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「Calendlyで予定がキャンセルされたのに気づかず、対応が遅れてしまった…」
「キャンセル情報を毎回手動でSlackに通知したり、スプレッドシートを更新したりするのが面倒…」
このように、Calendlyのキャンセルに伴う手作業での情報共有や記録更新に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、Calendlyで予定がキャンセルされたタイミングをきっかけに、自動で関係者へメールやチャットで通知したり、管理用のデータベースを更新したりできる仕組みがあればいいなと思いますよね。
そうすればこれらの悩みから解放され、迅速な情報共有を実現し、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはCalendlyのキャンセル情報を自動で処理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Calendlyで予定がキャンセルされた際に、その詳細をGoogle スプレッドシートへ自動で記録し、担当者へメールで通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Calendly／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「予定がキャンセルされたら（Webhook起動）」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
組織URLを候補より選択してください。
「WebhookURLを登録」を押し、WebhookURLの登録に成功したら「次へ」で進みます。
今回のWebhookイベントが「予定のキャンセル」なので、Calendlyのページに移動し、予定をキャンセルします。
予定のキャンセルが完了したらYoom設定画面に戻り、テストボタンをクリックしましょう。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは以下をご覧ください。
これで予定のキャンセルでトリガーが起動する設定ができました。
「完了」をクリックして次に進みましょう。
次にGoogle スプレッドシートにレコードを追加していきます。「レコードを追加する」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
今回は記録用に、Google スプレッドシート上に以下のようなシートを作成しました。
設定画面に戻り、「スプレッドシートID」に上記シートを候補から選択していきます。
「スプレッドシートのタブ名」も同様に選択してください。
「テーブル範囲」は今回スプレットシート上で値が入っている「A1:D」としました。
入力し終わったら「次へ」ボタンで進みます。
前ページでシートの連携がうまくいっていれば、「追加するレコードの値」にシートのセル内容が表示されています。対応するものをそれぞれ取得した値から入力してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
設定が終わったら、テストボタンをクリックしましょう。テストが成功すればOKです。
ここでGoogle スプレッドシートを見ると、値が更新されています。
設定ページに戻り、「完了」をクリックして次に進みましょう。
次に関係者に通知を行っていきます。「メールを送る」をクリックしてください。
To（宛先）を入力していきます。他にもFromやCC、BCC、差出人の名前など設定できるところがありますので、必要に応じて入力してください。
件名、本文は「日付」や「取得した値」を使用してわかりやすく設定してください。今回は以下のように設定しました。
ここまで入力したら「次へ」をクリックして進みます。
メール送信のプレビューページに遷移しますので、内容を確認したらテストボタンをクリックしてください。
※テストボタンをクリックすると実際にメールが送信されます。宛先にはご注意ください。
宛先に指定したアドレスを確認し、問題なくメールが届いていればOKです。
「完了」をクリックして設定を完了しましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
動作確認をしてみましょう。
CalendlyのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Calendlyで予定が登録された際に、Slackへの通知やGoogle カレンダーへの同期、NotionやMicrosoft Excelへの自動記録が可能です。また、予約完了と同時にGmailやOutlookで資料を送付したり、SalesforceやZoho CRMへのリード登録、Mailchimpのオーディエンス追加といった顧客管理の自動化も行えます。さらに、Trelloでのタスク作成など、予約を起点とした後続業務をシームレスに連携させることができます。
Calendlyのキャンセル情報連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた関係者への通知や管理シートの更新といった手間を削減し、連絡漏れや記録ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者はキャンセル対応に追われることなく、本来集中すべきコア業務に時間を充てられるようになり、よりスムーズな業務進行が可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ会員登録フォームから無料登録して、その手軽さを体験してみてください！
Q：SlackやMicrosoft Teamsにも通知できますか？
A：
はい、もちろん可能です。他のツールに通知したい場合には、本フローのメールで通知を行う部分を、他のアプリの通知を行う設定に変更してお試しください。
あらかじめYoomと連携できるアプリかどうか確認してからお使いいただくのがおすすめです。以下よりご確認ください。
Q：特定の予定のキャンセルだけを通知できますか？
A：
Q：自動化の途中でエラーになったらどうなりますか？
A：
自動化が失敗した場合、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
