「Calendlyで予定がキャンセルされたのに気づかず、対応が遅れてしまった…」
「キャンセル情報を毎回手動でSlackに通知したり、スプレッドシートを更新したりするのが面倒…」
このように、Calendlyのキャンセルに伴う手作業での情報共有や記録更新に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、Calendlyで予定がキャンセルされたタイミングをきっかけに、自動で関係者へメールやチャットで通知したり、管理用のデータベースを更新したりできる仕組みがあればいいなと思いますよね。
そうすればこれらの悩みから解放され、迅速な情報共有を実現し、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはCalendlyのキャンセル情報を自動で処理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Calendlyの予定がキャンセルされたら、Google スプレッドシートへ自動記録して担当者へメール通知する
試してみる
■概要
Calendlyで管理している予定がキャンセルされた際、Google スプレッドシートへの記録や関係者への通知を手作業で行っていませんか？ こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Calendlyで予定がキャンセルされると自動でGoogle スプレッドシートへ情報を記録し、指定した担当者へメールで通知することが可能になり、キャンセル対応に関する一連の業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Calendlyで日程調整を行っており、キャンセル時の対応を自動化したいと考えている方
- Google スプレッドシートで予定を管理しており、手動更新の手間を省きたい方
- キャンセル情報の共有漏れを防ぎ、チーム内の連携を円滑にしたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Calendlyで予定がキャンセルされると自動でGoogle スプレッドシートに情報が記録されるため、手作業での転記時間を短縮できます
- 担当者へのメール通知も自動化されるため、情報の伝達漏れや共有の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、迅速な対応を支援します
■フローボットの流れ
- はじめに、CalendlyとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「予定がキャンセルされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、キャンセル情報を記録するシートを指定します
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、担当者宛にキャンセルが発生した旨を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Calendlyのトリガー設定では、連携の対象としたい組織のURIを任意で設定してください
- Google スプレッドシートのアクションでは、記録先のスプレッドシートIDやシート名を任意のものに設定してください
- メール通知のアクションでは、通知先のメールアドレスを自由に設定できるほか、本文に固定のテキストや、Calendlyから取得した予定日時などの情報を変数として埋め込むことが可能です
■注意事項
- Calendly、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Calendlyのキャンセル情報をGoogle スプレッドシートに記録し、メールで通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Calendlyで予定がキャンセルされた際に、その詳細をGoogle スプレッドシートへ自動で記録し、担当者へメールで通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Calendly／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Calendly、Google スプレッドシート、Gmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Calendlyのトリガー設定とGoogle スプレッドシート、Gmailのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Calendlyの予定がキャンセルされたら、Google スプレッドシートへ自動記録して担当者へメール通知する
試してみる
■概要
Calendlyで管理している予定がキャンセルされた際、Google スプレッドシートへの記録や関係者への通知を手作業で行っていませんか？ こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Calendlyで予定がキャンセルされると自動でGoogle スプレッドシートへ情報を記録し、指定した担当者へメールで通知することが可能になり、キャンセル対応に関する一連の業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Calendlyで日程調整を行っており、キャンセル時の対応を自動化したいと考えている方
- Google スプレッドシートで予定を管理しており、手動更新の手間を省きたい方
- キャンセル情報の共有漏れを防ぎ、チーム内の連携を円滑にしたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Calendlyで予定がキャンセルされると自動でGoogle スプレッドシートに情報が記録されるため、手作業での転記時間を短縮できます
- 担当者へのメール通知も自動化されるため、情報の伝達漏れや共有の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、迅速な対応を支援します
■フローボットの流れ
- はじめに、CalendlyとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「予定がキャンセルされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、キャンセル情報を記録するシートを指定します
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、担当者宛にキャンセルが発生した旨を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Calendlyのトリガー設定では、連携の対象としたい組織のURIを任意で設定してください
- Google スプレッドシートのアクションでは、記録先のスプレッドシートIDやシート名を任意のものに設定してください
- メール通知のアクションでは、通知先のメールアドレスを自由に設定できるほか、本文に固定のテキストや、Calendlyから取得した予定日時などの情報を変数として埋め込むことが可能です
■注意事項
- Calendly、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：Calendly、Google スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Calendlyのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Calendlyの予定がキャンセルされたら、Google スプレッドシートへ自動記録して担当者へメール通知する
試してみる
■概要
Calendlyで管理している予定がキャンセルされた際、Google スプレッドシートへの記録や関係者への通知を手作業で行っていませんか？ こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Calendlyで予定がキャンセルされると自動でGoogle スプレッドシートへ情報を記録し、指定した担当者へメールで通知することが可能になり、キャンセル対応に関する一連の業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Calendlyで日程調整を行っており、キャンセル時の対応を自動化したいと考えている方
- Google スプレッドシートで予定を管理しており、手動更新の手間を省きたい方
- キャンセル情報の共有漏れを防ぎ、チーム内の連携を円滑にしたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Calendlyで予定がキャンセルされると自動でGoogle スプレッドシートに情報が記録されるため、手作業での転記時間を短縮できます
- 担当者へのメール通知も自動化されるため、情報の伝達漏れや共有の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、迅速な対応を支援します
■フローボットの流れ
- はじめに、CalendlyとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「予定がキャンセルされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、キャンセル情報を記録するシートを指定します
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、担当者宛にキャンセルが発生した旨を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Calendlyのトリガー設定では、連携の対象としたい組織のURIを任意で設定してください
- Google スプレッドシートのアクションでは、記録先のスプレッドシートIDやシート名を任意のものに設定してください
- メール通知のアクションでは、通知先のメールアドレスを自由に設定できるほか、本文に固定のテキストや、Calendlyから取得した予定日時などの情報を変数として埋め込むことが可能です
■注意事項
- Calendly、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Calendlyのトリガー設定を行う
まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「予定がキャンセルされたら（Webhook起動）」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
組織URLを候補より選択してください。
「WebhookURLを登録」を押し、WebhookURLの登録に成功したら「次へ」で進みます。
今回のWebhookイベントが「予定のキャンセル」なので、Calendlyのページに移動し、予定をキャンセルします。
予定のキャンセルが完了したらYoom設定画面に戻り、テストボタンをクリックしましょう。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは以下をご覧ください。
これで予定のキャンセルでトリガーが起動する設定ができました。
「完了」をクリックして次に進みましょう。
ステップ4：Google スプレッドシートにレコードを追加する
次にGoogle スプレッドシートにレコードを追加していきます。「レコードを追加する」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
今回は記録用に、Google スプレッドシート上に以下のようなシートを作成しました。
設定画面に戻り、「スプレッドシートID」に上記シートを候補から選択していきます。
「スプレッドシートのタブ名」も同様に選択してください。
「テーブル範囲」は今回スプレットシート上で値が入っている「A1:D」としました。
入力し終わったら「次へ」ボタンで進みます。
前ページでシートの連携がうまくいっていれば、「追加するレコードの値」にシートのセル内容が表示されています。対応するものをそれぞれ取得した値から入力してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
設定が終わったら、テストボタンをクリックしましょう。テストが成功すればOKです。
ここでGoogle スプレッドシートを見ると、値が更新されています。
設定ページに戻り、「完了」をクリックして次に進みましょう。
ステップ5：Gmailで関係者に通知を行う
次に関係者に通知を行っていきます。「メールを送る」をクリックしてください。
To（宛先）を入力していきます。他にもFromやCC、BCC、差出人の名前など設定できるところがありますので、必要に応じて入力してください。
件名、本文は「日付」や「取得した値」を使用してわかりやすく設定してください。今回は以下のように設定しました。
ここまで入力したら「次へ」をクリックして進みます。
メール送信のプレビューページに遷移しますので、内容を確認したらテストボタンをクリックしてください。
※テストボタンをクリックすると実際にメールが送信されます。宛先にはご注意ください。
宛先に指定したアドレスを確認し、問題なくメールが届いていればOKです。
「完了」をクリックして設定を完了しましょう。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
動作確認をしてみましょう。
CalendlyのAPIを使ったその他の自動化例
CalendlyのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Calendlyを使った自動化例
Calendlyで予定が登録された際に、Slackへの通知やGoogle カレンダーへの同期、NotionやMicrosoft Excelへの自動記録が可能です。また、予約完了と同時にGmailやOutlookで資料を送付したり、SalesforceやZoho CRMへのリード登録、Mailchimpのオーディエンス追加といった顧客管理の自動化も行えます。さらに、Trelloでのタスク作成など、予約を起点とした後続業務をシームレスに連携させることができます。
Calendlyで予定が登録されたらMailchimpのコンタクトをオーディエンスに追加する
試してみる
■概要
Calendlyで予定が登録されたらMailchimpのコンタクトをオーディエンスに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Calendlyで予定の作成や管理を行なっている方
・顧客との打ち合わせを作成している営業担当や営業アシスタント
・ウェビナーを企画運営するカスタマーサービス部門の担当者
・企業インタビューの日程調整などを行う広報担当者
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
2.Mailchimpを利用してマーケティングを行っている方
・企業の広報担当者
・企業からマーケティング業務の委託を受けている企業の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
3.手入力による手間を減らし、自動化を考えている方
・業務の効率化を目指す中小企業の経営者
・手入力の作業を多々とこなす事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Calendlyでの登録内容を自動でMailchimpにコンタクトを追加することで、手入力による手間を省き業務の効率化につながります。
・Mailchimpにコンタクトを自動で追加することで登録漏れを防ぎ、確実なマーケティングを行うことができます。
・予定と同時にMailchimpにも情報が登録されるため、予定の前にあらゆる事前準備の時間を確保することが可能となます。
・Mailchimpでリード情報に関する情報共有などが活発になり、チーム全体の連携が強化されます。
■注意事項
・Calendly、MailchimpのそれぞれとYoomを連携してください。
Calendlyで予定が登録されたらOutlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Calendlyで日程調整が完了した後、参加者へのお礼や詳細案内メールをOutlookから手動で送信していませんか？
この作業は件数が増えると手間がかかり、送信漏れや内容の間違いといったミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Calendlyで予定が登録されたタイミングで、Outlookから自動でメールを送信し、こうした定型業務の負担を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Calendlyでの日程調整後、Outlookでフォローメールを手動で送っている方
- 手作業によるメールの送信漏れや、宛先・内容の間違いなどのミスを防ぎたい方
- 日程調整後のコミュニケーションを迅速化し、顧客や候補者の体験を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Calendlyに予定が登録されると、自動でOutlookからメールが送信されるため、これまで手作業で行っていたメール作成・送信の時間を短縮できます。
- 手作業で発生しがちな、宛先の間違いや本文の誤字、重要な案内の送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、CalendlyとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「予定が登録されたら（webhook起動）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Calendlyで取得した情報をもとにメールが送信されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Calendlyのトリガー設定では、自動化の対象としたい組織のURLを任意で設定してください。
- Outlookのオペレーション設定では、メールの宛先や件名、本文などを実際の運用に合わせて任意で設定してください。
■注意事項
- CalendlyとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Calendlyで予定が作成されたら、Notionでページを作成する
試してみる
■概要
Calendlyで予定が作成されたら、Notionに連携して新規ページを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを使用して議事録やメモを作成している方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.社内の予定をCalendlyで管理している企業の方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・定型業務を自動化することで業務を効率化することができます。
・連絡や作成の手間を省き、一連の流れで掛かっていた時間を短縮することができます。
■注意事項
・Calendly、NotionのそれぞれとYoomを連携させてください。
Calendlyで予定が作成されたら、Salesforceに追加する
試してみる
■概要
Calendlyで新しい予定が作成されるたびに、Salesforceへ手作業で情報を転記する業務は、時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Calendlyで予定が作成された際に、Salesforceへ自動でレコードが追加されるため、こうした課題を解消し、スムーズな顧客情報の管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Calendlyで獲得した予定情報をSalesforceへ手作業で登録している営業担当者の方
- 顧客情報の入力作業の効率化と、入力漏れやミスの削減を目指しているチームリーダーの方
- Salesforceへのデータ反映を迅速に行い、営業活動の機会損失を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Calendlyの予定作成からSalesforceへのレコード追加までが自動化され、これまで手入力に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による情報転記がなくなるため、入力ミスや連絡先の登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、CalendlyとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてCalendlyを選択し、「予定が登録されたら（webhook起動）」アクションを設定します。これにより、Calendlyで新しい予定が作成されるとフローが起動します。
- 最後に、オペレーションとしてSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定します。ここで、Calendlyから取得した予定の情報をSalesforceの指定したオブジェクトの各項目に紐付けて登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのオペレーションでは、レコードを追加する先のオブジェクト（例：リード、取引先、取引先責任者、ToDoなど）を任意で指定することが可能です。
- Salesforceの各フィールド（項目）に対して、Calendlyのトリガーで取得した参加者の名前、メールアドレス、予定日時などの情報を割り当てるか、または固定の値を設定するかなど、業務に合わせて柔軟に設定をカスタムできます。
■注意事項
- CalendlyとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Calendlyで予定が登録されたらZoho CRMに見込み客を追加する
試してみる
■概要
Calendlyで予定が登録されたらZoho CRMに見込み客を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Calendlyで予定の作成や管理を行なっている方
・顧客との打ち合わせを作成している営業担当や営業アシスタント
・ウェビナーを企画運営するカスタマーサービス部門の担当者
・無料セミナーの集客などを行っているマーケティング担当者
2.Zoho CRMを利用して顧客の登録を行っている方
・顧客の情報管理を行う営業担当や営業アシスタント
・関係企業の情報やデータを管理している総務担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
3.手入力の手間を削減し、自動化を考えている方
・業務効率化を目指すスタートアップ企業の経営者
・入力作業を多くこなす事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Calendlyでの登録内容を自動でZoho CRMに見込み客として登録するため、手入力の手間を省くことで、営業担当者の負担を軽減することができます。
・Zoho CRMに見込み客を自動で登録することで登録漏れを防ぎ、確実に営業アプローチを行うことができます。
・予定の登録と同時にZoho CRMに情報が入力されるため、予定開始までに十分な事前準備の時間を確保することが可能となり、質の高いマーケティングや営業を行うことができます。
・登録後に再度Slackで完了通知することで、担当者が内容の確認を行える為、Zoho CRMの登録情報の精度を上げることができます。
■注意事項
・Calendly、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して資料を送付する
試してみる
■概要
Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して予定に参加する人に資料を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Calendyを使用してスケジュール管理を行う方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
・複数人での面接などを行う人事総務担当の方
2.イベント等の資料管理や運営を任されている方
・イベントプランナーやプロデューサー
・ウェビナーを企画するカスタマーサービス部門の方
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・カレンダーへの予定追加の情報を基にメールの送付を行うので、ミスや業務漏れを削減することができます。
・一連の流れが自動で完結するため、業務の効率化を促進することができます。
■注意事項
・Calendly、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
Calendlyで予定が作成されたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
Calendlyで予定が作成されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Slackを主なコミュニケーションツールとして利用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
2.Calendlyで日常的に予定の管理を行なっている方
・デジタルツールを活用して予定の管理を行なっている事務担当者
・社内の予定管理を担当している事務職や秘書の方
■このテンプレートを使うメリット
Calendlyはチーム内でのスケジュール管理に有効的なツールです。
しかし、Calendlyで予定が登録されるたびにSlackに通知を送るのは手間がかかり、ストレスの原因となることがあります。
予定が登録されるごとに通知を受け取りたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用すると、Calendlyで予定が登録されたら自動でSlackに通知を送ります。
通知を自動で受け取ることで、予定登録の通知の手間やヒューマンエラーを省くことができます。
また、通知内容は予定の詳細を入れることもできるので、チーム内への素早い情報共有につながります。
■注意事項
・Calendly、SlackのそれぞれとYoomを連携させてください。
Calendlyで作成された予定をGoogleカレンダーに同期する
試してみる
■概要
Calendlyで新しい予定が作成されるたびに、手動でGoogleカレンダーに情報を転記するのは手間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。特に複数の予定を管理している場合、その作業負荷は無視できません。このワークフローを活用すれば、Calendlyで作成された予定を自動でGoogleカレンダーに同期でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- CalendlyとGoogleカレンダーを併用し、予定管理を手作業で行っている方
- 予定の二重入力や転記ミスによるトラブルを未然に防ぎたいと考えている方
- 日々のスケジュール調整業務を効率化し、他の業務に集中したいビジネスパーソン
■このテンプレートを使うメリット
- Calendlyに予定が登録されると、自動でGoogleカレンダーへ予定が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、CalendlyとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「予定が登録されたら（webhook起動）」というアクションを設定します。これにより、Calendlyで新しい予定が作成されるとフローが自動的に起動します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定します。Calendlyから取得した予定情報をもとに、Googleカレンダーに新しい予定が自動で登録されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーに予定を作成する際、Calendlyのトリガーで取得した予定の件名、開始日時、終了日時などの情報を、Googleカレンダーの対応する各項目に変数として設定してください。
- 必要に応じて、Googleカレンダーの予定に固定の文言（例：会議の種類や参加者への案内など）を説明に追加することも可能です。
■注意事項
- Calendly、Google カレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
Calendlyで予定が登録されたらMicrosoft Excelに記録する
試してみる
■概要
Calendlyで新しい予定が入るたびに、手作業でMicrosoft Excelへ転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスや記録漏れが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Calendlyに予定が登録された瞬間に、Microsoft Excelへ自動で情報が追加されるため、こうした手作業の手間やヒューマンエラーの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Calendlyでの日程調整とMicrosoft Excelでの情報管理を並行して行っている方
- 手作業によるデータ転記に時間がかかり、コア業務に集中できていないと感じる方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、業務全体の効率を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Calendlyに予定が登録されると、自動でMicrosoft Excelに情報が記録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での転記が不要になることで、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、CalendlyとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「予定が登録されたら（webhook起動）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、情報を記録したいファイルやシート、テーブルを任意に設定してください。
- Calendlyのトリガーから取得した氏名や日時などの動的な値を、Microsoft Excelのどの列（ヘッダー）に紐付けるかを設定します。
- また、特定の列に任意の固定値を入力することも可能です。
■注意事項
- Calendly、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Calendlyで予定が登録されたらTrelloにカードを作成する
試してみる
■概要
Calendlyで新しい予定が登録されるたびに、手作業でTrelloにタスクカードを作成するのは時間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Calendlyでの予定登録をトリガーとして、Trelloに自動でカードを作成し、予定管理とタスク管理の連携における手間やヒューマンエラーの課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- CalendlyとTrelloを利用し、手作業での情報連携に手間を感じている方
- 会議や打ち合わせの予定をTrelloのタスクとして管理し、対応漏れを防ぎたい方
- チーム内での予定共有とタスク進捗の可視化を効率的に行いたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Calendlyで予定が確定するとTrelloに自動でカードが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報転記が不要になることで、カードの作成漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、CalendlyとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてCalendlyを選択し、「予定が登録されたら（webhook起動）」というアクションを設定します。これにより、Calendlyで新しい予定が作成されるとフローボットが起動します。
- 最後に、オペレーションとしてTrelloを選択し、「新しいカードを作成」アクションを設定します。この際、Calendlyから取得した予定情報（日時、参加者、議題など）をカードのタイトルや詳細に含めるよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Trelloで「新しいカードを作成」アクションを設定する際に、カードのタイトル、カードを追加する先のボードID、およびリストIDを、運用に合わせて任意の値にカスタマイズしてください。例えば、予定の種類に応じて異なるリストにカードを作成するよう設定することも可能です。
まとめ
Calendlyのキャンセル情報連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた関係者への通知や管理シートの更新といった手間を削減し、連絡漏れや記録ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者はキャンセル対応に追われることなく、本来集中すべきコア業務に時間を充てられるようになり、よりスムーズな業務進行が可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ会員登録フォームから無料登録して、その手軽さを体験してみてください！
よくあるご質問
Q：SlackやMicrosoft Teamsにも通知できますか？
A：
はい、もちろん可能です。他のツールに通知したい場合には、本フローのメールで通知を行う部分を、他のアプリの通知を行う設定に変更してお試しください。
あらかじめYoomと連携できるアプリかどうか確認してからお使いいただくのがおすすめです。以下よりご確認ください。
Q：特定の予定のキャンセルだけを通知できますか？
A：
はい、可能です。ミニプラン以上でご利用できる分岐設定を使うことで特定の条件のものだけを連携できるようになります。
詳しい分岐の設定方法については、以下をご参照ください。
Q：自動化の途中でエラーになったらどうなりますか？
A：
自動化が失敗した場合、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
