Calendlyで予定がキャンセルされたら、Gmailで通知する

■概要

Calendlyで急な予定キャンセルが発生した際、関係者への連絡に手間取ったり、伝え漏れが発生したりすることはありませんか。
手動でGmailを作成して通知していると、他の重要な業務を圧迫してしまうこともあります。
このワークフローは、Calendlyで予定がキャンセルされると自動でGmailから通知メールを送信するため、そうした手間やミスをなくし、迅速で確実な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Calendlyを使った日程調整が多く、キャンセル連絡を手作業で行っている方
• CalendlyとGmailを活用し、予定キャンセル時の連絡漏れや遅延を防ぎたいチーム
• 顧客や採用候補者とのコミュニケーションを円滑にし、対応の迅速化を図りたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Calendlyでのキャンセルを検知し、Gmailでの通知が自動化されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるメール作成や送信が不要になることで、連絡の遅延や伝え漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、CalendlyとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「予定がキャンセルされたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者にキャンセルを通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailで送信するメールの宛先（To, CC, BCC）、件名、本文は任意の内容に設定が可能です。
• メール本文には、トリガーであるCalendlyのアクションで取得した「予定名」や「キャンセル日時」、「参加者のメールアドレス」といった情報を組み込むことで、状況に応じた通知を自動で作成できます。

■注意事項

• ‍‍Calendly、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。