている方
• 日常的に発生するhtml file to pdfなどのファイル変換作業を効率化したい方
• ファイル共有と管理のプロセスを自動化し、チーム全体の生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• MicrosoftTeamsへのファイル投稿を起点に、HTMLからPDFへの変換、Microsoft SharePointへの格納までが自動処理されるため、手作業の時間を短縮できます
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
2. オペレーションで分岐機能を設定し、HTMLファイルが添付されている場合のみ処理が進むようにします
3. 次に、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションで、Microsoft Teamsに投稿されたファイルを取得します
4. 続いて、CloudConvertの「ファイルをアップロード」「ファイルを変換」「ファイルのエクスポートタスクを実行」「ファイルのダウンロードURLを取得」「ファイルをダウンロード」の一連のアクションを設定し、HTMLファイルをPDFに変換します
5. 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションで、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、後続の処理に進む条件を任意に設定することが可能です。例えば、特定のファイル名を持つファイルが投稿された場合のみ実行する、といった条件を追加できます
• CloudConvertのファイル変換オペレーションでは、変換設定の各項目に固定の値を入力したり、前段の処理で取得した情報を変数として埋め込んだりするなど、柔軟な設定が可能です

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Microsoft Teams、CloudConvert、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。