■概要
様々な形式のファイルを関係者と共有する際、都度手作業でPDFに変換する作業に手間を感じていませんか。手動でのファイル変換は時間がかかるだけでなく、共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用することで、Boxにファイルがアップロードされると自動でCloudConvertがPDFに変換し、Slackへ送信する一連の処理が自動化されます。手作業で行っていたファイル変換のプロセスを自動化し、業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxにアップロードしたファイルを都度PDFに変換し、手作業で共有している方
- 様々なファイルをPDFへ変換する定型業務の自動化を検討している方
- BoxやSlackを日常的に利用しており、ファイル共有プロセスを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、PDFへの変換からSlackでの共有までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのファイル変換や共有作業がなくなることで、変換形式の間違いや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Box、CloudConvert、SlackをYoomと連携します
- トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」を設定します
- オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの種類などに応じて後続の処理を分けられるようにします
- 次に、Boxから対象のファイルをダウンロードするアクションを設定します
- 必要に応じて、正規表現を用いてファイル名から特定の情報を抽出します
- CloudConvertにファイルをアップロードし、PDF形式への変換タスクを実行します
- 変換が完了したファイルをCloudConvertからダウンロードします
- 最後に、Slackの「ファイルを送る」アクションで、ダウンロードしたPDFファイルを指定のチャンネルに送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください
- 分岐機能では、ファイル名や種類といった前段階で取得した情報をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由に設定可能です
- 正規表現によるデータの抽出では、抽出対象のテキストや抽出したい項目を任意でカスタマイズできます
- CloudConvertの各アクションでは、変換するファイル形式や出力ファイル名などを、固定値または前段階で取得した情報を変数として設定できます
- Slackへの通知では、送信先のチャンネルやメッセージ本文を自由に設定でき、本文には前段階のステップで取得したファイル名などの情報を埋め込めます
■注意事項
- Box、CloudConvert、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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