Calendlyの予定がキャンセルされたら、Google スプレッドシートへ自動記録して担当者へメール通知する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Calendly

と

Gmail

を自動連携できます。

■概要

Calendlyで管理している予定がキャンセルされた際、Google スプレッドシートへの記録や関係者への通知を手作業で行っていませんか？こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Calendlyで予定がキャンセルされると自動でGoogle スプレッドシートへ情報を記録し、指定した担当者へメールで通知することが可能になり、キャンセル対応に関する一連の業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

Calendlyで日程調整を行っており、キャンセル時の対応を自動化したいと考えている方
Google スプレッドシートで予定を管理しており、手動更新の手間を省きたい方
キャンセル情報の共有漏れを防ぎ、チーム内の連携を円滑にしたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

Calendlyで予定がキャンセルされると自動でGoogle スプレッドシートに情報が記録されるため、手作業での転記時間を短縮できます
担当者へのメール通知も自動化されるため、情報の伝達漏れや共有の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、迅速な対応を支援します

■フローボットの流れ

はじめに、CalendlyとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
次に、トリガーでCalendlyを選択し、「予定がキャンセルされたら」というアクションを設定します
次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、キャンセル情報を記録するシートを指定します
最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、担当者宛にキャンセルが発生した旨を通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

Calendlyのトリガー設定では、連携の対象としたい組織のURIを任意で設定してください
Google スプレッドシートのアクションでは、記録先のスプレッドシートIDやシート名を任意のものに設定してください
メール通知のアクションでは、通知先のメールアドレスを自由に設定できるほか、本文に固定のテキストや、Calendlyから取得した予定日時などの情報を変数として埋め込むことが可能です

■注意事項

Calendly、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

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使用しているアプリについて

Calendly

YoomではCalendlyのAPIとノーコードで連携することが可能です。 Calendlyのカレンダーで予定が登録されたことを、Slack・Google Chat・Teamsなどのチャットツールに通知したり、Hubspot・Salesforce・Zoho CRMなどに自動的にCalendlyの予定情報を登録することが可能です。