■概要
メールで受信したPNG画像を、その都度手作業で別の形式に変換して保存していませんか？こうした定型作業は時間がかかるだけでなく、変換ミスや保存漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、任意のファイル形式を自動で変換しBoxへ格納するまでの一連の処理が完了するため、ファイル変換に関わる手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったPNGファイルを、手作業で別形式に変換している方
- ツールで拡張子を変換後、手動でBoxにアップロードしている方
- ファイル形式の変換と管理業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信を起点にファイル変換からBoxへの格納までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル変換や保存が不要になるため、変換形式の間違いや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、CloudConvert、BoxをYoomと連携します。
- トリガーとしてGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールの内容などに応じて後続の処理を分けます。
- 続いて、データ変換機能を用いて、ファイル名などを正規表現で置換・整形します。
- その後、CloudConvertのオペレーションで、Gmailから取得したファイルをアップロードし、指定したファイル形式に変換します。
- 変換が完了したら、ファイルのエクスポートタスクを実行し、ダウンロードURLの取得、ファイルのダウンロードまでを自動で行います。
- 最後に、Boxのオペレーションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダへアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワードを任意で設定してください。
- 分岐機能では、Gmailから取得した送信元メールアドレスや件名などの情報をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
- データ変換の正規表現では、変換後のファイル名などを任意で設定でき、置換対象や置換後の文字列は固定値だけでなく前段のオペレーションで取得した情報も利用可能です。
- CloudConvertの各オペレーションでは、変換後のファイル形式（JPG, PDFなど）やファイル名を、固定値や変数を用いて任意で設定してください。
- Boxへのアップロード設定では、保存先のフォルダIDやファイル名を、固定値や前段で取得した情報を変数として利用し自由に指定できます。
■注意事項
- Gmail、CloudConvert、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください:
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
