■概要
Dropboxに保存したファイルの情報をもとに、Googleカレンダーの予定を手作業で更新する業務に手間を感じていませんか。この作業は単純な一方で、情報の転記ミスや更新漏れが発生しやすく、正確なスケジュール管理の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが格納されるだけで、関連するGoogleカレンダーの予定を自動で更新できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとGoogleカレンダーを併用し、予定管理を手作業で行っている方
- ファイルに含まれる情報をGoogleカレンダーに反映させる作業の効率化を考えている方
- Dropboxを活用した情報共有フローで、関連する予定の更新漏れを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル格納を起点にGoogleカレンダーの予定が自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、格納されたファイルから予定の更新に必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を検索する」アクションを設定し、更新対象の予定を特定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を更新」アクションを設定し、抽出した情報をもとに予定内容を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーの予定を更新する際、設定項目に特定のテキストを固定で入力する設定が可能です。
- また、前のステップでDropboxのファイルからAI機能で抽出したファイル名や日付などの情報を、予定のタイトルや説明に動的に反映させることもできます。
■注意事項
- Dropbox、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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