Calendlyで予定が作成されたら、Salesforceに追加する

■概要

Calendlyで新しい予定が作成されるたびに、Salesforceへ手作業で情報を転記する業務は、時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Calendlyで予定が作成された際に、Salesforceへ自動でレコードが追加されるため、こうした課題を解消し、スムーズな顧客情報の管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Calendlyで獲得した予定情報をSalesforceへ手作業で登録している営業担当者の方
• 顧客情報の入力作業の効率化と、入力漏れやミスの削減を目指しているチームリーダーの方
• Salesforceへのデータ反映を迅速に行い、営業活動の機会損失を防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Calendlyの予定作成からSalesforceへのレコード追加までが自動化され、これまで手入力に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業による情報転記がなくなるため、入力ミスや連絡先の登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、CalendlyとSalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてCalendlyを選択し、「予定が登録されたら（webhook起動）」アクションを設定します。これにより、Calendlyで新しい予定が作成されるとフローが起動します。
3. 最後に、オペレーションとしてSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定します。ここで、Calendlyから取得した予定の情報をSalesforceの指定したオブジェクトの各項目に紐付けて登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceのオペレーションでは、レコードを追加する先のオブジェクト（例：リード、取引先、取引先責任者、ToDoなど）を任意で指定することが可能です。
• Salesforceの各フィールド（項目）に対して、Calendlyのトリガーで取得した参加者の名前、メールアドレス、予定日時などの情報を割り当てるか、または固定の値を設定するかなど、業務に合わせて柔軟に設定をカスタムできます。

■注意事項

• CalendlyとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。