「Googleカレンダーで新しい予定が入った時、関係者に自動でリマインドできたら便利なのに…」
「重要な会議の予定を、参加者だけでなく関係部署にも自動で通知したい…」
このように、Googleカレンダーの標準通知だけではカバーしきれない、きめ細やかな情報共有に課題を感じていませんか？
もし、Googleカレンダーに予定が登録されたら、関係者に自動でメールを送信できる仕組みがあれば情報共有の漏れや手間がなくなるでしょう。全員がスケジュールを把握できるため、よりスムーズな連携が可能になります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogleカレンダーの予定情報を活用する、業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleカレンダーで予定が作成されたらGmailでメールを送信する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーで予定が作成されたらGmailでメールを送信する」ワークフローは、情報共有の迅速化に役立ちます。
自動で定型文を送信できるため、送信漏れの防止も期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを利用してスケジュール管理を行っている方
・コミュニケーションツールとしてGmailを活用している方
・予定に関連する重要な情報を迅速に共有したいと考える方
・迅速な情報共有を必要とするビジネス環境で働いている方
・情報共有作業の手間を削減したい方
・ビジネスの効率化を図りたいと考えている方
■注意事項
・GoogleカレンダーとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーの予定をGmailに自動通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleカレンダーに新しい予定が作成された際に、その詳細をGmailで自動的にメール送信するフローを解説していきます！このフローを使えば、重要な会議やイベントの情報を関係者に共有できます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleカレンダー／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GoogleカレンダーとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleカレンダーのトリガー設定とGmailのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleカレンダーで予定が作成されたらGmailでメールを送信する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーで予定が作成されたらGmailでメールを送信する」ワークフローは、情報共有の迅速化に役立ちます。
自動で定型文を送信できるため、送信漏れの防止も期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを利用してスケジュール管理を行っている方
・コミュニケーションツールとしてGmailを活用している方
・予定に関連する重要な情報を迅速に共有したいと考える方
・迅速な情報共有を必要とするビジネス環境で働いている方
・情報共有作業の手間を削減したい方
・ビジネスの効率化を図りたいと考えている方
■注意事項
・GoogleカレンダーとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GoogleカレンダーとGmailをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Googleカレンダーのマイアプリ連携
次に検索窓にGoogleカレンダーと入力し、表示された候補から「Googleカレンダー」を選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックします。
次に連携するアカウントを選択しましょう。
表示内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
連携アカウントと内容を確認したら、「続行」をクリックし、完了です。
Gmailのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
上記設定が終わったら、今回使うアプリの「マイアプリ連携」は完了します。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Googleカレンダーで予定が作成されたらGmailでメールを送信する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーで予定が作成されたらGmailでメールを送信する」ワークフローは、情報共有の迅速化に役立ちます。
自動で定型文を送信できるため、送信漏れの防止も期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを利用してスケジュール管理を行っている方
・コミュニケーションツールとしてGmailを活用している方
・予定に関連する重要な情報を迅速に共有したいと考える方
・迅速な情報共有を必要とするビジネス環境で働いている方
・情報共有作業の手間を削減したい方
・ビジネスの効率化を図りたいと考えている方
■注意事項
・GoogleカレンダーとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。OKをクリックして設定を進めましょう。
ステップ3：Googleカレンダーのトリガー設定を行う
まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「予定が作成されたら」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
前ページで設定を確認した、連携アカウントのカレンダーIDが「候補」に表示されますので、そちらからカレンダーIDを選択します。
今回は「種別なし」「検索キーワードなし」で設定していますが、こちらは適宜設定してください。
トリガーに感知させる予定を絞り込むことが可能です。
ここまで入力し終わったら、Googleカレンダーに予定を作成します。
今回は以下のような予定を作成しました。
予定を作成し終わったらYoom設定画面に戻り、テストボタンをクリックします。
テストに成功し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ4：Gmailでメール送信を行う
実際にGmailでメールを送信していきます。「メールを送る」をクリックしてください。
連携アカウントを確認していきます。
アプリはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
Toは送信先に指定したいアドレスを入力してください。
FromやCC、BCC、差出人の名前など他にも設定できる項目がありますので、必要に応じて設定してください。
今回 、件名と本文は以下のように設定しました。
取得した値を使用して書くと、フローを起動するたびに値が可変となり便利です。
- 件名：予定作成完了_Googleカレンダー
- 本文：Googleカレンダーで予定が作成されました。
タイトル：取得した値より{{予定のタイトル}}
開始日時：取得した値より{{開始日時}}
入力し終わったら「次へ」をクリックしてください。
メールのプレビューページに遷移します。
内容に問題がなければ「テスト」ボタンをクリックしましょう。
※クリックすると実際にメールが送信されますので、宛先にはテストしても問題ないメールアドレスを入れておいてください。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
実際にメールを送った先のメーラーも見に行ってみましょう。
メールが届き、内容も問題なければフローの完成です。
「完了」ボタンをクリックしましょう。
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
動作確認をしてみましょう。
Googleカレンダーを使用したその他の自動化例
Yoomでは、Googleカレンダーを使った様々なテンプレートを用意しています！
例えば、Googleカレンダーで予定が作成されたら、他のアプリに情報を追加したり通知したりできます。
また、他のアプリに情報が登録されたり、ファイルが格納されたりしたらGoogleカレンダーの予定を作成したり更新したりすることも可能です！
ぜひこの機会に、その他のテンプレートもチェックしてみてくださいね。
Acuity Schedulingでアポイントがリスケジュールされたら、Googleカレンダーの予定を更新する
試してみる
■概要
Acuity Schedulingでアポイントが変更された際、手作業でGoogleカレンダーを更新するのは手間がかかり、対応漏れや二重ブッキングの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Acuity Schedulingでアポイントがリスケジュールされると、関連するGoogleカレンダーの予定が自動で更新されます。手作業による更新の手間やミスをなくし、常に正確なスケジュール管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Acuity SchedulingとGoogleカレンダーを併用して、日程調整を行っている方
・アポイントのリスケジュールが多く、手動でのカレンダー更新に手間を感じている方
・日程調整に関する手作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Acuity Scheduling、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・Acuity SchedulingのWebhookの設定方法は下記をご参照ください。なお、当フローでは「Appointment Rescheduled」欄にトリガーのWebhookURLを設定してください。
https://developers.acuityscheduling.com/docs/webhooks#static-webhooks
Backlogで課題が追加されたら、説明を要約してGoogleカレンダーに予定を作成する
試してみる
■概要
「Backlogで課題が追加されたら、説明を要約してGoogleカレンダーに予定を作成する」フローは、Backlogで新規課題が生まれた瞬間から要点をAIでコンパクトにまとめ、Googleカレンダーに予定登録まで進める業務ワークフローです。
課題の内容把握とスケジュール登録を１つの流れで実現し、BacklogとGoogle カレンダー間の煩雑な手作業を減らします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Backlogでタスク管理しているが、課題ごとにGoogleカレンダーへ予定登録するのが面倒なプロジェクトマネージャーの方
・チームの進捗をカレンダーで俯瞰し、会議やレビューのスケジュール調整を効率化したい方
・転記ミスや登録漏れを減らし、堅実にBacklogとGoogle カレンダー連携を運用したいエンジニアやメンバーサポーターの方
■注意事項
・Backlog、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Googleカレンダーで管理している会議やイベントの予定を、別途Microsoft Excelに手作業で転記していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定が作成されると、自動でMicrosoft Excelの指定したシートに行が追加されるため、こうした課題を解消し、正確な記録管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーの予定をMicrosoft Excelで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
・会議やイベントの記録をチームで共有するため、入力作業の自動化を検討しているマネージャーの方
・手作業によるデータの入力ミスや更新漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
■注意事項
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
Googleカレンダーに予定が作成されたらGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーに予定が作成されたらGoogle Chatに通知する」ワークフローは、チームのスケジュール管理を円滑にするための自動化ツールです。
Googleカレンダーで新しい予定が追加されるたびに、Google Chatで通知が届くため、メンバー全員が最新のスケジュールを共有できます。
これにより、会議や重要なタスクを見逃すことなく、コミュニケーションの効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーでの予定管理に時間を取られているビジネスパーソンの方
・Google Chatを活用してチーム内のコミュニケーションを強化したいリーダーの方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務を効率化したいIT担当者の方
・スケジュールの共有漏れを防ぎたい中小企業の経営者の方
・日々のタスク管理を自動化し、作業効率を向上させたい方
■注意事項
・Googleカレンダー、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Dropboxにファイルが格納されたら、Googleカレンダーの予定を更新する
試してみる
■概要
Dropboxに保存したファイルの情報をもとに、Googleカレンダーの予定を手作業で更新する業務に手間を感じていませんか。
この作業は単純な一方で、情報の転記ミスや更新漏れが発生しやすく、正確なスケジュール管理の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが格納されるだけで、関連するGoogleカレンダーの予定を自動で更新できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・DropboxとGoogleカレンダーを併用し、予定管理を手作業で行っている方
・ファイルに含まれる情報をGoogleカレンダーに反映させる作業の効率化を考えている方
・Dropboxを活用した情報共有フローで、関連する予定の更新漏れを防ぎたいチームリーダーの方
■注意事項
・Dropbox、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、LINE WORKSに通知する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーで予定が作成されたら、LINE WORKSに通知する」ワークフローは、予定の共有を効率化します。
カレンダーに予定が登録されると同時に通知されるので、予定の把握漏れ防止につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを活用してスケジュール管理を行っている方
・Googleカレンダーに登録された予定を迅速に把握したい方
・LINE WORKSをコミュニケーションツールとして利用している企業
・スケジュールの変更や追加情報をスピーディに全員に共有したい方
・手動でスケジュールの変更を通知する手間を削減したい方
■注意事項
・GoogleカレンダーとLINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Microsoft Teamsのカレンダーに同期する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーで予定が作成されたら、Microsoft Teamsのカレンダーに同期する」フローは、日々のスケジュール管理をスムーズにする業務ワークフローです。
Googleカレンダーで予定を追加するだけで、自動的にMicrosoft Teamsのカレンダーにも反映されるため、二重入力の手間を省き、チーム全体の予定共有が簡単になります。
これにより、ミーティングの調整やタスク管理が効率化され、業務の生産性向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleカレンダーとMicrosoft Teamsを日常的に活用しているビジネスパーソン
・スケジュール管理の効率化を目指しているチームリーダーやプロジェクトマネージャー
・アプリ間のデータ同期に手間を感じているIT担当者チーム全体で予定を一元管理したい中小企業の経営者
・手動でのスケジュール更新に時間を取られている事務担当者
■注意事項
・Googleカレンダー、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleカレンダーに予定が作成されたら、Google ドキュメントで新しいドキュメントを作成しSlackに通知する
試してみる
■概要
会議の予定が決まるたびに、議事録用のGoogle ドキュメントを手作業で作成・共有していませんか。
この作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや共有忘れといったミスにつながることもあります。
このワークフローは、GoogleカレンダーとGoogle ドキュメントの連携を自動化することで、そうした課題を解消します。
Googleカレンダーに新しい予定が登録されると、自動で議事録用のドキュメントが作成されるため、会議準備の手間を省き、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleカレンダーとGoogle ドキュメントを連携させ、議事録作成の手間を省きたい方
・会議の予定登録からドキュメント準備までのフローを自動化し、抜け漏れを防ぎたい方
・チーム全体のドキュメント管理を効率化し、生産性を高めたいプロジェクトリーダーの方
■注意事項
・Googleカレンダー、Google ドキュメント、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
STORES予約で予約が登録されたらGoogleカレンダーに予定を作成する
試してみる
STORES予約で予約が登録されたらGoogleカレンダーに予定を作成するフローです。
kintoneに情報が登録されたら、Googleカレンダーに予定を作成する
試してみる
kintoneに登録された情報を基に自動でGoogleカレンダーに予定を作成するフローです。
まとめ
GoogleカレンダーとGmailの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた予定の共有やリマインドメールの送信といった手間を削減し、情報伝達の漏れや遅延を防ぐことができます。
これにより、チームメンバーはスケジュールを把握し、重要な会議やタスクの見落としをなくすことで、プロジェクトを円滑に進めることが可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひYoom会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：特定のキーワードを含む予定だけ通知できますか？
A：
はい、できます。
トリガー設定の際に「検索キーワード」を入力してテストを行ってみてください。
Q：予定の「更新」や「削除」も通知のきっかけにできますか？
Q：SlackやMicrosoft Teamsなど他のツールにも通知できますか？
A：
はい、できます。
今回のフローでGmailでメール送信となっているところを、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」などの、通知を送信するアクションに変更してみてください。
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